Информационно-коммуникационные аспекты государственного и местного управления.

Управление есть процесс, состоящий из реализации управленческих функций . Есть функции пронизывающие весь процесс управления – мотивации и коммуникации. Управление в известном смысле можно охарактеризовать как процесс восприятия, преобразования и передачи информации.

Коммуникация – это связь, в процессе которой устраняется неопределенность.
Информация – есть совокупность сведений об изменениях совершающихся в управляемой системе и окружающей ее среды, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний  о конкретном объекте.

         Информация сама по себе является важнейшим ресурсом менеджмента.

Особенности информации:

-         инфо отражает свойства материального мира и не может возникать ниоткуда;

-         инфо обладает свойствами материи, поэтому можно ее получать, накапливать, передавать;

-         инфо ресурс который не истощается, а только увеличивается, легко множится;

-         информационный ресурс повышает эффективность других ресурсов управления.

Количество информации переходит в новое качество, возникает новая парадигма – осознание процессов в новом виде.

Виды информации в управлении:

-         по времени получения: постоянная, дискретная;

-         по сферам общественной жизни: экономическая, политическая, социальная, и т.д.;

-         по источникам поступления: входящая, исходящая, внутренняя, внешняя информация;

-         по способу передачи: спутниковая, электронная, электрическая, печатная;

-         по функциям управления: аналитическая, прогнозная, организационная, контрольная;

Какая должна быть информация: достоверной, объективной, достаточной, своевременной, полезной, простой. А.И. Радченко считает, что информации в управлении должны быть присуще: полнота (достаточность), достоверность, оперативность, полезность, готовность, однозначность, минимальную трудоемкость сбора и передачи, сжатие инфо при передаче ее на более высокий уровень управления.

Потоки информации в структуре организации.

Под потоком информации понимают целенаправленное движение информации от источников до потребителя. Имеем систему каналов распространения информации: официальная (формальная) и неофициальная информация. Источник первой – должностные лица. Эта инфо распространяется по формальной структуре. Формальный коммутационный поток разделяется на: горизонтальные и вертикальные потоки. В свою очередь вертикальные потоки подразделяются на восходящие и нисходящие. Уровень эффективности их соответственно 25 и 10 процентов. Эффективность горизонтальных потоков до 90 процентов. Это объясняется тем, что люди находятся на одном организационном уровне, довольно хорошо изучили характер работы своих коллег и легко ориентируются в содержании информации.

Нисходящие каналы используются для передачи инфо сотрудникам на нижние уровни иерархии. Основными формами коммуникации сверху-вниз являются приказы, распоряжения, инструкции, правила и процедуры.

Восходящие каналы  информации используются для обратной связи. Руководителю всех уровней необходимо иметь информацию о положении дел на местах. Вид восходящего потока – формализованная система статистических и аналитических отчетов, справок и т.п. Однако в данном случае происходит сильное искажение информации. Традиционными методами контроля качества предоставляемой снизу информации является сбор данных из независимых источников и выборочные проверки.

Кроме того существуют неформальные коммуникационные потоки, связанные с неформальной структурой организации. Основным методом неформального общения является передача устных сообщений от одного участника информационной цепи к другому.

Руководитель организации должен точно представлять информационные потоки в организационной структуре и по возможности рационализировать ее.

Причины плохих коммуникаций.

Во-первых, шумы (помехи, наличие барьеров).  Первый барьер – семантический барьер, понятийный барьер. Информация может быть бесполезна для получателя, если он не находится на одном интеллектуальном уровне с передающим информацию. Второй барьер – прагматический. Это значит, что информация может просто не использоваться. Третий барьер – физический барьер.

Во-вторых, недостаточное понимание важности информации.

В-третьих, неблагоприятный психологический климат в коллективе, при этом инфо искажается.

В-четвертых, отсутствие обратной связи.

В-пятых, плохая, слабая память.