Организационный аудит и выявление проблем в организации. Общая психология

Аудит — это процесс получения и оценки (контроля) объективных данных (имеются международные нормативы аудита и стандарты на формы представляемых данных) в соответствующей профессиональной деятельности (имеются стандарты на элементы этой деятельности), устанавливающий уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам. Применительно к организационной системе аудит дает следующие преимущества по отношению к обычному контролю: гармонизация, достоверность, независимость, объективность, однозначность, повторяемость, понятность, профессионализм, уместность, сопоставимость, стабильность, своевременность .

Основные принципы организационного аудита

Рассмотрим наиболее важные принципы организационного аудита.

• Принцип выделения главного: при проведении организационного аудита работник должен выделять главное, характерное.

• Принцип соответствия: профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, должен соответствовать его сложности ввиду того, что субъективизм решения может сильно исказить достоверность учетных данных.

• Принцип энциклопедичности: в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области всей системы управления(либо своего специалиста, либо привлеченного из консультационной фирмы), способного сопоставить учетные данные по отдельным элементам системы управления или их совокупности с набором стандартов. Это даст возможность избежать грубых ошибок или несостыковок. Так, при составлении бухгалтерского учета роль индикатора правильности играет баланс предприятия. Для системы управления такого аналога нет и поэтому гармонизация учетных данных с выводами аудитора должна перекладываться на высококвалифицированного специалиста.

• Принцип полноты : чем точнее и достовернее требуется заключение о соответствии состоянии системы управления требуемому уровню, тем больше ее элементов должно быть подвержено учету и контролю. Принцип полноты требует от руководителя постоянно следить за необходимой полнотой номенклатуры элементов системы управления, для который проводится учет.

• Принцип системности: при проведении аудита необходимо учитывать взаимовлияние элементов системы управления. Так, управленческая технология «Управление по результатам» будет эффективна только при линейной структуре управления, когда временной интервал между принятием решения и его реализацией составляет не более 1—7 дней в зависимости от характера производства.

• Принцип централизации учета: все аудиторские заключения об отдельных элементах системы управления должны стекаться к одному специалисту для составления обоснованного общего заключения.

• Принцип стандартизации: за каждой формой учета элементов системы управления должен стоять стандарт, норма, статья или положение закона, распоряжение руководителя.

•Принцип своевременного использования: учетные данные, предоставляемые аудитору, должны быть достоверны на день проведения аудита. Дальнейшее ихиспользование или обработка должна регламентироваться распоряжениями соответствующих служб организации или вышестоящих руководителей.

• Принцип эластичности: эластичность определяется скоростью изменения текущего состояния учетных данных и соответственно результатов аудиторской проверки. Принцип эластичности требует от руководителя установленияприемлемой периодичности проведения учетной работы по каждому элементу системы управления.

• Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный набор возможных значений учетных данных по каждому элементу для принятия соответствующих мер при существенном отклонении текущего значения параметра элемента от запланированного.

•Принцип координации: при непропорциональных изменениях контролируемых параметров элементов системы управления каждая организация должна вносить соответствующие коррективы в данный элемент.

• Принцип включения: система внутреннего аудита должна включаться в работу при достижении критического отклонения текущего состояния параметра элемента от расчетного (по нормативу или стандарту).

 

Выявление проблем в организации.

Усиление ориентации на достижение лучших конечных результатов в народном хозяйстве и совершенствование управления требует от каждого руководителя умения сосредоточить внимание на ключевых проблемах, выявить которые помогают изложенные ниже специальные методы.

1. Анализ результатов производственно-хозяйственной деятельности организации.Исходными данными здесь является сведения о состоянии, функционировании рассматриваемой организации и соответствии этого состояния целям, определявшим направления и результаты развития организации. Для этого изучают и анализируют директивные, отчетные, нормативные и статистические документы и данные. Большая роль в этом принадлежит методам обработки статистической информации.

Недостатком этого подхода являются трудности выделения на основе анализа результатов производственно-хозяйственной деятельности проблем

совершенствования управления из общей совокупности проблем данной организации.

2. Выявление проблем путем экспертного опроса руководителей специалистов. Экспертные оценки широко применяются в практике выявления проблем, поскольку они позволяют получить сравнительно надежную, а иногда и единственно возможную информацию о проблемах организации. Как правило, экспертный опрос проводится среди сотрудников обследуемой организации. Однако большое значение может иметь информация, полученная из внешних по отношению к данной организации источников (выше- и нижестоящие организации, поставщики и потребители и т. п.). Экспертам предлагается письменно ответить в произвольной форме на вопрос: сформулируйте проблемы, мешающие более эффективному функционирование системы управления.

В настоящее время для выявления проблем используют экспертные оценки руководителей и специалистов.

3. Наблюдение за выполнением управленческих функций и (или) непосредственное участие в управлении специалистов-консультантов, которые выявляют проблемы совершенствования управления в организации. Эти специалисты – консультанты могут определенное время работать в подразделениях аппарата управления, участвовать в совещаниях, наблюдать за практикой подготовки и принятия управленческих решений, составлять фотографии рабочего времени.

Совместное применение этих подходов дает возможность получить полную информацию о недостатках управления в конкретной организации и разработать мероприятия по их преодолению.