Логико-смысловые ошибки

Чтобы выполнить свое назначение, документ должен быть правильно построен с логической точки зрения. Необходимыми качествами любого текста, в том числе и делового, являются точность, определенность, непротиворечивость, обоснованность, т.е. текст должен отвечать требованиям законов логики. На практике же эти  качества часто нарушаются в силу того, что составитель документа не знает или не понимает различий между письменной и устной  речью. Рассмотрим  основные виды логико-смысловых ошибок и пути их преодоления.

Смещенное логическое ударение

В каждом предложении устной или письменной речи имеется логически ударное слово. Это то слово, которому придается особый смысл. В устной речи логически ударным может быть любое слово, выделенное интонационно.

Необходимо помнить, что в  письменной речи, но законам зрительного восприятия, логическое ударение падает на последнее слово перед точкой в простом и сложном предложениях, а также на последнее слово перед запятой в середине сложного предложения.

Например, в предложении: "Решение было принято единогласно" логическое ударение и смысловой акцент стоят на последнем слове "единогласно". Если же изменить порядок слов в предложении – "Единогласно было принято решение", то логическое ударение выделяет слово "решение".

Не зная этой закономерности восприятия письменного текста, составитель документа может неправильно расположить слова в предложении, а читающий воспримет логическое ударение (самое значимое слово) не там, где его мыслил пишущий. Возникает смещенное логическое ударение.

Составитель или редактор текста должен знать приемы, с помощью которых можно в письменной речи выделить какое-либо слово, сделав его логически ударным.

Чтобы выделить логически значимое слово, можно:

• переставить слово в ударную позицию. Например: "Выработанный навык будет безотказно действовать". Автору-составителю документа надо подчеркнуть слово "безотказно", с этой целью данное слово переставляется в ударную позицию (конец предложения, перед точкой), т.е. фраза будет такой: "Выработанный навык будет действовать безотказно";

• выделить важное в смысловом отношении слово с помощью введения специальных слов-усилителей. Словами-усилителями могут быть различные частицы, союзы, наречия: ли, же, именно, как раз, лишь, и, даже, чрезвычайно, необычайно, совершенно, абсолютно и др. Обычно слова-усилители выделяют следующее за ними слово. Например: "Проведено чрезвычайно важное исследование", "Именно в этом состояла ошибка докладчика", "Остановимся в заключение лишь на последнем пункте программы";

• использовать противопоставление, выраженное с помощью конструкций с соотносительными элементами (не... а; не только ... но и; как ... так и др.). Например: "Важен не только данный подход, но и все другие", "Необходимо следить за выполнением как собственных решений, так и решений областных организаций";

• выделить нужное слово с помощью шрифтовых и знаковых средств. Для передачи логического ударения часто применяются курсив, полужирный шрифт, прописные буквы и другие графические средства. Например: "Используются прописные буквы для выделения вида документа: ДОВЕРЕННОСТЬ; ЗАЯВЛЕНИЕ; ПРИКАЗ".

Ошибочная смысловая связь слов

Слова, находящиеся рядом в предложении, образуют смысловую связь. Неправильно построенное предложение формирует в сознании читающего ошибочную смысловую связь. Это одна из самых распространенных и грубых ошибок, влияющих на понимание. Например: "Всем членам комитета заблаговременно раздаются материалы к заседаниям, которые содержат необходимые проекты решений". В данном предложении содержится смысловая ошибка: создается впечатление, что заседания, а не материалы содержат необходимые проекты решений. Существуют различные способы исправления ошибок подобного рода.

В данном случае необходимо, во-первых, найти ошибочную смысловую связь, во-вторых, определить правильную смысловую связь и, наконец, сблизить элементы правильной смысловой связи. Тогда в приведенном примере получится: "Всем членам комитета к заседаниям заблаговременно раздаются материалы, содержащие необходимые проекты решений".

В другом случае, найдя ошибочную смысловую связь, приходится заменять слова или даже перестраивать все предложение, например, предложение с грубой смысловой и этической ошибкой: "Сотрудники пожелали уходящему на пенсию коллеге избавления от болезней и долголетней жизни".

Это предложение нуждается в серьезной редакторской правке. Возможно следующее исправление, соответствующее официально-деловому стилю речи и языку документа: "Сотрудники пожелали уходящему на пенсию коллеге здоровья и долгих лет жизни".

Пропуск логического звена

Характерным недостатком при построении письменного текста является непреднамеренный пропуск необходимого структурного элемента. Основная причина подобных ошибок в том, что неопытный составитель документа переносит навыки устной речи, где, действительно, многое понятно без слов, на процесс создания письменного текста, в котором, как известно, должно быть более полное, развернутое выражение мысли. Широкое использование неполных предложений в устном общении является нормой, в книжно-письменных стилях неполные предложения употребляются весьма ограниченно.

В деловой письменной речи каждое предложение представляет собой развернутое определение, в котором находятся все необходимые структурные элементы. Вне контекста в предложении не должно быть неясностей.

