Завершение беседы

Последний этап беседы — ее завершение. Успешно завершить беседу - это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе решаются следующие задачи:

—достижение основной или (в неблагоприятном случае) запасной (альтернативной) цели;

—обеспечение благоприятной атмосферы;

—стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;

—поддержание в дальнейшем (в случае необходимости) контактов с собеседником, его коллегами;

—составление резюме с четко выраженным основным выводом, понятным всем присутствующим.

Очень важно отделить завершение беседы от ее основной части например, с помощью таких выражений: «Давайте подведем итоги», «Итак, мы подошли к концу нашей беседы».

Вот типичные вопросы собеседника, свидетельствующие о завершении беседы, когда решение уже принято: «А вы будете участвовать в ...»; «Можно ли с помощью этого также...?»; «Уверены ли вы, что мы вовремя-это осуществим?»; «Когда можно начать работу?»; «Как обстоят дела со сроками?»

Другим признаком, свидетельствующим о том, что близится конец беседы, является изменение в поведении собеседника:

—он в расслабленном состоянии наклоняется вперед с выражением заинтересованности или, наоборот, разводит или сжимает руки;

—проявляет знаки дружеского отношения;

—слушает ваше выступление с выражением одобрения, иногда кивая;

—снова перелистывает ваш проект, просматривая еще раз помещенные в нем данные.

Завершение беседы нельзя сводить только к простому повторению наиболее важных ее положений. Основные идеи должны быть сформулированы очень четко и кратко. Вы должны придать общему выводу легко усваиваемую форму, т.е. сделать несколько логических утверждений, полных смысла и значения.  Всем  присутствующим должна быть ясна и понятна каждая деталь обобщающего вывода, не должно быть места лишним словам и расплывчатым формулировкам. В обобщающем выводе должна преобладать одна основная мысль, изложенная чаще всего в виде нескольких положений, которые последовательно выражают ее в максимально сжатой форме.

В письменном виде ЗАКЛЮЧЕНИЕ состоит из рубрик, каждая из которых представляет собой самостоятельный смысловой блок, хотя в целом они логически взаимосвязаны и представляют единство, которое в совокупности характеризует итоги проведенной беседы.

Заключение составляется на основе письменной записи всей беседы. Эта запись — чрезвычайно важный документ, в котором обязательно соблюдаются все необходимые формальности и указываются:

—фамилии, имена и отчества присутствующих, их должности (уровень, ранг, постоянное место работы);

—продолжительность беседы;

—по чьей инициативе она состоялась.

Достигнув цели, попрощайтесь с собеседником. Как только будет принято решение, поблагодарите его, поздравьте с разумным решением, скажите, что он будет доволен своим выбором, и удалитесь.