Подсистемы контроля затрат

Важнейшим условием эффективности механизма контроля (любого!) является адресность заданий и ответственности.       Применительно к системе управления затратами это выливается в необходимость так организовать затраты, чтобы кто-то за них отвечал.

Учет затрат по структурным подразделениям предприятия создает хорошую основу для организации системы экономического стимулирования снижения затрат и повышения на этой основе эффективности производства.

Следует учитывать, что система экономического стимулирования - очень тонкий механизм. Она может достаточно эффективно выполнять свои функции только при соблюдении ряда обязательных условий. В противном случае резу ль -тат от ее действия будет нулевой или даже отрицательный.

Представляется, что основные требования, которым должна отвечать любая система экономического стимулирования (в т.ч. и стимулирования рационального снижения затрат) выглядят следующим образом.

1.Целеопрсделенность и целенаправленность.

2.Комплексность, специфичность и непротиворечивость.

3.Простота и наглядность.

4.Оперативность.

5. Значимость.

6. Эффективность.

Остановимся теперь на этих требованиях немного подробнее.

1. Целеопределенность и целенаправленность.

Целеопределенность предполагает, что система стимулирования должна быть направлена на достижение четко поставленной цели: не может успешно функционировать система, цель которой определена примерно так: "стимулировать, чтобы все работали лучше".

Поставленная цель должна быть достаточно узкой. Попытка ориентироваться на достижение нескольких целей, как правило, не бывает удачной, особенно, если цели носят в известном смысле противоречивый характер.

Например, нельзя одновременно стимулировать увеличение количества и повышение качества. В этом случае практически невозможно уравнять степень воздействия стимулов в обоих направлениях, поэтому всегда будет выгодно "зарабатывать" на одной цели в ущерб другой.

Поясним на примере.

Заготовки для некоторого изделия выкраиваются из листа металла. Причем из листа можно выкроить либо 4, либо 5 комплектов заготовок, но на выкраивание пяти заготовок требовалось существенно больше времени, поэтому при выкраивании 4 заготовок рабочие за смену делали 44 комплекта, а при 5 - лишь 40. За каждое изделие рабочий получал 1 рубль, поэтому, естественно, все кроили по 4 изделия, и отходы материала были очень велики, хотя каждый лист стоил 12 руб.

Чтобы покончить с такой практикой, администрация ввела премирование за экономию материала в размере 40 % от сэкономленного материала. В результате теперь, выкраивая 40 заготовок из 8 листов, а не из 10, рабочий получал в виде премии 40 % от 24 рублей, т.е. 9,6 руб. В результате его заработок вместе с премией стал составлять за смену 49,6 руб., в то время как при выкройке 4 заготовок из листа он равнялся 44 руб. Вскоре все рабочие стали выкраивать из каждого листа по 5 заготовок, но в результате сократилось производство заготовок, и их стало не хватать.

Для устранения дефицита было решено ввести надбавку за каждую дополнительную заготовку. Чему должна равняться эта надбавка?

Упражнение. Каково, по Вашему мнению, решение этой задачи?

К сожалению, эта задача решения не имеет. Какую бы надбавку ни установили, для рабочих всегда одна из целей будет выгоднее другой: если надбавка за количество будет не велика, ее просто проигнорируют, если же она превысит некий уровень, то они прекратят экономить материал, т.к. это станет не выгодно.

Очевидно, в данном случае нужны другие решения.

Целенаправленность системы в данном случае означает, что те показатели и условия, достижение которых будет поощряться, действительно способствуют достижению декларированных целей. Это условие, являющееся вполне очевидным, в реальной действительности достаточно часто не проверяется и, как следствие, не выполняется. В результате оказывается, что, стимулируя достижение определенных показателей, система не стимулирует достижение поставленных целей.

2. Комплексность, специфичность, непротиворечивость.

Комплексность системы в данном случае означает, что в ней должны использоваться различные методы, охватываться различные структурные подразделения и уровни управления.

В частности, комплексность означает, что в системе стимулирования должны присутствовать не только положительные стимулы, но и отрицательные. Например, премирование за снижение расходов может сочетаться с достаточно суровыми санкциями за невыполнение внутрифирменных задании по экономии материалов, росту производительности труда, снижению норм расходов и т.п.

