Виды информации и ее использование при выполнении основных функций управления.

Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую люди могут понимать и использовать.

Типичная информационная база предприятия, которая включает в себя совокупность нормативных, плановых, учетных и отчетных показателей, характеризующих состояние и динамику развития предприятия и его внешней экономической среды.

К массивам, сформированным из информации о внешней среде, относятся: законодательные нормативные акты и документы; макроэкономические показатели и индикаторы; данные о клиентах, посредниках, поставщиках; показатели, характеризующие финансово-экономический, технический и технологический уровень конкурентов.

Массив законодательных нормативных актов и документов формируется на основе Гражданского кодекса, Трудового кодекса, Налогового кодекса, Устава автомобильного транспорта, правил перевозок грузов, приказов и писем Минфина Российской Федерации, Постановлений правительства Российской Федерации, отраслевых справочников и др. В серию справочников входят следующие:

• нормативные справочники, необходимые для выбора маршрута следования подвижного состава (карта автодорог, расположение заправочных станций и станций технического обслуживания, состояние дорог, мостов и т.п.);
• нормативные справочники, необходимые для планирования и анализа затрат (расход горюче-смазочных материалов, амортизационные отчисления, затраты на восстановление и износ шин и т.п.);
• нормативные справочники, необходимые для выбора типа подвижного состава (технико-эксплуатационные характеристики подвижного состава, данные об ограничении грузоподъемности транспортных средств и т.п.).

Массив макроэкономических показателей и индикаторов формируется непосредственно из данных о результатах деятельности отрасли: объема перевозок (грузооборота) в международном и внутреннем сообщении, индекса деловой активности, коэффициента риска отрасли, уровня конкуренции и др.; межотраслевых сведений: индекса инфляции, ставки рефинансирования Центрального Банка РФ и др.

В массив информации о клиентах, посредниках и поставщиках предприятия входят данные о количестве и наименовании фактических и потенциальных грузовладельцев, посредников, поставщиков, их юридические адреса и реквизиты, данные об их объемных (технологических) возможностях и надежности. Такой массив может содержать еще и список неблагонадежных клиентов («черный» список).

Массив, характеризующий уровень конкурентов, строится на сведениях о их финансово-экономическом потенциале (уровень уставного капитала, объем имущественного комплекса в стоимостном выражении и т.п.), о их технических и технологических возможностях (степень новизны модификации подвижного состава, уровень применяемых технологий и др.).

Информация, объединенная в перечисленные выше четыре массива, обеспечивает внешний информационный потенциал предприятия.

Массивы, сформированные из информации о внутренней среде предприятия, включают в себя: данные оперативного контроля, учета и мониторинга; техническую и технологическую документацию; финансовые и бухгалтерские учетные и отчетные документы; данные статистического учета и отчетности; плановую и нормативную внутреннюю документацию.

В массив данных оперативного контроля, учета и мониторинга входит информация, полученная из путевых листов и составленных на их основе сводных планов (расписаний), а также информация о использовании рабочего времени, о своевременности обеспечения предприятия материальными ресурсами, о своевременности и уровне технических воздействий на подвижной состав. Сюда можно еще отнести: прочие производственные задания, сведения об экономических нововведениях, о выборах или назначении руководителей и др.

Массив технической и технологической документации формируется из данных о марках подвижного состава и их характеристик, из данных о количестве выполняемых технических обслуживаний различного вида, мощности постов, поточных линий и др.

Массив финансовых и бухгалтерских учетных и отчетных документов формируют: бухгалтерский баланс, отчеты о прибылях и убытках, о движении денежных средств, журналы учета материалов, расчеты показателей финансовой эффективности деятельности предприятия и др.

Массив данных статистического учета и отчетности формируются из учетно-регистрационных и бухгалтерских показателей, подаваемых в Государственный комитет Российской Федерации по статистике. Состав учетно-регистрационных показателей следующий: наименование предприятия, почтовый адрес, телефон, ФИО руководителя, виды деятельности (код по ОКВЭД), организационно-правовая форма, уставный капитал и др. Состав бухгалтерских показателей: стоимость основных производственных фондов, нематериальных активов, уровень инвестиции, объем фонда социальной сферы, объем валовой продукции, амортизационные отчисления, среднесписочная численность работников, размер затрат на оплату труда и др.

Массив плановой и нормативной внутренней документации формируется из сведений о нормах, принятых на предприятии. Здесь имеется ввиду информация о внутренних нормах расхода материальных ресурсов, о принятых на отдельных участках режимах труда и отдыха, о требованиях к качеству перевозок грузов и пассажиров, качеству технического обслуживания и текущего ремонта подвижного состава, о правах и обязанностях категорий работников и др.

Информация, объединенная в перечисленные пять массивов, обеспечивает внутрипроизводственный информационный потенциал предприятия. Следует отметить, что информация, затребованная менеджерами предприятия из таких массивов, позволяет им только фиксировать положение дел на предприятии. Если такую информацию соотнести с информацией, содержащейся в массивах внешней среды предприятия, то возможно проанализировать (спрогнозировать) тенденции развития того или иного процесса, явления на предприятии и принимать на основе этого оптимальные и своевременные решения.