Работа редактора над таблицами

Таблица представляет собой распространенный вид систематизации материала. При правильном построении она может облегчать восприятие содержания книги и давать возможность достичь более экономного (без ущерба для смысла) изложения.

С формальной стороны таблица представляет собой такой способ подачи материала, при котором текстовый и цифровой материал группируется в колонки, отграниченные одна от другой вертикальными и горизонтальными линейками. Если таких линеек нет, таблица становится так называемым выводом (в дальнейшем говоря о таблицах. Мы будем иметь в виду и собственно таблицы и выводы, поскольку различия между ними чисто формальное).

Пример таблицы:

Таблица 7
Рост числа фабрик

Основные элементы таблицы:

• нумерационный заголовок (Таблица 7) - необходим для связи таблицы с текстом;
• тематический заголовок (Рост числа фабрик) - раскрывает содержание таблицы;
• головка* (число фабрик), включая ярусы (например, всего) - позволяет дать заглавие каждой графе;
• боковик* - левая вертикальная колонка - содержит данные о горизонтальных строках;
• прографка*;
• хвост*.

Виды таблиц по издательско-полиграфической классификации:

• полосные (занимают всю полосу);
• форматные (занимают меньше полосы, но по формату набора совпадают);
• оборочные (заверстаны сбоку от текста, который для этого набран на более узкий формат);
• разворотные (занимают рядом стоящие страницы);
• распашные (занимают средние полосы листа);
• вклеенные (такие, размер которых превышает формат двух полос);
• многополосные (таблицы с продолжением).

Направления редактирования таблиц

Первой задачей при работе с таблицами является определение целесообразности использования табличной формы подачи материала. Далее проводится проверка содержания таблиц и проверка их построения, а также определение связи таблиц с текстом и проверка текстов, в которых дается анализ таблиц. Завершается процесс редакционно-технической обработкой таблицы.

При редактировании таблиц необходимо обращать внимание на следующие значительные моменты.

Существенность, а не случайность признаков, по которым сопоставляются данные, иначе это может привести читателя к неверным выводам. Существенность признаков группировки данных в таблице.

Сопоставимость данных; их, в частности, необходимо приводить в одних единицах величин.

Наличие всех данных, позволяющих пользоваться таблицей; если, например, в таблице и комментирующем тексте не указана единица величины, числа таблицы ничего не будут говорить читателю.

Достоверность включенных в таблицу данных. Чтобы проверить это, устанавливают достоверность их источника и то, насколько точно автор извлек оттуда сведения. Также проверяют закономерность изменения данных в строках и графах таблицы; подводят итоги; соотносят связанные по смыслу или повторяемые в таблице данные.

Расположение данных в строках и графах должно быть понятно читателю. Система расположения может быть разной - например, по нарастанию или падению количественного значения от более значимого к менее значимому и т.п. Беспорядочное расположение данных делает содержание таблицы затрудненным для восприятия.

Соответствие положения основных частей таблицы их логическому значению. Логика построения таблицы такова, что ее логический предикат, или подлежащее (обозначение тех предметов, которые в ней характеризуются), должен быть расположен в боковике (или головке), а сказуемое (то есть данные, которыми характеризуется подлежащее) - в прографке. При нарушении этого правила нарушается зависимость, которую должна устанавливать таблица.

Логическая соподчиненность элементов. Логика конструктивной схемы таблицы такова, что каждый заголовок над графой должен относиться ко всем данным в этой графе, а каждый заголовок строки в боковике - ко всем данным этой строки. Но мало того, чтобы заголовки стояли над своей графой, важно, чтобы каждый показатель графы и строки подчинялся своему заголовку и логически (входил в его содержание или зависел от него).

Экономичность построения таблицы. Чтобы добиться ее, можно использовать следующие приемы перестройки таблиц:

• объединение одинаковых таблиц, стоящих рядом;
• вывод необязательных данных таблицы за ее пределы. Все подобные данные целесообразно вывести в другую таблицу, в основной текст или подтабличное примечание, что значительно упрощает форму таблицы и сокращает занимаемую ею площадь;
• устранение лишних граф - например, дублирующих другие графы или не заполненных полностью или частично;
• «перевертывание» таблиц: превращая графы в строки и наоборот, можно добиться большей компактности.