Важно также, чтобы система стимулирования функционировала на всех уровнях управленческой иерархии с учетом, однако, специфики каждого уровня. Именно это требование мы называем условием специфичности системы.

Представляется, что на нижнем уровне должна стимулироваться экономия конкретных видов затрат, поскольку здесь работника, с одной стороны, можно "привязать" к тому виду затрат, за которые он лично отвечает, а с другой - практически нет смысла связывать премию этих работников с общими результатами работы предприятия, влиять на которые каждый из них не в состоянии.

Руководители подразделений должны поощряться за результаты работы данного подразделения, высшие руководители - за общие результаты работы предприятия в целом.

В частности, если попытаться распространить данные правила на рассмотренную нами ранее систему стимулирования рабочих раскройного участка, то мы увидим, что их соблюдение могло бы помочь решить проблему.

Во-первых, рост производства и экономия металла должны были бы стимулироваться с использование различных методов. В зависимости от конкретных условий можно было бы либо зафиксировать план производства, невыполнение которого наказывалось бы, например, лишением половины зарплаты, и установить, как это и было сделано, премии за экономию сырья. Либо, наоборот, зафиксировать (со строгими санкциями за невыполнение) предельные нормы расхода металла, а доплачивать за увеличение выпуска изделий.

Во вторых, можно было бы использовать различные критерии премирования для рабочих и мастера участка. Например, рабочие премировались бы за экономию металла, а мастер - за увеличение объемов производства.

Наличие различающихся по разным подразделениям и уровням механизмов стимулирования заставляет сформировать требование их взаимной непротиворечивости, или встроенности в общий экономический механизм предприятия.

Хорошая встроенность системы стимулирования в общий экономический механизм предприятия означает, что показатели и условия, стимулируемые в одних подразделениях, не противоречат общим интересам предприятия и интересам других подразделений.

Например, если отделу материально-технического снабжения установить премии за экономию при закупках сырья и материалов, то это может привести к тому, что его работники в результате поиска более дешевых материалов резко увеличат транспортные затраты предприятия.

Если и транспортные затраты учитывать при премировании, то заработать премию можно за счет снижения качества материалов, что приведет к росту затрат в основном производстве.

Можно еще добиться экономии, увеличив партии закупаемых товаров, что, в свою очередь, приведет к росту затрат складского хозяйства и т.п.

Отметим, что система стимулирования экономии материалов, описанная в приведенном выше примере, является недостаточно встроенной, так как в результате ее действия улучшились показатели заготовительного производства, но ухудшились основного.

3.  Простота и наглядность.

Система должна быть достаточно простой.

Это означает, что в ней не должно быть слишком много показателей, условий, факторов и т.п. В этом случае она будет и наглядной для низшего уровня, на котором, собственно, в большинстве случаев и определяется успех или неудача системы: если премия будет зависеть от 1-2 показателей, то каждый работник будет знать, сколько он заработал или потерял, предприняв те или иные действия.

В советской экономике очень часто использовались системы поощрения, в которых размер премии определялся по 6-8, а то и 10 показателям. Ясно, что в этих условиях премия выступала почти что как случайная величина, а степень действенности была невысока.

4.  Оперативность.

Очень важно, чтобы между решениями работника, приведшими к экономии затрат, и получением им соответствующего вознаграждения был минимальный промежуток времени, так как в противном случае действенность системы будет существенно ниже.

5.   Значимость.

Речь идет о том, что размер стимула (как положительного, так и отрицательного) должен быть достаточно ощутимым, чтобы оказывать существенное воздействие на поведение субъекта стимулирования. Многие, вероятно, видели (особенно в 1997 году), как люди перешагивали через мелкую монету, так как считали ее недостаточным стимулом для того, чтобы за ней нагнуться. Но едва ли кто-то не нагибался за крупной купюрой. Здесь стимул был достаточен. Так же и в системе управления затратами стимул должен быть достаточен, чтобы под его воздействием человек предпринял какие-то дополнительные усилия, к которым его этим стимулом и понуждают.

