Функции менеджмента. - Менеджмент – материалы лекций

Функции управления представляют собой специфический вид работ, обеспечивающий рациональную форму разделения труда работников управления. Ключевые слова управления: цель, функция, структура управления, методы управления (это дежурные вопросы на экзамене). Каждая конкретная функция управления выражает одну какую либо сторону производства и соответственно требует определенных специалистов, поэтому изучение функций управления – это исходная научная основа для формирования аппарата управления. Аппарат управления представляет собой систему взаимосвязанных и взаимодействующих звеньев и отдельных работников, наделенных соответствующими полномочиями и располагающими материально технической базой

     Классификация функций управления.

      Теория управления различает основные или общие и конкретные, специфические функции управления. Основу формы содержания процесса управления составляют следующие функции:

• функция планирования управленческого процесса и практически сводится к определению целей и путей их достижения.

Функция планирования представляет сложный процесс работы управленческого аппарата по определению миссии, целей и стратегии организации, распределению ресурсов, адаптации к факторам внешней и внутренней среды организации.

Первым, самым существенным решением при планировании будет выбор целей организации. Основная общая цель организации — четко выраженная причина ее осуществления — обозначается как ее миссия. Выбранные на ее основе цели служат в качестве критериев для всего последующего процесса принятия управленческих решений. Если управляющие не осведомлены о главной цели их организации, то у них не будет ориентира для выбора наилучшего варианта решения стоящих задач.

Современным инструментом управления развитием организации в условиях нарастающих изменений во внешней среде является стратегическое  управление. Стратегию организации можно представить как генеральный план действий, определяющий приоритеты стратегических задач, ресурсы и последовательность шагов по достижению стратегических целей.

В развитии методологии стратегического управления выделяют несколько шагов. Управление на основе контроля за исполнением, при котором реакция организаций на изменение появляется после совершения событий. Управление на основе экстраполяции, когда будущее можно предсказать путем экстраполяции прошлых тенденций. Управление на основе предвидения изменений, когда возникают неожиданные явления, однако можно еще предусмотреть будущие тенденции и определить реакцию на них путем выработки соответствующей стратегии. Управление на основе гибких экстренных решений в условиях стремительно возникающих. Стратегическое планирование — это процесс формирования миссии и целей организации, выбора специфических стратегий для определения и получения необходимых ресурсов и их распределение с целью обеспечения эффективной работы организации в будущем.

Содержание планирования стратегии сводится к поиску ответов на вопросы:

Где находится организация в настоящее время, какова стратегическая ситуация, в которой она находится?

В каком положении руководство организации хочет видеть ее в будущем?

Какие проблемы могут возникнуть в процессе осуществления целей?

Какие действия нужно предпринять для достижения целей руководства

• функция организации

Эта функция является базисной функцией менеджмента, содержание которой сводится к обеспечению нормальной, устойчивой работы организации.

Организация как основная функция менеджмента представляет собой вид управленческих действий, способов и средств по упорядочению совместной деятельности людей, сведению воедино всех специалистов организации, чтобы определить роль, ответственность, подотчетность для каждого из них.

В процессе организации создается структура организации, формируются подразделения, исходя из объема и содержания выполняемых задач, технологии и персонала. В подразделениях происходит сочетание людских материальных и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения намеченных планов.

Таким образом, организация самым тесным образом связана с реализацией функции планирования, является ее первым шагом. Необходимо структурировать ряд элементов, чтобы организация смогла выполнять свои планы и осуществлять поставленные цели. Нередко это требует перестройки структуры производства и управления с тем, чтобы повысить их гибкость и приспособляемость к требованиям рыночных отношений.

Важной задачей функции организации является coблюдение  условий для формирования такой культуры внутри организации, которая характеризуется высокой адаптивностью к изменениям, инновациям, единым для всей организации ценностям.

Следовательно, вне зависимости от масштабов и вида деятельности каждая организация должна быть неком образом организована. Выдвигается ряд принципов которыми целесообразно руководствоваться в процессе управления функции организации:

- Определение миссии, целей и задач организации;

- Определение видов деятельности по достижению поставленных целей;

- Определение рациональных форм разделения труда;

- Группировка видов деятельности (работ) и человеческих ресурсов в организационные структуры;

- Разработка структуры органов управления;

- Регламентация функций, подфункций, работ, операций;

- Установление прав и обязанностей аппарата управления и должностных лиц.

