Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при" решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде. Многие виды управленческих документов Предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонд России и подлежат сдаче в государственные архивы.
Особое значение имеют документы по личному составу отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствуют требований ТК и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.
В наше время, для того, чтобы развивать организацию в целом, необходимо установить единую систему делопроизводства. Для тщательного рассмотрения и качественной подготовки документов, рациональной организации их учета, хранения, поиска и контроля за исполнением, с целью создания условий, способствующих своевременному исполнению документов вышестоящих органов, других поступающих документов, а также заданий и поручений руководства введен стандарт организации делопроизводства предприятия.
Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.
Координация действий менеджеров происходит при подготовке документов - планов, приказов, предложений, направляемых в другие организации, ответов на распоряжения и запросы властей и т.д. Обычно один из сотрудников, назовём его Исполнителем - готовит первоначальный вариант документа, который рассылается на отзыв заинтересованным в нём менеджерам. Затем составляется сводка отзывов, после чего собирают так называемое согласительное совещание, на которое приглашают всех тех, с чьим мнением Исполнитель не согласен. В результате дискуссии по ряду позиций достигается компромисс, и возражения снимаются. Окончательное решение по проекту документа с учетом оставшихся возражений принимает высшая инстанция в данной организации.
Во многих случаях эта процедура заменяется на визирование, при котором свое согласие менеджеры выражают, накладывая на документ визу, т.е. расписываясь (иногда добавляя несколько слов по затрагиваемой проблеме). Например, подготовленное для отправки в другую организацию письмо визируют руководители нескольких отделов, генеральный директор его подписывает от имени фирмы, не вникая в суть (поскольку каждый день он подписывает десятки писем, то вникать в каждое некогда). Адресату уходит письмо, на котором должны быть указаны телефон и фамилия Исполнителя (поскольку адресат тоже хорошо знаком с процедурой подготовки документов и что по конкретным вопросам надо обращаться к Исполнителю, а не к Генеральному директору). В архиве фирмы остаётся письмо с визами, в случае необходимости легко выяснить, кто составил и одобрил документ.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему