Форма делового письма. Основные части.

Шапка на фирменном бланке.

Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она содержит название фирмы и почтовый адрес.

Как дополнение может указываться номер телефона, факса, адрес электронной почты и сайта, телеграфный адрес (он может быть внизу листа).

По законодательству некоторых стан на бланке требуется определенная дополнительная информация. Например, акционерное общество с ограниченной ответственностью в Британии должно указывать имена своих директоров, адрес своего зарегистрированного офиса, место регистрации и регистрационный номер. Многие шапки имеют напечатанные слова, указывающие место, оставленное для ссылок.

Ссылки и дата.

Ссылка состоит из инициалов исполнителя и его контактный телефон. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие отдел или сектор пишущего, номер дела и т.д. (в британских письмах ссылка обычно помещена над датой, в американских письмах она указывается в левом нижнем углу листа письма).

Дату можно писать по-разному. В Великобритании обычно порядок таков: день, месяц, год

10 декабря 19... или 10-ое декабря, 19...

Американцы обычно ставят сначала месяц, за которым следует день и год: Декабрь 10, 19... (форма 10 декабрь 19... также широко используется в Соединенных Штатах).

Международная организация по стандартизации (ISO) рекомендует следующую цифровую форму в таком порядке - год, месяц и день:

19...-12-10

Другие цифровые формы, как 10-12-19..., 10.12.19..., 10/12/19... не должны применяться в деловых письмах, т.к. они легко могли бы внести путаницу. (10/12 означает 10 декабря или 12 октября).

Внутренний адрес.

Название. Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы, принадлежащие одному лицу (в Соединенных Штатах называемые единоличной собственностью), могут быть зарегистрированы под именем собственным (именем основателя или владельца) или под нарицательным именем (Mother Nature Health Food Store). Типичные примеры товариществ: Brown, Smith & Johnson, Brown & Co, Baker & Son Green Bros. В названиях некоторых товариществ нет собственных имен. Названия государственных компаний Великобритании включают в себя сокращение PLC (plc), а частные компании с ограниченной ответственностью - слово Limited (Ltd). Американские корпорации имеют названия, оканчивающиеся словом Company (Co), Corporation (Corp) или Incorporated (Inc); Pty Ltd (Propriety Limited) обозначает частные компании с ограниченной ответственностью в Австралии и Южной Африке; Pte. Ltd - сокращение, используемое частными компаниями в Сингапуре.

Титулы. Мистер Mr., Миссис Mrs. и Мисс Miss обычные вежливые формы обращения. Иногда вместо мистера Mr. после полного имени адресата ставиться Esq (Esquire), эсквайр, как знак уважения (редко употребляемое в Соединенных Штатах). Множественная форма Messrs (Messieurs) и мадам Mmes (Mesdames) используется тогда, когда пишут двум или более мужчинам или женщинам, как отдельным лицам или как членам товариществ. Если партнерами товарищества являются как женщины, так и мужчины то форма обращения Messrs наиболее подходящая. К фирмам и товариществам, не имеющим в своих названиях имен собственных, такая форма обращения не подходит. (В Соединенных Штатах не принято обращаться к членам товариществ Messrs или Mmes.

Messrs. Smith & Co, но Smith & Co Ltd

Этикет требует также, чтобы в обращении были указаны академические степени доктора и профессора. (Низшие академические звания, так как В.А. и М.А. употребляются редко). К обладателю докторской степени обращаются Dr, или после имени ставят буквы, указывающие его (или ее) докторскую степень в конкретной области. Если адресат не является доктором медицины последняя форма предпочтительна. При обращении к лицу, занимающему (или ранее занимавшему) должность профессора, обращаются Professor (Prof.).

П р и м е ч а н и е. Как правило, во внутреннем адресе упоминается только один титул. Исключениями в этом правиле будут, например The Rev. Mr Baker and Henry Green, Esq.,Ph.D. Титулы, обозначающие должность человека или положение, как Managing Director, President, Secretary, Sales Manager ставятся ниже или после имени.

The manager

Lloyds Bank

The secretary

Smith & Co Ltd

К зарегистрированным компаниям и другим корпоративным органам часто обращаются через официальное лицо, имя которого не упоминается.

Почтовый адрес. Почтовый адрес состоит из номера дома и улицы; местности; названия округа, штата или провинции; почтового кода. В зарубежной корреспонденции необходимо добавить название страны назначения (на языке страны отправителя). Если у адресата имеется почтовый ящик, то номер почтового ящика проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо посылают на временный адрес человека (или частное письмо человеку на адрес компании), то используют сокращение c/o (care of)

Mr Jeorge Broun

c/o Hilton Hotel

Почтовый адрес может содержать специальные инструкции для почты и/или адресата.

(By) Air Mail                                 Авиапочтой

Registred (Mail)                            Заказной корреспонденцией

Express Delivery                           Срочная доставка

Poste Restante                               До востребования

To be called for                             До востребования

Printed matter                                Бандероль

Please forward                              Пожалуйста направьте

To be forward                                Переслать (отправить по месту назначения)

If undelivered, return to:               В случае неполучения адресатом письма, вернуть

Urgent                                           Срочное

Personal                                        Личное

Confidential                                   Конфиденциальное

Письмо помеченное Personal (личное), не должно распечатываться никем, кроме самого адресата; письмо помеченное Confidential (конфиденциальное), может быть распечатано также личным помощником или секретарем.

Вступительное обращение и заключительная форма вежливости.

Вступительное обращение и заключительная формула вежливости представляют собой общепринятые стандартные формулы, играющие в письмах ту же роль, какую в разговоре играют соответственно выражения good morning и good-bye. Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под внутренним адресом, а заключительная формула - на правой, в конце основного текста (см. образец). Обе формулы пишутся на отдельных строках. В настоящее время в деловых письмах наиболее распространены нижеследующие формулы вежливости.

1. В письмах к фирмам и организациям:

          Вступительное обращение:

Обращение Gentlemen употребляется главным образом в США.

В США распространена также формула Yours very truly и ряд других формул. В Англии наиболее употребительными формулами являются Dear Sirs и Yours Faithfully.

         

2.В письмах к отдельным лицам:
Вступительное обращение:
Dear Sir
Dear Madam (как к замужним так и незамужним)

          Заключительные формулы:

Заключительная фраза Yours truly или Yours very truly, которая необычна для Великобритании, также считается менее официальной, чем Yours faithfully. Обращения Dear Sir и Dear Madam к отдельным лицам являются строго официальными. Однако, если письмо адресуется хорошо знакомому лицу и не носит официального характера, то во вступительном обращении слова Sir, Madam заменяются фамилией лица с предшествующим Mr., Mrs., или Miss; имя или инициалы адресата при этом обычно опускаются;

В этих случаях в качестве заключительной формулы обычно употребляется Yours sincerely или Yours very sincerely (искренне Ваш(а)).
Письма, начинающиеся с неофициального приветствия (например, Dear Tommy) завершаются дружескими фразами, такими как With best regards, With kind regards (с наилучшими пожеланиями) и т.д., часто в сочетании Yours sincerely.
Подходящие заключительные фразы для неофициальных писем это, вдобавок к Yours sincerely (Sincerely yours) - Sincerely, Yours cordially, Cordially yours, Cordially; им могут предшествовать With best regard и т.д.
После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США), а после заключительной формулы - запятая.
Надо избегать причастных оборотов, за которыми следуют такие заключительные фразы, как I am, we are, we remain. Не пишите, например, Hoping you will agree to our suggestion, we... , пишите: We hope you will agree to our suggestion. Yours faithfully.