Коммуникации - это связи между функциями, подразделениями системы управления, между людьми. Коммуникации - взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования всякой организации.
Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к объекту управления, и наоборот, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации управленческая работа невозможна.
Рассмотрим сущность, структуру, виды, средства, способы коммуникаций в организации.
На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация - это обмен информацией между людьми. На основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.
Коммуникация может иметь место, если общающиеся люди понимают друг друга, т. е. у них имеется общий социальный опыт или они говорят на одном языке. Коммуникаций не бывает без информации, т. е. того, что передается в ходе коммуникативного процесса, чем люди обмениваются при коммуникации.
Если источником сообщения выступает субъект управления, то говорят об управленческой информации:
Управленческую информацию различают как:
- исходную, она кладется в основу принятия решений;
- организационную, она используется при реализации решений;
- регулирующую, она сопровождает управленческое решение и
существует в виде определенных правил, предписаний, норм,
рекомендаций;
- учетно - контрольную, она использует на завершающем этапе
управленческого цикла.
Управленческую информацию можно подразделить на:
- внутреннюю;
- внешнюю.
Внутренняя информация - это информация непосредственно о данной организации и ее внутренних переменах (цели, задачи, структура, технология, люди). Внешняя - об окружающей организацию среде.
По предназначению управленческая информация может быть:
- открытой
- для служебного пользования;
- секретной;
- совершенно секретной;
- совершенно секретной особой важности;
Средства передачи и получения управленческой информации на современных предприятиях самые разнообразные. Выбор средств зависит от характера информации, ее вида, возможностей, которыми располагают отправитель и получатель информации. В современный период все большее применение находят технические средства передачи и получения информации - радио, телефон, факс. Огромные возможности для получения и хранения информации имеют современные компьютеры. Наметились тенденции к сокращению письменной информации, но полностью избежать этого способа передачи информации нельзя.
Управляющая информация выполняет в организации следующие задачи:
- обслуживание функции управления - от подготовки и
принятия решения до подведения результатов его выполнения;
- связывает подразделения организации и обеспечивает
контакты с внешней средой;
- обеспечивает движение к заданной цели, позволяя выбрать
определенную линию поведения.
Буквально все организации перерабатывают, используют информацию.
Важно знать об управленческой информации:
- какая исходная информация необходима для принятия решения;
- в каких информационных документах оформляется решение;
- какими средствами доводится исходная директивная информация до объекта управления, исполнителей;
- какая информация о ходе результатов выполнения решения должна даваться органу управления с различных участков управляемого объекта;
- кто обязан давать эту информацию, в какое время и при каких условиях;
- каким образом оформляется информация, какими средствами передается, по каким каналам;
- кому предназначена информация, в каком объеме и ассортименте она передается для различных уровней;
- пути и средства обеспечения своевременного получения и надежности информации, контроля за ее прохождением;
проверки достоверности;
- место, методы и технические средства, люди, предназначенные для работы с информацией, получаемой от объекта хранения, переработки и использования, кто использует информацию;
- лица, принимающие на основе полученной информации новые решения и корригирующие старые;
- формы директивной или регулирующей информации,
периодичность ее передачи, получатели и исполнители, сроки доведения до исполнителей. - Эффективность коммуникационных сетей организации, как формальных, так и неформальных, определяется тем, как быстро доходит управленческая информация до адресата и насколько она сохраняет свою адекватность, пройдя по коммуникационным каналам.
Десять заповедей успешной коммуникации.
- 1. Перед коммуникаций четко определите идеи, вкладываемые в послание.
- 2. Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации.
- 3. Проанализируйте все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.
- 4. Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникаций.
- 5. Обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения.
- 6. Воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя или адресата.
- 7. Постоянно держите в поле зрения, то как срабатывает коммуникация.
- 8. Устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.
- 9. Добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили словам.
- 10. Учитесь умению слушать другого.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему