Основные характеристики делового общения. Этапы делового общения

Общение для человека – среда обитания. Без общения невозможно формирование личности человека, развитие интеллекта. Общение:

-       сложный, многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми;

-       включает в себя обмен информацией;

-       выработку единой стратегии и взаимодействия;

-       восприятие и понимание другого человека;

-       помогает организовать совместную работу;

-       наметить и обсудить планы.

Наряду с термином «общение» широкое распространение получил и термин «коммуникация». Чаще всего они используются как синонимы. Роли и задачи, которые выполняет общение в процессе социального бытия человека, – это функции общения. Функции общения многообразны и существуют различные основания для их классификации. Одно из общепринятых – выделение в общении трех взаимосвязанных сторон или характеристик:

- перцептивной – процесса восприятия и понимания людьми друг друга в процессе общения;

- информационной – процесса обмена информацией;

- интерактивной – процесса взаимодействия людей в общении.

В соответствии с этим выделяются аффективно-коммуникативная, информационно-коммуникативная и регуляционно-коммуникативная функция общения.

Аффективно-коммуникативная (перцептивная) функция – это функция, в основе которой лежит восприятие и понимание другого человека, в том числе партнера по общению. В ходе общения  людей  происходит передача эмоционального отношения.

Информационно-коммуникативная функция общения заключается в любом виде обмена информацией между участниками общения. Этот обмен предполагает взаимодействие мыслей, чувств и поведения партнеров. Осуществляется прием и передача информации.

Регуляционно-коммуникативная (интерактивная) функция общения предполагает регуляцию поведения и непосредственную организацию общения. В этом процессе человек может воздействовать на мотивы, цели, программы, принятие решений, т.е. на все составляющие деятельности своего партнера. Происходит взаимная корректировка действий.

Деловое общение представляет собой особую форму взаимодействия людей в процессе определенного вида трудовой деятельности, которая содействует:

-       установлению нормальной морально-психологической атмосферы труда и отношений партнерства между руководителями и подчиненными, между коллегами;

-       создает условия для продуктивного сотрудничества людей в достижении значимых целей;

-       обеспечивая успех общего дела.

Цель делового общения – организация совместной предметной деятельности. Особенности делового общения заключаются в том что:

-       партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;

-       общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;

-       основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество.

Прагматичный Дж.Рокфеллер, хорошо понимая значение общения для деловой деятельности, говорил: «Умение общаться с людьми – такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире» (12, с. 127).

Характеристики делового общения, которые предопределяют  правила поведения в процессе общения:

-       регламентированность – это подчинение установленным правилам и ограничениям. Эти правила определяются:

а)  видом делового общения;

б) степенью  официальности;

в) целями, задачами конкретной встречи;

г) национальными и культурными традициями.

Регламентированность предполагает соблюдение делового этикета, который включает в себя правила приветствия и представления, нормы поведения, диктует нормы речевого этикета. Регламентированность делового общения означает и ограниченность его определенными временными рамками. И чтобы отведенное время было использовано эффективно, важно определить заранее круг обсуждаемых проблем;

-       строгое соблюдение участниками общения ролевого амплуа. В процессе общения деловому человеку в разных ситуациях приходится быть и начальником, и подчиненным, и коллегой, и партнером, и участником какого-либо мероприятия. Это необходимо учитывать и вести себя в соответствии с требованиями, предъявляемыми конкретной обстановкой;

-       повышенная ответственность участников делового общения за его результат. Успешное деловое общение во многом определяется выбранной стратегией и тактикой общения, т.е. умением четко сформулировать цели коммуникации, умением верно определить интересы партнеров;

-       строгое отношение к использованию языковых средств. Не допускается в деловом общении использование бранных слов и ненормативной лексики, использование просторечных слов, и жаргона.

Выделяют следующие этапы общения:

-       установление контакта с участниками общения – считается самым ответственным этапом. На этом этапе формируется впечатление о партнере, которое может оказать решающее влияние на весь процесс общения;

-       ориентация в ситуации – важный этап, во время которого необходимо понять цели и мотивы поведения партнеров, их установки и ожидания, определить стратегию и тактику ведения общения;

-       обсуждение вопроса и принятие решения – этап, связанный с обоснованием каждой стороной своей позиции, с преодолением разногласий по какому-либо поводу, а иногда и с устранением конфликтной ситуации;

-       выход из контакта – этап, которому придается большое значение в деловом общении. Независимо от его результатов стороны должны показать свое расположение друг к другу, желание сотрудничать, взаимодействовать в дальнейшем.