В советские времена были исследования, которые показывали, что в некоторых случаях премия эффективна, если она достигает 40% основной заработной платы. Я не стал бы распространять этот результат на все ситуации, в которых используется материальное стимулирование, но приведенные данные показывают, что иногда стимул должен быть очень весомым, чтобы быть действенным.

6. Эффективность.

Смысл этого требования весьма прозрачен: эффект, который мы получим в результате использования системы стимулирования, не должен быть меньше затрат, необходимых для функционирования системы.

Решение задачи

(Условие: см. Упражнение перед разделом 5.)

Сначала определим себестоимость изделий простым одноступенчатым методом. Для этого рассчитаем прямые затраты по каждому виду изделий, затем к ним добавим часть косвенных затрат, приходящихся на каждый вид. Причем общую сумму косвенных затрат распределим между изделиями пропорционально основной заработной плате - показателю, наиболее часто используемому для этих целей.

Прямые затраты и основная заработная плата представлены в приводимой ниже таблице. Общая сумма затрат, подлежащих распределению, (а это и есть косвенные затраты), содержится в таблице б условий задачи и равна 230400.

Делим 230400 на 62700 и получаем 3,675. Столько рублей косвенных затрат приходится в себестоимости каждого изделия на рубль основной заработной платы.

Величина косвенных затрат, относимых на каждый вид изделий:

А:              22400 x 3,675  =  82320;

В:               16600 x 3,675 = 61005;

С:               23700  х  3,675  =  87098.

Теперь определим общую сумму затрат, относимых на каждый вид изделий:

А:              82900 + 82300 =165200;

В:               69900 + 61005 = 130905;

С:               34900 + 87098 = 121998.

В сумме получается 418103, что означает, что чисто арифметически задача решена правильно, а небольшая разница вызвана погрешностями округления.

                             Прямые затраты на производство продукции

                                                                                                                                                                                             Таблица 7

Теперь разделим затраты на каждый вид изделий на объем их производства и получим искомую себестоимость:

А:               165200:   8500=19,44;

В:               130905 : 12000- 10,01;

С:               121998:   5300-23,02

Теперь решим эту задачу более сложным, но и более точным ступенчатым  методом.

Для этого в соответствии с описанным в лекции алгоритмом разделим все структурные подразделения на основные и вспомогательные.

Вспомогательными здесь являются автопарк и ремонтный участок. Затраты этих подразделений должны быть перераспределены между основными подразделениями, а затраты основных будут относиться непосредственно на продукцию.

Видимые затраты подразделений определять нам не надо - они приведены в табл.4 условий задачи.

Теперь перераспределим затраты автопарка и ремонтного участка. Все последующие расчеты будем вести в рабочей таблице.

Начнем с автопарка. Как видно из табл.4, его затраты составляют 36200 и все подлежат распределению. В качестве критерия выбираем объем перевозок, выполненных автопарком для других подразделений. Эти данные приводятся в табл.5. На основании этой таблицы составим следующую таблицу 9.

                                                                               Расчет себестоимости                                                                  Таблица 8

Доля подразделений в объеме перевозок, выполненных автопарком (%).

                                                                                                                                                                                             Таблица 9

При помощи этих процентов распределяем затраты автопарка по подразделениям и заполняем строку «Перераспределение затрат автопарка» рабочей таблицы

Теперь надо распределить по основным подразделениям затраты ремонтного участка. Распределять их будем пропорционально прямым затратам, осуществленным ремонтным участком в интересах других подразделений. Эти затраты приводятся в табл.4 условий задачи. На основании этих затрат определяем долю каждого подразделения и заполняем соответствующую таблицу 10.

Доля подразделений в объеме ремонтных работ, выполненных ремонтным участком (%),Таблица 10                                                                                                             

С использованием этих процентов заполняем строку «Перераспределение затрат ремонтного участка» рабочей таблицы. Теперь можно заполнить строку «Перераспределяемые затраты главных подразделений», которая представляет собой сумму видимых затрат каждого подразделения и приходящейся на это подразделение части затрат автопарка и ремонтного участка.

Важной задачей, как неоднократно подчеркивалось в лекции, является правильный выбор критериев распределения затрат. В данном случае затраты службы снабжения целесообразно распределять пропорционально стоимости основных материалов.

