Использование и хранение печатей и штампов

Использование, хранение печатей и штампов, так же регламентируется как нормативными документами, так и Уставом организации, что позволяет четко определять значимость той или иной печати (штампа) в случае если у организации их несколько). Так например основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Вспомогательные печати и штампы могут находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Для четкого учета  печатей и штампов в организациях ведется  журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов (например секретаря канцелярии). Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

ЖУРНАЛ

учета печатей и штампов

         Если была  утрачена  печать, то необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. В случае если имеет место быть факт  взлома офиса, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных вещей, например, вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении.

При написании заявления,  и впоследствии в объяснениях необходимо как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено, и при каких обстоятельства. Кражу печати лучше указать отдельно, для дополнительного фиксирования этой ситуации.

Для эффективности работы органов милиции нелишним будет предоставить и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме.

После соблюдения всех формальных процедур в дальнейшем  заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями.

Наряду с заявлением в милицию необходимо подать заявление о факте кражи и в банк. Данная процедура должна быть осуществленная в самые кратчайшие сроки, так у   похитителей будет меньше шансов  воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся.

Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ.  

Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. В акте должны быть указаны:

-       время и место уничтожения;

-       состав комиссии;

-       основание уничтожения печатей и штампов;

-       наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

-       способ уничтожения;

-       заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

-       подписи членов комиссии.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

 ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение

Осуществление и проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов может быть осуществлено специальной комиссией. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель  назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов.