Визитная карточка и ее роль в деловых контактах

Обязательным атрибутом первой встречи с деловым партнером является обмен визитными карточками. В деловых контактах они играют огромную роль.

  Особенности оформления визитных карточек

1. Визитная карточка должна быть отпечатана на русском языке (для российских граждан, разумеется), а на обороте — на английском, французском или на языке страны пребывания.

2. В ней надо максимально доступно для иностранцев указать не только свою должность (не «заместитель директора», но «заместитель директора по финансовым вопросам»), но и реальную сферу интересов, полномочия; обязательно должны быть почтовый адрес фирмы, номера телефона, факса и телекса, а также телефон секретаря.

3. Маленькая и вполне невинная хитрость заключается в том, что наличие двух-трех телефонов на карточке создает у деловых партнеров впечатление, что они имеют дело с солидной фирмой, обладающей большим штатом сотрудников.

Так же можно почерпнуть некоторые сведения о партнерах, если проанализировать визитные карточки, полученные ранее. К примеру, если фирма имеет собственное здание, а не арендует контору, — это признак финансовой прочности. С другой стороны, если арендованный офис занимает этаж в шикарном деловом небоскребе в центре города, — это одно, а если ютится где-то на задворках, хоть и в собственном доме, — это совсем другое. Наличие на карточке номеров внутренней связи указывает, что у компании есть собственный коммутатор, а это свидетельствует о многочисленности ее персонала и, значит, солидности.

 Особенности обмена визитными карточками

1. Обмен визитными карточками ведется строго по ранжиру, начиная с самых высокопоставленных членов делегации. Поэтому заранее договоритесь с сопровождающими или переводчиками, чтобы они незаметно показали боссов, иначе можно попасть впросак. Такая задача облегчается при визите за рубеж, поскольку, согласно этикету, первыми должны вручать свои визитные карточки хозяева. Этим правилам особенно строго следуют японцы и корейцы.

2. Карточку полагается передавать партнеру так, чтобы он мог сразу прочитать ее вслух. При этом следует вслух произнести свою фамилию, чтобы иностранец мог более или менее ее усвоить.

Американцы, как правило, сразу предлагают называть друг друга по именам, как у них принято. Но если перенести этот способ общения на церемонных азиатских бизнесменов, это может серьезно повредить переговорам. Лучше называть японца по фамилии, добавляя к ней «сан» — господин, а китайцев и корейцев — «мистер» («мистер Ван» или «мистер Пак» и т.п.). Однако и в этом регионе есть исключения. Например, таиландцы предпочитают, чтобы их называли по именам. В Австралии даже высокопоставленные лица требуют, чтобы их именовали запросто Дик или Боб.

3. Вручать визитные карточки необходимо обеими руками или только правой. При этом вручающий и принимающий обмениваются легкими поклонами. Приняв визитную карточку, нужно прочитать вслух имя партнера, уяснить его должность и положение.

Во время переговоров следует положить карточки перед собой, расположив их в том же порядке, в каком сидят партнеры.

Ни в коем случае нельзя мять чужие визитные карточки, делать на них пометки, вертеть в руках на глазах у хозяина. Это воспринимается как неуважение.

4. Если вы посылаете свою визитную карточку, то в зависимости от конкретного случая в левом нижнем углу визитной карточки карандашом или чернилами пишутся буквы латинского алфавита (начальные буквы французских слов):

р.р. (pour presenter) — в случае заочного представления нового работника; карточка посылается его руководителем, и на ней ничего не пишется. Ответ дается визитной карточкой без надписей в адрес представляемого лица;

p.f. (pour feliciter) — в случае поздравления. Ответ дается визитной карточкой с надписью р.г.;

p.f.N.A. (pour feliciter Nouvel An) — в случае поздравления с Новым годом. Ответ дается визитной карточкой с надписью р.г.;

р.с. (pour condolence) — в случае соболезнования. Ответ дается визитной карточкой с надписью р.г.;

р.г. (pour remercier) — в случае выражения благодарности;

р.р.с. (pour prendre conge) — в случае окончательного отъезда из страны пребывания (вместо личного визита). Ответ не дается.

5. В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с адресатом на визитных карточках делаются и другие надписи, обязательно в третьем лице. Например: «благодарит за новогоднее поздравление», «поздравляет с национальным праздником», «благодарит за внимание». «с наилучшими пожеланиями» и т.д.

На визитных карточках, посылаемых в одном конверте сразу нескольким лицам, например, в ассоциацию, на фирму и др., в верхнем левом углу каждой визитной карточки пишется фамилия лица, которому она адресована, например: «Г-ну Рокфору».

6. Визитные карточки либо лично вручаются адресату. либо оставляются у него дома при его отсутствии, либо посылаются с курьером или по почте. В карточках, завозимых лично, загибают верхний правый угол, но считается грубым нарушением этикета, если загнутую карточку поручают завезти курьеру или пересылают по почте.

На полученные или завезенные визитные карточки полагается дать ответ визитными же карточками в течение 24 часов.

Деловому человеку всегда надо иметь при себе не менее десяти своих визитных карточек.