Основные требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов изложены в Государственном стандарте Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30-2003 который разработан ВНИИДАД Росархива.
В Государственный стандарт внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере требований стандарта – на основании Закона от 10.06.93 № 5154-1 «О стандартизации» (в редакции от 30.12.2001). В целях обеспечения преемственности правил оформления документов в стандарте сохранены его основные положения, направленные на придание документу юридической силы в процессе его составления и исполнения, на унификацию форм организационно-распорядительных документов и структуру реквизитов.
Желательно регламентировать внедрение ГОСТ распорядительным документом организации (приказом), в котором следует предусмотреть комплекс мероприятий по внедрению стандарта.
Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России. Современный дизайн оформления бланка, «свой» фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера. Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения. Для изготовления бланков в основном используются два формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже используются бланки формата А3 (297х420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т. п.
Рекомендуется использовать два вида бланков предприятия:
бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);
бланк для внешних документов (писем, факсов).Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия. На бланке для внешних документов, указываются: эмблема предприятия; наименование предприятия; почтовый адрес предприятия; банковские реквизиты; номер контактного телефона; номер телефакса; дата и номер письма; реквизит «На №___ от ___________», в котором указывается дата и номер того письма, на которое предприятие дает ответ.
Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов. Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля. Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях, планах) и резолюции руководителя (на поступивших документах). По подсчетам специалистов угловое расположение экономит до 20% площади листа документа. Угловое расположение реквизитов имеет два вида: флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается (см. приложение). При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, то есть находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа – на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже – на иностранном. Все бланки, как и документы, должны иметь поля:
- левое, верхнее и нижнее – 20 мм;
- правое – 10 мм;
В ГОСТе сказано, что при необходимости разрешается оставлять поля более этих параметров, а менее нет. Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, дата документа, текст документа и т. д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром. Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
В новой редакции стандарта все реквизиты подразделяются на два вида:
- реквизиты бланка документа;
- реквизиты, используемые при оформлении документа.
Государственный стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 30 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документов, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:
- Государственный герб Российской Федерации;
- герб субъекта Российской Федерации;
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- код формы документа;
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- оттиск печати;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию;
- идентификатор электронной копии документа.
Государственный герб Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 « 2-ФЗК «О Государственном гербе Российской Федерации воспроизводится на бланках:
- Президента Российской Федерации;
- палат Федерального собрания;
- Правительства Российской Федерации;
- Конституционного Суда Российской Федерации;
- Верховного Суда Российской Федерации;
- Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
- Прокуратуры Российской Федерации;
- Центрального банка Российской Федерации;
- Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
- Счетной палаты Российской Федерации;
- Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
- дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;
- центральных органов федеральной исполнительной власти;
- иных органов государственной власти.
Герб субъекта Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации размещают на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими правовыми актами субъектов Федерации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом, который используется в соответствии с Законом РФ от 23.09.92 № 3520-1 «О товарных знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».
Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается.. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение.
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа и является элементом электронной идентификации документа.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа - проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации и проставляется в том случае, если форма документа включена в ОКУД. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы:
- организационно-распорядительной документации;
- банковский документации;
- финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
- отчетно-статистической документации;
- учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
- документации по труду;
- документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
- внешнеторговой документации.
Наименование организации. Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно строго соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Справочные данные об организации. Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые организации для коммуникации. Они включают: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.). Почтовый адрес – это адрес фактического расположения организации. Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи.
Наименование вида документа. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами (например, ПРИКАЗ, СПРАВКА, АКТ и т. д.), исключение составляют гарантийные письма. Наименование вида документа пишется после наименования организации.
Дата документа является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является:
- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Стандартом установлены два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой: 05.12.2004 или 05 декабря 2004 г. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. ГОСТ впервые узаконил проставление нуля перед цифрой, обозначающей день месяца в словесно-цифровой форме датирования. Проставление нуля в данном случае является во всех случаях обязательным, так как затрудняет подделку документа. Место проставления даты на документе зависит от наличия бланка и вида документа. В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты, проставляются часы и минуты.
Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться по усмотрению организации индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др. Желательно регистрировать отдельно входящие и исходящие документы в течение календарного года.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (преимущественно в ответных письмах, заключениях по поручениям и т. п.). Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 12.09.2004.
Место составления или издания. Место составления или издания документа указывают в том случае, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывается для исключения ошибок в местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите «Справочные данные об организации». В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.
Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат времени и труда. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Максимально данный реквизит может состоять из следующих составных частей:
- наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- фамилия и инициалы (можно инициалы и фамилия) в дательном падеже.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают последовательность установленную правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях.