Повторяющиеся слова заменяют кавычками ( ›› ). Если нет данных, ставится многоточие (…) или пишут: Нет свед.. Если нет и не будет возможности проставить в ячейке какие-нибудь сведения, то взамен ставят тире. Оставлять ячейку пустой не рекомендуется..

Нумерационный заголовок таблицы нужен для того, чтобы упростить связь таблицы с текстом. Наиболее распространенная форма: слово Таблица и номер арабскими цифрами (без знака № перед ними, без точки на конце). Нумерация может осуществляться по главам или быть сквозной.

Тематический заголовок таблицы определяет ее тему и содержание. Он нужен для того, чтобы читатель мог легко ориентироваться в содержании таблицы, не обращаясь к тексту. Ставится обычно над таблицей под ее нумерационным заголовком или после него, выделяется шрифтом, без знака препинания на конце. Основные требования к тематическому заголовку - точное соответствие назначению и содержанию таблицы, выразительность и краткость. Неточны обычно заголовки, которые не полностью охватывают содержание таблицы либо шире, чем ее содержание, или определяют тему не прографки, а боковика или головки. Если таблица не умещается на одной полосе, ее переносят на следующую, при этом заголовок не повторяется. На новой полосе принято ставить заголовок типа Продолжение табл. 5 (если таблица на этой полосе не кончается) или Окончание табл. 5 (если таблица здесь завершается), выделяя их шрифтом.

Знаки препинания ставятся только промежуточные, а в конце опускаются. Заголовки ставят в именительном падеже, единственном или множественном числе без произвольного сокращения слов. В одноярусной головке все заголовки пишутся с прописной буквы, в двух- и многоярусной заголовки верхнего яруса даются с прописной буквы, а последующих - со строчной. Обозначение единиц величины дается в соответствии с ГОСТ 8.417-81. Рекомендуется присоединять их к предшествующей части заголовка без предлога и не в скобках, а после запятой (например: Длина, м, а не Длина в м или Длина (м)). Если к таблице есть примечания, они даются сразу после таблицы, на ее ширину. Применяют две формы связи примечаний и текста: с помощью знака сноски (когда примечания относятся к отдельным местам таблицы) или при помощи заголовка Примечание (если оно относится к таблице в целом).

На таблицу должна быть ссылка в тексте, причем автор должен не просто ссылаться на таблицу, но и анализировать (а не пересказывать) помещенные там данные, формулировать основные выводы, к которым подводят табличные данные. Комментарии к таблице и анализ ее в тексте должны отвечать фактическому и смысловому содержанию таблицы, не вступать в противоречие с ним. В случае дублирования табличных данных в тексте необходимо снимать их.

Как видно, построение и переработка таблиц требуют хорошо развитого пространственного воображения и чрезвычайно трудоемки. Поэтому в тех случаях, когда предстоит выпустить издание с большим количеством таблиц, издательству прежде всего стоит проверить, насколько автор предполагаемого издания владеет искусством построения таблиц, то есть попросить его представить для редакторской оценки образцы построенных им таблиц для будущего издания или аналогичных из ранее им изданных. Если эти образцы соответствуют основным требованиям к таблицам, изложенным выше, значит, все в порядке. Если же среди образцов окажется много нерационально построенных таблиц, при заключении договора надо вписать в него основные требования к таблицам, тогда оригинал не придется серьезно перерабатывать.

Для компьютерной подготовки и редактирования таблиц обычно используют программы Word и Excel. Последний особенно удобен в случаях, когда в таблице представлен обширный цифровой материал и необходимо проверить правильность вычислений и т.п. На стадии верстки файлы, созданные в вышеупомянутых программах, обычно не используются, а таблицы создаются и заполняются вручную уже в самих верстальных программах, например в QuarkXPress или Adobe InDesign.