Работы функции организации должны выполнять все управленцы независимо от их ранга. Хотя концепция этой функции сводится к делегированию прав и ответственности по горизонтали и вертикали, однако решение о выборе структуры организации принимается руководством высшего звена управления. При этом задача менеджеров сводится к выбору организационной структуры, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации. Особую значимость приобретает разделение деятельности сотрудников и работ по горизонтали и вертикали.Следовательно, содержание функции организации сводится к трем основным направлениям:

- формирование организационной структуры организации, т.е. деления ее на подразделения и установление постоянных и временных взаимоотношений между ними;

- определение диапазона контроля и нормы управляемости, т.е. установление числа сотрудников, работой которых эффективно может управлять менеджер;

- установление взаимоотношений, полномочий и ответственности, которые принимают на себя руководители раз ных уровней и их исполнители.

• функция регулирования

Координация — это центральная функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача функции — достижение согласованных действий во времени и пространстве всех органов управления и должностных лиц, а также между cистемой в целом и внешней средой путем установления pациональных связей (коммуникаций) между ними.

Эта функция в управлении как бы дирижирует; другими функциями, обеспечивает динамизм в работе, создав гармонию взаимосвязей между звеньями организации. Xарактер содержания этих связей может быть самым различным и зависит от координируемых процессов и поступающей информации.

Для реализации этой функции может использоваться  информация в виде отчетов, докладных записок, а также принимаемых решений на совещаниях по возникающим проблемам.

На базе принятых форм связи устанавливается взаимодействие между подразделениями организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всего процесса управления (планирование, организация, мотивация и контроль), а также действия всех уровней управленцев.

Частью текущего координирования является регулирование, содержание которого направлено на поддержание требуемого соответствия между различными элементами системы, ликвидацию возможных отклонений от установленных норм, графиков и плановых заданий.

Сегодняшнее развитие производства связано с непрерывными изменениями ситуации, порождаемые как движением самой системы, так и окружающей средой. Возникающие изменения в производственном процессе устанавливаются на базе поступающей информации с помощью диспетчирования, что является формой оперативного регулирования.

• функция мотивации

Поведение человека всегда мотивировано и побуждает его к активным действиям удовлетворения различных потребностей, под которыми понимается нехватка чего-либо, вызывающая состояние дискомфорта.

Считается, что потребности могут быть естественными (к пище, воде и т. п.) и социальными (в признании, славе); врожденными (в общении) и приобретенными (обучении); первичными (в факторах, обеспечивающих выживаемость)  вторичными (в условиях развития личности); материальными и нематериальными.

При этом выделяют три уровня удовлетворения потребностей: минимальный обеспечивает выживание; нормальный вызывает способность трудиться эффективно; уровень роскоши, когда удовлетворение потребностей становится  целью или средством демонстрации высокого общественного положения. Когда появляются потребности у людей, то возникает и желание их удовлетворить, появляется интерес к тому, что позволит это сделать. Практика показывает, что побудительным мотивом, который управляет поступками людей, являются потребности.

Мотивация — это процесс, с помощью которого побуждается деятельность людей для достижения личностных целей и целей организации.

Мотивация может быть внутренней и внешней. Достижение внутренних мотивов людей производится посредством их личных качеств: отношение их к делу, создание соответствующих условий работы и точная постановка задачи, моральные обязательства и пр. Зная, какие мотиваторы побуждают человека к тем или иным действиям, можно с их помощью попытаться управлять поведением человека. Мотиваторами могут служить различные типы поощрения, наказания, принуждения. В зависимости от характера людей мотиватор может быть применен к человеку до начала и после завершения действия.

Рычагами внешней мотивации выступают стимулы, которые обеспечивают поведение человека путем расширения или ограничения его возможностей удовлетворять потребности.

Процесс использования различных стимулов для мотивирования людей называется процессом стимулирования, которое по содержанию бывает экономическим и неэкономическим. Сущность экономических стимулов сводится к тому, что при выполнении поставленных требований, человек получает выгоды, повышает свое благосостояние. К экономическим стимулам относятся: заработная плата, льготное предоставление путевок на отдых и лечение, обеспечение детскими учреждениями и т. д. Неэкономические стимулы делятся на организационные и моральные.  При этом мотиваторами выступают планирование профессионального развития и карьеры, продвижение по службе потребности работников в уважении со стороны окружаю щих, в самореализации и самовыражении и др.

Содержательные теории мотиваиии

Теория иерархии потребностей А. Маслоу. Маслоу из всего разнообразия потребностей выделяет пять:

1. Физиологические потребности. Они включают потребности в еде, убежище, отдыхе и сексуальные потребности.

2. Потребности в безопасности и уверенности в будущем. Сюда включены потребности в защите от физических и психологических посягательств со стороны окружающей i реды.

3. Социальные потребности. К ним относится чувство принадлежности к социальной группе (семья, родственники, друзья).

4. Потребности в уважении. Включают потребности в изложении со стороны окружающих, признание личных достижений, компетентность.

5. Потребности самовыражения — это потребность в реализации своих потенциальных возможностей и росте как личности.