Отметим некоторые типичные ошибки в употреблении предложений без необходимых для письменной речи структурных элементов. Возможны следующие пропуски:

• пропуск пояснительных слов, относящихся к причастию:

• пропуск второстепенных членов предложения:

• пропуск слов в устойчивых словосочетаниях:

• пропуск средств связи придаточной части сложноподчиненного предложения с главным:

 Использование лишних слов

 Однако полнота и распространенность письменного текста не должны приводить к его избыточности. Составитель документа должен помнить, что любая официальная бумага должна быть одновременно и полной (самодостаточной), и краткой (без излишней избыточности). Приведем пример избыточности в деловом тексте: "В декабре месяце этого года на конференции собралось тридцать человек избирателей". В данном предложении можно обойтись без двух лишних слов, тогда получится: "В декабре этого года на конференции собралось тридцать избирателей".

Часто в документах встречаются следующие избыточные выражения: промышленная индустрия; форсировать ускоренными темпами; потерпеть полное фиаско; абсолютная гарантия; временная отсрочка; консенсус мнений; добавить дополнительно; предварительное предупреждение; полностью искоренить; наиболее оптимальный; отложен на позднее и многие другие.

Ошибочность данных словосочетаний не вызывает сомнений, однако они продолжают использоваться в деловой речи. Лишние слова в словосочетаниях называются плеоназмом.

• Плеоназм (от греч. pleonasmos – излишество) – частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание.

Например: памятный сувенир (сувенир – подарок на память); передовой авангард (авангард – те, кто впереди); совместное сотрудничество (сотрудничество – совместная работа).

Одной из причин плеоназма является неуместное употребление иностранной лексики. Наличие плеоназмов в тексте – это неумение выразить мысль точно и лаконично. Когда мы пишем 150 рублей, нет необходимости добавлять денег (или денежных средств).

Однако оценка правильности или неправильности словоупотребления требует большой осторожности. Например, неправильно словосочетание прейскурант цен (прейскурант – это и есть перечень цен), однако вполне допустимы выражения прейскурант розничных цен, в рамках которых понятие "цены" конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильно написать: своя автобиография (автобиография – описание собственной жизни), однако в определенных контекстах употребление этого словосочетания вполне оправданно: опубликовать свою (не другого человека) автобиографию. Можно указать ряд плеонастических словосочетаний, которые закрепились в речи и не воспринимаются как словесная избыточность: информационное сообщение, период времени, монументальный памятник, реальная действительность и др.

Особенно неблагозвучны лексические повторы, называемые тавтологией: очевидна польза от использования, следует учитывать следующие факторы, данное явление полностью проявляется в условиях.

• Тавтология – смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова.

Тавтология затрудняет восприятие фразы, так как привлекает к себе излишнее внимание читающего. Поэтому одно из соседствующих однокоренных слов следует заменить: очевидна польза от применения, необходимо учитывать следующие факторы, данное явление полностью раскрывается в условиях.

Тщательный отбор каждого слова в предложении позволяет оставить в тексте только существенное, исключив ненужное, мешающее пониманию смысла.

Нарушение логико-смысловых отношений

Для документа очень важна логика изложения материала. Если автор допускает логические ошибки, то нарушаются и смысловые отношения в тексте. Логическая связь между суждениями выражается самыми разными языковыми средствами: местоимениями, союзами, союзными словами и оборотами, специальными предложениями и даже знаками препинания. По ходу составления текста необходимо соотносить значение каждого языкового средства с теми логическими отношениями, которые оно выражает.

Каковы же основные языковые средства для организации логически связного текста?

Воспользуемся таблицей, предложенной Л. Н. Барыкиной в "Практическом пособии по развитию навыков письменной речи", и выделим из нее только те языковые средства, которые используются при создании письменного текста делового характера.

Выражению в тексте логических и смысловых отношений служат и определенные знаки препинания, они помогают в оформлении смыслового членения фразы, указывают на смысловые оттенки в тексте.

Знаки препинания и логико-смысловые отношения в тексте

Запятая в ряду однородных членов должна указывать на логическую однородность перечисляемых понятий, их смысловую однотипность. Например: "Просим Вас выслать календарный план семинара, условия оплаты и размеры платы за обучение..."

Двоеточие подразумевает либо объяснительные, либо причинные отношения между частями. Например: "К письму необходимо приложить следующие документы: отчет об использовании сметы, справку об остатках средств". Двоеточие указывает на объяснительные отношения – "а именно".

Тире указывает на отношения следствия. Например: "Конференция состоится только через месяц – доклады можно присылать позднее". Вместо тире можно поставить слово "поэтому" – отношения следствия.

Скобки указывают на то, что помещенная в них информация носит вторичный, дополнительный характер по отношению к главной. Например: "Доводим до Вашего сведения, что при подготовке должностных инструкций (должностных обязанностей) следует руководствоваться..."

Кавычки – знак "чужеродности" заключенных в них слов, словосочетаний и фраз в основном тексте. В кавычки обычно заключается условное название какого-либо ведомства.

В одном предложении можно часто использовать сочетание различных знаков препинания. Например: "К существенным условиям договора аренды в ОАО “Экспорт” относятся; срок (по истечении которого имущество должно быть возвращено арендодателю), возмездность (сумма арендной платы – платы за пользование), порядок внесения платежей, ответственность". В данном фрагменте из договора аренды представлены самые разные логико-смысловые отношения, выраженные с помощью знаков препинания.

Любое нарушение логической и смысловой структуры высказывания предопределяет возможность вариативного толкования  текста, что не позволяет ему в полной мере осуществлять свое назначение – однозначно руководить действиями людей.