Упражнение. Как Вы думаете, почему только основных материалов, а не основных и вспомогательных. Ведь вспомогательные материалы тоже, по-видимому, закупались службой снабжения.

Косвенные затраты механического и сборочного цехов будем распределять пропорционально основной заработной плате, затраты службы маркетинга ~ пропорционально производственной себестоимости каждого изделия, а Управления - пропорционально коммерческой себестоимости. Напомню, что производственная себестоимость включает в себя все затраты на производство, но не включает затраты на реализацию продукции. Коммерческая себестоимость больше производственной на величину затрат на реализацию.

Поэтому сейчас в рабочей таблице строку «Значение критериев распределения затрат» мы можем заполнить только для службы снабжения, механического и сборочного цехов. Для службы маркетинга и Управления значения критериев придется рассчитывать.

Расчет себестоимости будем вести во вспомогательной таблице 11.

Распределение цеховых расходов по продуктам осуществляем на основании данных об основной заработной плате по каждому продукту (табл.3 условий задачи) и найденных коэффициентов распределения.

Например, цеховые расходы механического цеха, относимые на изделие А, определяются так: 12200x2,087=25458 (здесь и дальше для большей точности и наглядности используются коэффициенты распределения с 5 знаками после запятой). Остальные цеховые расходы распределяются аналогично.

Затраты службы сбыта распределяются пропорционально затратам основных материалов. Производственная себестоимость по каждому виду изделий рассчитывается путем суммирования прямых затрат, цеховых расходов и затрат службы снабжения. Суммарная величина производственной себестоимости (344051) переносится в рабочую таблицу в клетку строки «Значение критериев распределяемых затрат», соответствующую затратам службы маркетинга. Далее определяется коэффициент распределения затрат службы маркетинга и заполняется соответствующий столбец в таблице 11. После этого определяется коммерческая себестоимость.

Распределение затрат Управления производится способом, аналогичным описанному. В результате определяется полная суммарная себестоимость изделий каждого вида, а затем и единицы продукции.

Сравнение найденной себестоимости с полученной ранее показывает, что между ними существуют довольно серьезные различия, в результате которых изменяется представления о сравнительной выгодности изделий. Желающие могут детально проанализировать, чем вызваны эти различия. Себестоимость единицы изделий:

А               176227  :  8500 - 20,73

В                142797 : 12000=11,90

С                 99076  :   5300= 18,69                                                                                                                               Таблица 11

КЛАССИФИКАЦИЯ ФИРМ.

Фирма

Рассмотрим определения, которые даются понятию «фирма» в разных источниках. Фирма — этот термин имеет двойное значение. В узком смысле слова фирма — это имя, под которым юридически полноправный предприниматель (единоличный или коллективный) ведет свои дела. В широком смысле — это основная хозяйственная единица современной экономики рыночного типа, зарегистрированная в соответствующей правовой форме. Фирма -термин, используемый для обозначения любых коммерческих юридических лиц — предприятий, компаний, корпораций и т.д. Фирма -самое общее название любой производственной ячейки предпринимательства независимо от ее размеров, организационной формы и характера собственности3. Фирма — любая организационно-хозяйственная единица, осуществляющая предпринимательскую деятельность в области промышленности, торговли, строительства, транспорта, преследующая коммерческие цели и пользующаяся правами юридического лица. Фирма — предприятие (организация), осуществляющее в целях получения прибыли коммерческую деятельность, наделенное правами юридического лица, имеющее собственное наименование и прошедшее требуемую законодательством процедуру регистрации в уполномоченных государственных органах. В этом смысле понятие «фирма» не зависит от формы собственности (государственной, муниципальной или частной) .

Как видно из приведенных определений, они практически одинаково выражают основную суть: под «фирмой» можно понимать «любую коммерческую организацию». В этом смысле мы и будем использовать понятие «фирма» в нашем курсе.

Если фирма имеет в своем составе несколько предприятий, организаций, учреждений, то между ними устанавливаются производственные взаимосвязи: 1) по линии кооперирования; 2) по линии вертикальной интеграции. В том и другом случае речь идет о технологическом разделении труда внутри фирмы. На крупных фирмах, предприятия которых действуют не только в национальной экономике, но и расположены за рубежом, речь идет о международном технологическом разделении труда на внутрифирменном уровне.