Контроль можно представить как процесс, обеспечивающий достижение организацией  поставленных целей.

Для достижения намеченных целей процесс контроля устанавливает реальное положение дел в организации и выявляет резервы, устанавливает и поддерживает обратную связь, ориентирует руководителей, на что нужно обращать особо работе, играет корректирующую роль дальнейшей деятельности на основе полученных результатов.

В учебной управленческой литературе  приводится технология контроля, которая включает концепцию контроля, цели, нормы, методы, объем и область контроля

Считается, что систему контроля целесообразно осуществлять в соответствии с основными принципами.

1. Контроль должен быть всеохватывающим, т. е. держать в поле зрения основные сферы деятельности.

2. К контролю нужно привлекать весь персонал организации или ее значительную часть (лучше самоконтроль).

3. Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность.

4. Главная цель контроля - не исправление, а предотвращение ошибок

5. Контроль должен быть своевременным.

6. Система контроля должна быть экономичной и эффективной.

7. Контроль должен проводиться открыто и гласно.

Контроль классифицируют по объектам приложения, стадии их жизненного цикла, по субъектам, по интенсивности, степени охвата.

На практике существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

1 Предварительный контроль. Этот вид контроля, как явствует из самого названия, предшествует активной деятельности организации. Содержанием предварительного контроля выступают проверка готовности организации, производственного аппарата и структуры управления к работе, качество принимаемых решений и степень восприятия их исполнителями.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых ресурсов. В области человеческих ресурсов контроль сводится к анализу деловых и профессиональных знаний и навыков, знаний прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения. По отношению к материальным ресурсам проверяется наличие запасов сырья, материалов, комплектующих материалов, гарантированность поставок. В области финансовых ресурсов средством контроля является бюджет или смета, позволяющие проверять надежность их источников и обоснованность предстоящих расходов.

2        Текущий контроль. Он осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом выступают подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного руководителя. Систематический анализ работы подчиненных, обсуждение возникающих ситуаций и предложений по совершенствованию работы позволит исключить отклонения от установленных планов и действий.

Для осуществления текущего контроля руководителю необходима обратная связь. Она, применительно к процессу контроля, есть ни что иное, как данные о достаточных результатах, на базе ее результатов руководитель устанавли вает ход и уровень выполняемых заданий, возникающие непредвиденные проблемы и ошибки, корректировку своей линии поведения так, чтобы избежать отклонений организации от успешного выполнения поставленных целей.

3        Заключительный контроль. Практически такой bu;i контроля связан с оценкой достижения коллективом ила новых заданий и предполагает всесторонний анализ не только результатов работы за истекший период, но и слабых ее сторон. Данные заключительного контроля дают руководителю информацию для составления очередных планов.

Новыми понятиями в менеджменте стали мониторинг и контроллинг как функционально обособленные направления  экономической деятельности организации, связанны с реализацией функций управления.

Контроллинг — новое направление в теории и практике менеджмента, возникающее на стыке экономического анализа, планирования, управленческого учета и процессов..

Конроллинг в управленческой литературе представлен как совокупность способов управления, ориентированных на достижение общих целей и результатов деятельности фирмы. При этом различается оперативный контроллинг — это система управления по решению текущих задач и стратегический контроллинг — направленный на обеспечение выживаемости фирмы, достижения стратегических целей.

 Основным элементом в механизме контроллинга выступает управленческий учет и анализ оценки текущего состояния результатов деятельности фирмы. При этом главной целью механизма является обеспечение в управленческом процессе обратной связи и представление менеджеру своевременной информации для принятия управленческого решения.

Мониторинг — это комплекс наблюдений и исследований, определяющих изменения в окружающей среде, вызванные деятельностью человека с целью своевременной оценки возникающих ситуаций.

Несомненно, что в будущих контрольных системах будут использованы новые концепции контроллинга и мониторинга, но базис, на котором они создаются, останется тем же.

В практической деятельности руководители всех уровней используют все функции менеджмента. Однако затраты времени и усилий на выполнение различных функций в значительной степени зависят от места менеджера на служебной лестнице. Менеджеры высшего уровня большую

часть рабочего времени тратят на осуществление функций планирования и контроля, руководители больше заняты выполнением повседневных заданий, организацией труда исполнителей. По мере продвижения по службе менеджер начинает больше прикладывать усилий на планирование и все меньше на организацию труда рабочих.

Конкретные функции – это устойчивые, наиболее часто повторяющиеся операции процедуры по управлению производственными процессами, выполняемые коллективом или отдельным работником. Взаимосвязь между основными и конкретными функциями состоит в том, что в каждой конкретной функции, которых может быть множество, присутствует в той или иной степени в основной функции, составляющих содержание процесса управления.