КАК СОСТАВИТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО (Рекомендации)

”Деловые письма предназначены не для того,
чтобы вызвать восхищение читателя,
а чтобы его убедить и победить…”
(Из французского пособия деловым людям)

Как быстро и правильно сформулировать запрос, сделать предложение, обосновать претензию?

Деловые письма обладают правовой значимостью,поэтому их стиль должен удовлетворять определенным требованиям.

Текст письма не должен допускать нескольких толкований. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы. Отсюда общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

По сути, язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма. Так, например, для деловых писем типичны следующие начала предложений:

Ввиду срочности заказа…
В связи с уточнением плана прибыли…
Согласно вашей просьбе…
Согласно распоряжению начальника управления….

В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дело, соблюдая нейтральность тона.

Деловые письма юридических лиц (предприятия, фирмы, кооператива, общественной организации…) излагаются:

• от третьего лица единственного числа (фирма “уведомляет”, “сообщает”, “просит”, “предупреждает”, “примет меры”…)

или

• от первого лица множественного числа (“сообщаем”, “предупреждаем”, “направляем”, “отказываемся”, “просим”...).

Технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно согласно ГОСТУ
Требуется указание на документе его исполнителя.
Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. При составлении письма следует сначала “набросать” логическую схему его содержания. В качестве аналога можно использовать образцы уже имеющейся деловой переписки.

Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:

• в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,
• во второй части – предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Пример сопроводительного письма

“Направляем проектную документацию по объекту “Волоконно-оптическая сеть г.Сызрань. II-ой этап строительства”.

Получение просим подтвердить.”

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие адресатом. Считается, что средняя длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей.

Порядок слов при составлении официальных писем зависит от их информационной роли. Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют фиксированного места, как, например, в английском), все же существуют определенные правила расположения слов. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.

Пример

1-й вариант:

“На основании письма заказчика незавершенный объем II-ого этапа строительства на объекте “Волоконно-оптическая сеть г.Сызрань” переносится на 2-й квартал 2000 года.”

Цель высказывания – указание срока, на который переносится выполнение объема строительных работ.
2-й вариант:

“На второй квартал 2000 года незавершенный объем II-ого этапа строительства на объекте “Волоконно-оптическая сеть г.Сызрань” переносится на основании письма заказчика от 20.01.2000 исх. № 235.”

Цель высказывания – обоснование причины переноса срока выполнения строительных работ.

Из приведенного примера видно, что продуманное расположение слов позволяет пишущему привлечь внимание адресата к той или иной мысли, оттенить важные моменты высказывания.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

 Например, приказ - издается,
контроль – возлагается на какое-либо лицо
или осуществляется кем-то,
должностные оклады – устанавливаются,
выговор – объявляется,
дисциплинарное наказание – применяется,
меры – принимаются,
обязанность – возлагается и т.д.

Деловые письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту и имеющих установленный комплексобязательных элементов – реквизитов. Рекомендуется следующий их состав: наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, номер факса, банковские реквизиты, дата и номер документа, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.

Официальное письмо - единственный документ, на котором не ставится его название (в отличие от других документов: “Приказ”, “Распоряжение”, “Положение”, “Устав” и т.д.)

Ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности.

Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. C этой целью необходимо руководствоваться:

ГОСТ Р 6.30-97
Государственный стандарт Российской Федерации
Унифицированные системы документации
Унифицированная система
организационно-распорядительной документации
Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation.
Unified system of managerial documentation.
Requirements for presentation of documents

Дата введения 1998-07-01