Обязательный экземпляр документа как разновидность документированной информации - Вопросы по информационному праву

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда РФ и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Действие этого ФЗ не распространяется на документы личного и секретного характера, документы, созданные в единичном исполнении, архивные материалы и управленческую документацию.

Главным назначением Закона «Об обязательном экземпляре документов» является правовое регулирование отношений при формировании и использования национального библиотечно-информационного фонда Российской Федерации в виде собрания всех видов обязательного экземпляра, комплектуемого на основе обязательного бесплатного экземпляра, распределяемого между книжными палатами, библиотеками, органами научно-технической информации, предназначенного для постоянного хранения и общественного использования.

Под обязательными экземплярами документов понимаются экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие учреждения и организации. Система обязательного экземпляра - совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования. 

В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов:

а) издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания) - издательская продукция, прошедшая редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленная, имеющая выходные сведения;

б) издания для слепых - издания, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, и «говорящие книги»;

в) официальные документы - произведения печати, публикуемые от имени органов законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие законодательный, нормативный, директивный или информационный характер;

г) аудиовизуальная продукция - кино-, видео-, фото-, фонодокументы;

д) электронные издания, включающие программы для электронных вычислительных машин (далее - ЭВМ) и базы данных или представляющие собой программы для ЭВМ и базы данных;

е) неопубликованные документы - результаты научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности (диссертации, отчеты о. научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы).

ж) патентные документы — описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности;

з) программы для электронных вычислительных машин и базы данных на материальном носителе;

и) стандарты;

 к) комбинированные документы — совокупность документов, выполненных на различных носителях (печатных, аудиовизуальных, электронных).

Не подлежат рассылке в качестве обязательного бесплатного федерального экземпляра документы строгой отчетности и приравненные ним документы, техническая документация на военную продукцию (формуляры, инструкции), бланочная продукция, указания по заполнению бланков отчетности, альбомы форм учетной и счетной документации. 

Органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления могут с учетом своих потребностей определять виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра субъекта Российской Федерации и обязательного местного экземпляра.

Обязательный экземпляр документа подразделяется на обязательный федеральный экземпляр, обязательный экземпляр субъекта РФ и обязательный экземпляр муниципального образования.

Обязательный экземпляр передается производителями получателям документов безвозмездно. Затраты на подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательных экземпляров производители документов относят на

себестоимость документов, входящих в состав обязательного экземпляра. Контроль за доставкой обязательного экземпляра получателям документов возлагается на организации, осуществляющие регистрацию и учет соответствующих видов обязательного экземпляра.