Диагностика системы управления организацией

Любая деятельность по повышению эффективности системы управления начинается с диагностики (или аудита) системы управления компанией. Оценим смысл проведения диагностики компании со стороны клиента и консультанта:

1. Со стороны клиента. Клиенты часто недоумевают: "Ну зачем диагностика, и так все ясно - бардак и неразбериха, как у всех. Давайте сразу внедрять модель процессов "как надо"". Действительно, клиенту нет резона платить консультанту за то, чтобы тот искал, документировал, анализировал проблемы на предприятии. Почему? Да потому, что клиент уверен: он абсолютно точно знает, где слабые места, кого нужно уволить и что делать. На самом же деле в 67% случаев клиент даже не подозревает об истинных причинах проблем на своем предприятии.

2. Со стороны консультанта используются аргументы: "Давайте сначала проведем аудит системы управления, найдем в ней "узкие места", выявим факторы и причинно-следственные связи, приводящие к потерям, определим и продумаем пути их стратегического и оперативного решения". Понять консультанта необходимо - он не может сразу приступить к реорганизации системы управления предприятием (поскольку не знаком с системой управления и внутренними особенностями). Те консультанты, которые готовы сразу внедрять улучшения, по меньшей мере вводят клиента в заблуждение: время на оценку и диагностику все равно заложено в их план.

Симптомы, указывающие на необходимость проведения аудита системы управления в организации, следующие:

- большинству работников непонятно, по каким критериям их оценивают и что сделать, чтобы в следующем месяце получить заработную плату больше;

- в компании постоянно фиксируются непредсказуемые потери;

- информационная система отсутствует или существует, но необходимый отчет делает не меньше чем за сутки, и быстро принять верное управленческое решение практически невозможно;

- миссия, ценности, руководящие принципы компании декларируются, но в стратегических целях и конкретных показателях не выражены;

- на предприятии наблюдается непрерывная текучесть кадров, объясняемая "естественным отбором" или нелояльностью работников к компании;

- в компании существуют фиктивные должностные инструкции (модифицированный или устаревший интернет-вариант) - для видимости или на случай проверки;

- организационная структура не сформирована либо сформирована по принципам, непонятным большинству работников;

Цель диагностики системы управления: выявить резервы и пути повышения эффективности работы системы управления компанией.

Задачи диагностики системы управления:

- выявить резервы сокращения постоянных и переменных затрат;

- выявить резервы повышения рентабельности компании;

- выявить резервы повышения производительности труда и оборудования;

- выявить "узкие места", тормозящие развитие компании;

- выявить причинно-следственные связи, порождающие проблемы предприятия;

- разработать организационные, технические, информационные и технологические предложения с целью обеспечения реализации как краткосрочных, так и долгосрочных планов.

Возможны три варианта обследования уровня развития компании:

- внутренний аудит системы управления - собственными силами;

- внешний аудит системы управления - силами консультантов;

- комбинированный аудит системы управления - силами совместной рабочей группы консультантов и сотрудников компании.

Эти варианты разнятся по стоимости и рискам, каждый из них имеет свои положительные и отрицательные стороны, которые представлены в таблице.

Обычно на предприятиях с численностью персонала до 500 чел. диагностика системы управления занимает до одного месяца. Если численность предприятия от 500 до 1000 чел. - два месяца, а при численности свыше 1000 чел. потребуются значительные консультационные ресурсы. В таком случае лучше провести комбинированный аудит или аудит определенной области - например, логистический аудит либо выборочную диагностику процессов по принципу Паре-то (20% процессов, дающих 80% проблем).

Диагностика проводится по определенной программе, в составлении которой участвуют руководители проекта со стороны клиента и консультанта. Они совместно определяют оптимальный вариант отвлечения сотрудников от работы. Например, более рационально отвлекать сотрудников, приглашая их на час раньше начала рабочего дня, чем предлагать им оставаться после работы вечером. Отсутствие задержек на работе является действенным нематериальным фактором, который стимулирует лояльность и повышение производительности сотрудников. Если разделить время выполнения диагностики системы управления на четыре части, то окажется, что в первую и последнюю части будут больше времени отвлечены топ-менеджеры и руководители отделов, а во вторую и третью - младший управленческий персонал, специалисты и рабочие.

В общих чертах последовательность мероприятий по проведению аудита системы управления представляется следующей:

1. Создается рабочая группа с привлечением сотрудников как клиента, так и консультанта; определяются сроки выполнения работ, утверждаются формы отчетности и график проведения совещаний.

2. Происходит знакомство с руководителями соответствующего объекта, уровнем сложности проблем, возможными предложениями по их решению, предлагаемыми представителями предприятия. Оптимальный вариант выполнения этих задач - проведение обзорной экскурсии по всем подразделениям объекта (отделам, цехам, магазинам, торговым точкам, предприятиям холдинга), во время которой можно получить максимум информации о деятельности компании и состоянии ее бизнеса.

3. Составляются схема бизнес-модели и карта бизнес-процессов, выдвигаются предположения о наличии возможных "узких мест".

4. Проводится запрос вторичной информации

(т. е. уже обработанной информации в виде отчетов, инструкций, приказов, распоряжений и т. п.).

5. Определяются причинно-следственные связи, ведется поиск источника проблем.

6. Проводится экспертиза стратегии развития компании (карт, стратегических целей и программ работ по ее выполнению).

7. Предлагается перечень специальных рекомендаций для программы проведения работ.

8. Формируется аналитический отчет о результатах выполнения работ.

Таким образом, конечным продуктом диагностики системы управления является отчет с описанием текущего состояния бизнеса клиента, перечнями процессов, "узких мест", причинно-следственных связей и конкретных предложений путей реализации изменений.