Система обязательного экземпляра документов.

Обязательный экземпляр — экземпляр различных видов тиражированных документов, подлежащий передаче его производителем в библиографирующие учреждения, крупные библиотеки и информационные центры в порядке, установленном Федеральным Законом «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ (с изменениями от 23 июля 2008 г.)

Система обязательного экземпляра в РФ - совокупность видов обязательных экземпляров документов, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования. На основе этой системы ведётся библиографический учёт издаваемой продукции и происходит пополнение фондов крупнейших библиотек в стране. В настоящее время системой обязательных экземпляров управляет Российская книжная палата (РКП).

Существует два типа обязательных экземпляров — бесплатные, передаваемые на безвозмездной основе и платные.

Обязательный бесплатный федеральный экземпляр документа в РФ - экземпляр документа, изготовленного на территории РФ, за ее пределами по заказу предприятий, учреждений, организаций и отдельных лиц, находящихся в ведении РФ, а также экземпляр документа, импортируемого для общественного распространения на территории РФ, который подлежат безвозмездной передаче их производителем в соответствующие учреждения и организации.

Обязательный платный экземпляр документов в РФ - экземпляры различных видов документов, подлежащие передаче за плату их производителями в соответствующие учреждения и организации в порядке и количестве, установленных законом.

Обязательный экземпляр — важный элемент книгоиздательства, выполняющий следующие задачи: осуществление национального библиографического учёта; подготовка универсальных библиографических источников; государственная регистрация отечественных документов; ведение национальной статистики печати; формирование общенационального библиотечного фонда; обеспечение международного книгообмена; информирование общества о новых документах; создание национального архива печати.

В соответствии со ст.6 Федерального Закона «Об обязательном экземпляре документов» редакции относятся к производителям документов и обязаны доставлять обязательный бесплатный экземпляр получателям документов безвозмездно. Производители документов относят затраты на подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательных экземпляров на себестоимость документов, входящих в состав обязательного экземпляра.

Дефектные обязательные экземпляры по запросам получателей документов заменяются производителями документов в месячный срок.

Полная и оперативная доставка обязательного экземпляра гарантирует производителям документов следующие права (ст.16 Закона):

- бесплатное опубликование библиографической информации в изданиях государственной библиографии и централизованной каталогизации, в изданиях сигнальной и реферативной информации, в рекламных изданиях;

- постоянное хранение производимых ими документов всех видов в национальных фондохранилищах документов Российской Федерации на основании настоящего Федерального закона;

- включение библиографической информации в отечественные и международные автоматизированные банки данных;

- бесплатное предоставление по их запросам фактографических и статистических данных, касающихся их продукции;

- использование телерадиопроизводящими организациями документов, передаваемых ими на государственное хранение, в собственном эфире;

- соблюдение получателями обязательного экземпляра прав производителей в соответствии с законодательством РФ об интеллектуальной собственности;

- письменное подтверждение доставки обязательного экземпляра.