Главная книга

Следующим документом, заполняемым бухгалтерией отеля, является Главная книга (General Ledger), которая может быть в виде книги, файла или папки. Главная книга — основа для составления баланса, ведется по счетам. В некоторых странах (например, в Германии, Российской Федерации, Франции) план счетов законодательно утверждается и должен неукоснительно соблюдаться, в других странах (например, в Великобритании, США) единой законодательно утвержденной классификации счетов не существует и она может устанавливаться бухгалтерией гостиницы по своему усмотрению. В любом случае список всех счетов, используемых для отражения деятельности конкретного отеля, представлен на первой странице Главной книги под заголовком «План счетов» (Chart of Accounts). Главная книга имеет две стороны: дебет и кредит. По дебету счетов активов отражаются операции с товарами, услугами, денежными средствами, полученными отелем, по кредиту — операции, связанные с расходами отеля. Сальдо счетов активов как правило — дебетовое. Счета обязательств и капитала обычно имеют кредитовое сальдо, увеличиваются по кредиту, а уменьшаются по дебету. По каждому счету выводится общий итог - сальдо, которое может быть дебетовым (если итоговая дебетовая сумма превышает итоговую сумму по кредиту) или кредитовым (в противоположном случае).

Периодически, обычно один раз в месяц бухгалтер переносит данные из Книг ежедневного учета в Главную книгу, делая ссылку на источник (номер Книги ежедневного учета и номер страницы, где отражены исходные данные о переносимой хозяйственной операции). В английском варианте эта операция называется «posting» и заключается в следующем:

1) в Главной книге находится счет, указанный в Книге ежедневного учета по дебету;

2) в него переносится дата операции;

3) делается ссылка на номер Книги ежедневного учета и ее страницу, где отражена более подробная информация о данной финансовой операции (например, J11 - Книга (Журнал) № 1, страница 1);

4) в дебет счета вносится сумма, указанная по дебету в Книге ежедневного учета, и считается сальдо по счету;

5) в Книге ежедневного учета в колонке ссылка (перекрестная) указывается номер задействованного счета Главной книги.

Далее аналогичная процедура производится для счета, задействованного по кредиту.