Синтаксические ошибки - Типичные ошибки в деловой письменной речи

Синтаксис деловой речи имеет свои существенные особенности, отличающие его от синтаксиса разговорной речи. Это определяется, прежде всего, наличием в языке документа набора готовых синтаксических конструкций для выражения стандартных действий и обстоятельств.

• Синтаксис – раздел языкознания, предметом которого являются словосочетания и целостные предложения в структуре текста.

В деловой письменной речи простые предложения достигают нескольких сотен слов, и это не противоречит требованиям, предъявляемым к языку документов (в отличие от устной речи, где длина предложения ограничивается способностью человека охватить сознанием весь объем этого предложения), но значительно усложняет работу составителя документа. Неверное построение синтаксических конструкций  зачастую влечет за собой   пунктуационные ошибки.

Основной синтаксической ошибкой, которую можно обнаружить в документе или деловой бумаге, является проникновение в деловую речь элементов, моделей и конструкций из разговорной речи.

Неправильное использование устойчивых словосочетаний

Многократно повторяющиеся административно-производственные ситуации находят свое отражение в ограниченном наборе речевых формул.

Например: приказ издается, должностные оклады – устанавливаются, контроль – возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор объявляется, порицание выносится и т.д.

Стандартные обороты речи приобретают устойчивый характер, по своей роли они приближаются к фразеологизмам. Например, мы можем написать: допустить нарушение, ошибку, просчет, но нельзя написать: допустить дефект, брак, поломки, хищения. Или: можно удешевить товары и продукты, но нельзя удешевить себестоимость – себестоимость можно снизить.

Часто встречаются ошибки в употреблении следующих словосочетаний.

Ошибок, нарушающих устойчивость словосочетаний официально-деловой речи, можно допустить в документах большое количество, поэтому составитель документа должен как можно чаще обращаться к словарю и уточнять сочетаемость тех или иных слов.

Необходимо помнить, что управляющее слово – это слово, которое диктует употребление определенной предложно-падежной формы следующего за ним слова.

Неправильное употребление падежа и предлога после управляющих слов

При подготовке документа часто приходится сталкиваться с вопросом синтаксического управления – выбором надлежащей формы и нужного предлога. Составители служебных документов нередко допускают неправильное употребление падежа. Наиболее распространенной является ошибка в употреблении существительного в родительном падеже вместо других падежей. Например, слово руководство требует после себя не родительного, а творительного падежа:

Неправильное использование падежа или предлога после управляющего слова чаще всего наблюдается в документах в случае употребления близких по смыслу слов. Так, слово озабоченность должно употребляться в сочетании с формой творительного падежа существительного без предлога: озабоченность делами. Но под влиянием близких ему по значению слов, которые употребляются в сочетании с предлогами о и за (забота о родителях, тревога за детей), слово «озабоченность» нередко ошибочно употребляют в сочетании с теми же предлогами.

Смешение предложно-падежных конструкций – это одна из наиболее частых речевых ошибок. Составителям документов следует знать правильный падеж после определенных слов. Отличия предложно-падежных конструкций после близких по значению слов:

Неправильное согласование слов

В русском языке существуют трудности, связанные с решением вопроса о том, как согласовать члены предложения в роде, числе и падеже. Как написать: "Большинство голосовало против"? Это грамматическое согласование? Или согласовать по смыслу: "Большинство голосовали против". Или как правильно сказать: "наша директор предприятия Куликова" или "наш директор предприятия Куликова"?

Правила согласования.

1. Если употребляется подлежащее со словами большинство, меньшинство, множество, ряд, масть, много, немало, несколько, то сказуемое ставится в форме единственного числа (если речь идет о неодушевленном существительном или если сказуемое находится рядом с ранее указанными словами). Например: "Ряд предложений проекта не подкреплен нужными расчетами" (ряд предложений – неодушевленное существительное) или "Большинство голосовало против" (сказуемое находится рядом со словом "большинство").

Если же сказуемое значительно удалено от подлежащего, но автор хочет подчеркнуть одушевленность главного существительного, то используется форма множественного числа: "Большинство участников Всероссийской конференции по экологии голосовали против" (существительное участники – одушевленное, и оно значительно удалено от слова «большинство»).

2. Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, то оно согласуется с главным словом сочетания. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте. Например: новый вагон-лаборатория; уникальный музей-квартира; известная женщина-хирург.

3. Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения, определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным. Например: ваш директор завода Иванова Н. П.; наш начальник цеха Петрова, старший инженер Яковлева; новый лаборант Серова.

Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием. Например: выступившая на собрании заместитель декана по научной работе доцент Сидорова; принимавшая участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексеева.

4. Если определение относится к сочетанию существительного с числительными два, три, четыре, то оно обычно ставится в форме родительного падежа, когда относится к словам мужского рода, и в форме именительного падежа, когда относится к словам женского рода. Например: два кадровых работника (родительный падеж); три молодых специалиста (родительный падеж); две новые сотрудницы (именительный падеж).

5. Если речь идет о согласовании географического названия с родовыми наименованиями, то, в отличие от общелитературного употребления, в языке документов обычно названия городов, сел, деревень, станций и т.д. не изменяются и не согласуются с родовыми наименованиями. Например: в городе Тула; в поселке Пушкино; на реке Волга; на станции Луговая.

Неправильный порядок слов в предложении

Как известно, в русском языке существует свободный порядок слов в предложении. Это значит, что члены предложения не имеют своего постоянного места. Взаимное их расположение зависит от типа предложения и от желания говорящего или пишущего подчеркнуть смысловую значимость того или иного слова. Однако следует помнить, что свобода порядка слов в предложении относительна. Неоправданное или непродуманное изменение порядка слов воспринимается как ошибка. В официально-деловой речи из-за нарушения правильного порядка слов трудно бывает установить, кто (или что) является субъектом действия.

В данном случае субъектом действия является завод, поэтому слово завод должно стоять в начале предложения.

Необходимо помнить, что в языке документа только прямой порядок слов (сначала подлежащее, затем сказуемое) обеспечивает адекватное понимание предложения.

В русской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу фразы, и всякая перестановка слов меняет смысл предложения.

Рассмотрим три примера.

1. Все недочеты должны быть устранены в ближайшие сроки.

2. В ближайшие сроки должны быть устранены все недочеты.

3. В ближайшие сроки все недочеты должны быть устранены.

В первом предложении говорится о времени, в течение которого должны быть устранены недочеты; во втором констатируется, что должно быть устранено; в третьем указывается, что должно быть сделано в ближайшие сроки. Определенный порядок слов позволяет изменить смысловые акценты.

Иногда нарушенный порядок слов создает возможность двоякого толкования, что недопустимо в языке документов.

В левом предложении непонятно, к чему относятся слова в конце года. Может быть, расценки уточняются в конце года или определение фонда оплаты в конце года. Словосочетание в конце года необходимо переместить, и тогда предложение будет иметь только один смысл.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов

Для деловой письменной речи характерно употребление деепричастных оборотов, которые делают эту речь более компактной. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Однако составители деловых бумаг часто допускают ошибки в употреблении деепричастных оборотов.

Необходимо помнить, что  в предложении с деепричастным оборотом должен быть единый субъект действия в именительном падеже.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов можно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

В левом предложении нарушено основное условие употребления деепричастного оборота: здесь действия, выраженные глаголом-сказуемым и деепричастным оборотом, не относятся к единому субъекту.

Незнание структуры сложного предложения

 Нередко составители документов неоправданно усложняют текст, что затрудняет понимание основной мысли. Появляются документы, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами. Мы знаем, что специфика документа требует пристального внимания к деталям изложения, но не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать различными способами.

Способы упрощения сложных синтаксических конструкций:

1. Разбивка сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

2. Замена придаточного предложения синонимичными причастными и деепричастными оборотами.

Причастный оборот может следовать за определяемым словом или предшествовать ему. Наиболее распространено в деловой речи расположение причастного оборота после определяемого слова. Причем следует обратить внимание на то, что не допускается соединение причастных и деепричастных оборотов с придаточными предложениями в качестве однородных синтаксических членов.

3. Замена придаточного предложения синонимичными конструкциями с отглагольными существительными. Активное использование этих конструкций помогает упростить синтаксис делового текста.