Коммуникации в организации: значение, направление, элементы, модели, типы.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.

В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента;

• отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и
  передающее ее;
• сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;
• канал, средство передачи информации;
• получатель   -   лицо,   которому   предназначена   информация   и   которое
  интерпретирует ее.

    При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько
взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать
канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили
исходную идею. Указанные этапы таковы:

• зарождение идеи;
• кодирование и выбор канала.  Отправитель должен с помощью символов
  закодировать    информацию,    используя    слова,    интонации    и    жесты.
  Кодирование превращает идею  в  сообщение.  К общеизвестным каналам
  относятся передача речи и письменных материалов, электронные средства
  связи,   включая  компьютерные   сети,  электронную   почту,   видеоленты  и
  видеоконференции.    Часто   для   достижения    эффективности    сообщения
  используют два или большее число средств коммуникаций;
• передача сообщений;
• декодирование - перевод символов отправителя в мысли получателя.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.

Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам устранять  помехи.   Источники   помех,   создающие   преграды  на  пути  обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении), различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным.

Роль коммуникаций. Руководители не меньше 50—90% своего рабочего времени тратят на коммуникации. Обмен информацией используется во всех видах управленческой деятельности и называется связующим процессом. Неэффективные коммуникации — одна из главных причин возникновения проблем в управлении.

Коммуникации между организацией и средой. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций со своим внешним окружением. С имеющимися и потенциальными клиентами они сообщаются с помощью рекламы и других средств стимулирования. В отношениях с общественностью формируют определенный образ, имидж организации на местном, общенациональном и международном уровнях. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и готовить в этой связи различные письменные отчеты.

Коммуникации между уровнями. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей — с высших уровней на низшие. Подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменениях приоритетов, конкретных заданиях и рекомендуемых процедурах.

Организация нуждается и в коммуникациях по восходящей линии. Служащие должны сообщать своему начальнику о возникающих проблемах. Передача информации с низших уровней на высшие существенно влияет на производительность. Ценные предложения по совершенствованию производства со стороны низовых работников, если они быстро доводятся до руководства, становятся средством повышения эффективности работы организации.

Коммуникации между различными подразделениями необходимы для обмена информацией между ними, для координации задач и действий. Следует добиваться, чтобы специализированные подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Коммуникации руководитель—подчиненный. Наиболее очевидны коммуникации в отношениях между руководителем и подчиненным. Примерами обмена информацией между руководителем и подчиненным служат:

1) прояснения задач, приоритетов и ожидаемых результатов;

2) обеспечение вовлечения в решение задач подразделения;

3) обсуждение проблем эффективности работы;

4) признание и вознаграждение с целью мотивации;

5) совершенствование и развитие способностей подчиненных;

6) сбор информации о назревающей или существующей проблеме;

7) оповещение подчиненного о грядущем изменении;

8) получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Коммуникации между руководителем и его рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Это повышает удовлетворенность сотрудников своей работой.

Неформальные коммуникации можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается на много быстрее, чем по каналам формального общения, руководители используют слухи путем запланированной утечки и распространения определенной информации — сведений типа «только между нами».