Гриф утверждения. Утверждение документа – это один из способов его удостоверения, то есть дополнительного удостоверения его подлинности и достоверности и обеспечивающего документам юридическую силу. Располагается этот реквизит в правом верхнем углу документа. Реквизит документа указывает на нормативный и правовой характер его содержания или требующий правовой санкции. Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:
Если документ утверждается другим специально издаваемым документом – постановлением, решением, приказом, протоколом, то гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО», а также содержать наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера при этом разрешается центровать элементы относительной самой длинной строки. Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность и штатное расписание, дополнительно удостоверяется оттиском печати. Гриф утверждения является обязательным лишь для некоторых видов документов и поэтому на предприятии необходимо иметь перечень документов, подлежащих утверждению, который определяется Табелем унифицированных форм документов или инструкций по делопроизводству организации.
Резолюция – это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. В ней фиксируются указания руководителя организации или структурного подразделения по поводу исполнения данного документа (что сделать и как), срок исполнения и конкретные исполнители. В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др. Резолюция включает в себя:
- фамилию и инициалы исполнителя (кому поручается исполнение);
- содержание поручения (конкретные действия);
- срок исполнения;
- подпись руководителя (или должностного лица);
- дата резолюции.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ называют поручением.
Заголовок к тексту – это краткое изложение основного смысла текста документа, его основной смысловой нагрузки. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении, повышает качество информационно-поисковой системы. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:
Приказ о приеме на работу
Положение о бухгалтерии
Протокол собрания акционеров
Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора». Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
Отметка о контроле. Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
В соответствии с ГОСТ отметка о контроле проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом. Располагается на левом поле документа напротив заголовка к тексту.
Текст документа является основным реквизитом делового документа и выражает основное смысловое содержание управленческого действия, решения. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата на русском или английской языке.
Содержательная часть текста чаще всего бывает представлена связным текстом, а иногда иметь форму таблицы или анкеты. В служебных документах допускается сочетание этих форм. Наиболее распространен в документах сплошной связный текст: он содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контактов, соглашений, писем, справок и т. д. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок. Во второй (заключительной) части документа излагаются – решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления – просьбу, без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).
Отметка о наличии приложения. Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Располагается реквизит «Отметка о наличии приложения» после текста перед подписью.
Если к документу прилагается большое количество приложений, то в основном документе делается отметка в следующем виде: «Приложение: по описи», а на отдельном листе бумаги печатается опись приложений, подписывает которую секретарь и ставит дату.
Подпись – это один из основных способов удостоверения документа. Подпись является обязательным реквизитом для всех видов документов как служебных, так и личных. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа. Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (Инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Например:
Генеральный директор подпись А.С.Смирнов
На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько должностных лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Также несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием фактической должности и инициалов с фамилией. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена на документе отсутствует, то необходимо перепечатать лист документа на котором должна стоять подпись и впечатать должность того должностного лица, кто будет подписывать документ.
Гриф согласования документа. Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа (а также оценка проекта документа). Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопроса о качестве подготовленного документа, его целесообразности, а также о своевременности, экономической и научно-технической обоснованности содержания документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию учреждения, издающего документ. Согласование документа может проводиться как внутри организации – автора документа (внутреннее согласование), так и с организациями, интересы которых затрагиваются в документе (внешнее согласование).
Визы согласования документа. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Реквизит визы согласования документа используется обычно для внутреннего согласования. Виза состоит из следующих элементов: подписи, ее расшифровки и даты, а при необходимости должности лица, визирующего документ. Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются. Иногда в организациях реквизит «Виза» используется при ознакомлении с документом. В этом случае она служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника.
Оттиск печати. Печать ставится на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей и обеспечивая тем самым юридическую силу документа. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности лица подписавшего документ. Так как удостоверения подписи печатью требуют не все документы, то руководитель предприятия вправе определить примерный перечень документов, на которых будет ставиться печать.
Отметка о заверении копии. Копия – это заверенный документ, который воспроизводит все реквизиты подлинника. Отметка о заверении копии содержит заверительную надпись «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.
Отметка об исполнителе. Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию имя и отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка об исполнении документа, и направлении его в дело проставляется на первой странице документа, и включает в себя слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года. Если при исполнении этого документа были совершены какие - либо другие действия, например отправлен факс или телеграмма, вопрос был решен по телефону и т. п., то в этом случае делается соответствующая отметка: В дело № 12-3 Вопрос решен по телефону с главным инженером АО «Маяк» Федоровым С.Н.
Отметка о поступлении документа в организацию. По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например:
Вх. № 45
15.09.2004 12:35
Идентификатор электронной копии документа. Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с изменениями в стандарте требования к этому реквизиту как: «Идентификатор электронной копии документа» является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например: Af 02-12.doc (Af – вид документа, 02 – код структурного подразделения, 12 – порядковый номер приказа).
или С:/Письма/От 22042003-78-56.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему