Документирование информации - обязательное условие включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.
Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении режима их использования.
Физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования.
Российская Федерация и субъекты Российской Федерации являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, а также полученных путем иных установленных законом способов.
Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. При этом собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.
Документированная информация, представляемая в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридически ми лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами на основании ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию.
Государственные информационные ресурсы Российской Федерации формируются в соответствии со сферами ведения как:
1) федеральные информационные ресурсы;
2) информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении РФ и субъектов РФ;
3) информационные ресурсы субъектов Российской Федерации.
Деятельность органов государственной власти и организаций по формированию федеральных информационных ресурсов, информационных ресурсов совместного ведения, информационных ресурсов субъектов Российской Федерации финансируется из федерального бюджета и бюджетов субъектов Российской Федерации по статье расходов «Информатика» («Информационное обеспечение»).
Органы государственной власти и органы местного самоуправления создают доступные для каждого информационные ресурсы по вопросам деятельности этих органов и подведомственных им организаций, а также в пределах своей компетенции осуществляют массовое информационное обеспечение пользователей по вопросам прав, свобод и обязанностей граждан, их безопасности и другим вопросам, представляющим общественный интерес.
Государственные информационные ресурсы Российской Федерации открыты и общедоступны. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законом к категории ограниченного доступа.
Документированная информация с ограниченным доступом подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную. При этом запрещено относить к информации с ограниченным доступом:
а) законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
б) документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;
в) документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;
г) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
Отказ в доступе к открытой информации или предоставление пользователям заведомо недостоверной информации могут быть обжалованы в судебном порядке.
Системообразующие нормы Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» реализуются в нормативных правовых актах по видам информации с учетом особенностей ее правового режима, определяемого спецификой информации и действиями субъектов относительно нее. Основными нормативно-правовыми актами в этой области являются Федеральные законы «О библиотечном деле», «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», «Об участии в международном информационном обмене».
Документирование информации осуществляется в процессе организации делопроизводства в организации (учреждении).
Правовые основы делопроизводства и документирования информации включают в себя названный Закон, а также ряд методических документов: Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000 г.); Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93 (1993 г., с изм. 1999—2002 гг.); и др.
Подлинным является документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Видеограмма документа представляет собой изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
Так, в зависимости от целей создания и применения документ может быть официальным, т. е. созданным юридическим или физическим лицом, оформленным и удостоверенным в установленном порядке, служебным, т. е. официальным документом, используемым в текущей деятельности организации, а также может быть личного происхождения, т. е. созданным лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Выделяется также организационно- распорядительный документ — письменный документ, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц. В зависимости от юридической силы выделяются подлинник официального документа — первый или единичный экземпляр официального документа; дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы, и заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Под документированием понимаемся запись информации на различных носителях по установленным правилам. Организация работы с документами включает в себя организацию документооборота, хранения и использования документов и текущей деятельности организации. Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Объем документооборота предусматривает количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
В соответствии с организацией документооборота различаются: входящий документ — документ, поступивший в организацию; исходящий документ — документ, отправляемый из учреждения, и внутренний документ — документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Элементом организации работы с документами является регистрация документа, под которой понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрационный индекс документа (регистрационный номер документа) представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
В организациях также осуществляется контроль исполнения документов, т. е. совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Для работы с документами — нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией устанавливается срок исполнения документа, документ, установленный нормативным правовым актом, именуется типовым сроком исполнения документа, срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией, является индивидуальным сроком исполнения документа. Для хранения документов в организациях используются дела,
г. е. совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельные обложки.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Дела формируются путем группирования исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела. Все дела имеют заголовок, т. е. краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле, а также индекс (номер) — цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Данный стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему