Языковым средствам и стилю изложенной информации в документе, предъявляются особые требования:
1. Точность словоупотребления (использование слов в точном соответствии с их значением). Не внимание к оттенкам слов, к оттенкам слов синонимов может приводить к смысловым и языковым нарушениям в тексте документа. Пример: «соорудить» и «возвести». Соорудить конструкцию и возвести мост.
2. Употребление терминов. При употреблении терминов необходимо следить за тем, чтобы термин понимал как автор, так и адресат. Если термин мало употребим, и его значение может быть непонятным, то следует: а) дать официальное определение термина. б) расширить, уточнить содержание термина словами нейтральной лексики (например «форс-мажор» на «чрезвычайная ситуация»). в) убрать термин и заменить его общим, нейтральным словом.
3. Использование заимствованных слов в тексте документа следует определять неоправданность данного использования взаимных слов. Например: апеллировать - обращаться, оспаривать, пересматривать.
4. Употребление предлогов. Например: конструкция с предлогом «по» не должны указывать на цель действия, т.е. «по» не может употребляться вместо предлога «для». «Об», если речь идёт о конкретной теме или о конкретном содержании беседы. «Благодаря», употребляется только тогда, когда речь идёт о положительных изменениях, а если речь идёт о негативах, то «из-за», «ввиду». С дательным падежом употребляются такие предлоги как: «благодаря», «в отношении к…», «согласно», «вопреки», «сообразно», «по». С родительным падежом употребляется: «в отношении», «во избежание», «в целях», «в течение», «вследствие», «ввиду», «в силу», «при посредстве».
5. Расположение определений. В официально-деловой письменной речи с течением времени сложились определённые правила расположения определений. Согласование определений - те, которые согласуются с падежами. Согласование определений часто состоит перед определённым словом: «Актуальный вопрос» (поменять нельзя). Несогласованные определения - те, которые не согласуются в роде, числе и падеже. Не согласованные определения ставят за определённым словом: «Рынок продукции, производство машин».
6. Постоянные словосочетания. Много слов употребляется только с одним словом, либо с ограниченной группой слов: «приказ издать», «составить текст приказа». Нарушение сочетания слов официально деловой окраски воспринимаются как стилистическая и лексическая ошибка.
7. Информационное насыщение документа. Это целесообразное количество включаемой информации, необходимой и достаточной для реализации коммуникативной задачи. Структура текста должна быть легко воспринимаемой. Рациональной считается структура, состоящая из 2-х частей. Выделяют два типа контекста (последовательный и параллельный). Последовательный контекст - одно предложение вытекает из другого. Параллельный контекст - последующее предложение поясняет предыдущее, при этом предмет речи является общим, единым. Но в последовательных предложениях о нём даётся новая информация.
8. Порядок слов в предложении. Следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее важное слово выделяют семонационно. В письменной - информационная роль слова возвращается к концу предложения.
9. Унификация сокращений. К стандартным аспектам языкам делового письма речи относятся сокращения. Правила: а) сокращения единообразны на протяжении всего текста документа; б) нельзя сокращать слово, если оно встречается один раз; в) нельзя сокращать слово, если оно встречается в предложении один раз; г) не допускается сокращение, если оно может повлечь двусмысленность; д) сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме гостов.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему