Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с оформлением разного рода документов. Документация разнообразна по выполняемым ею функциям, по назначению, по содержанию, по степени доступности содержащейся в ней информации. Можно выделить ряд факторов, позволяющих распределить все документы по отдельным типам и видам.
По фактору адресации документы подразделяют на внутреннюю и внешнюю переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, состоящими в отношениях должностного соподчинения, и подразделениями одной организации. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными лицами, состоящими в подчинении по отношению друг к другу. Документацию этого типа называют официальной.
По содержанию и по назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные и другие виды документов.
По фактору доступности информации, содержащейся в документе, они могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа, конфиденциального характера.
К документам внутреннего пользования относится заявление. Это служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица. Но может быть и коллективное заявление, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или всего коллектива. Заявление всегда пишется по конкретному поводу и посвящено, как правило, одному вопросу. Оно пишется на имя одного лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос.
Основные элементы заявления:
- адресат – наименование должности, фамилия, инициалы лица, которому адресовано заявление – в форме дательного падежа; если адресатом является организация, то ее название употребляется в форме именительного падежа;
- адресант (автор документа) – наименование должности адресанта, фамилия, инициалы – в форме родительного падежа без предлога или с предлогом от; если заявление пишется от частного лица в организацию, то указывается еще и адрес автора документа;
- наименование документа – слово «заявление», после которого ставится точка, если нет предлога от;
- текст заявления;
- дата;
- подпись.
ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ
Заведующему экономического отделения
Т.А.Бокий
от студентки 110 группы
Мироновой Н.А.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу освободить меня от занятий с 11.09.2006 по 15.09.2006 в связи с поездкой домой по семейным обстоятельствам.
Письмо от родителей прилагаю.
10.09.2006 Подпись
Расположение элементов заявления:
- наименование адресата и адресанта располагается вверху с отступом в половину листа;
- текст размещается по всей ширине листа, ниже слова «заявление» с отступом первой строки;
- после основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется);
- дата указывается слева, подпись ставится справа.
Деловые документы личного характера
Девяностые годы XX в. стали периодом значительных изменений в стране. Изменения коснулись всех сторон жизни, в том числе сферы делового общения. Появились новые виды документов, новые термины. Более свободными с точки зрения используемой лексики, экспрессивных средств языка стал стиль деловых писем.
Наиболее часто используются в деловой жизни следующие виды деловых писем.
1. Резюме
Новые условия, обстоятельства жизни заставляют каждого, кто ищет работу (или новое место работы), осваивать приемы саморекламы, составляя письма-рекомендации, или резюме.
Слово «резюме» пришло в русский язык из французского и употребляется в значениях: краткое изложение сути написанного, сказанного, прочитанного; краткий вывод, итог чего-либо. В последнее время термин «резюме» стал употребляться в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность.
Грамотно составленное резюме всегда оказывает благоприятное воздействие на менеджера по персоналу. Поэтому оно должно быть максимально полным, но при этом не перегружено ненужной информацией.
Требования к резюме.
Главная задача при составлении резюме – как можно более выигрышно и предельно объективно представить себя и свою рабочую биографию. Важно уметь выделить из персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе. Рекомендуется не указывать все места работы, а просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях (например, «работал корреспондентом, помощником редактора отдела писем и т. п.»).
Типовое резюме включает:
1. Персональные данные соискателя: фамилия, имя, отчество полностью; дата и место рождения; семейное положение
2. Адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов
3. Наименование вакансии, на которую претендует автор
4. Основной текст, в котором содержится перечень мест работы или учебы в обратном хронологическом порядке (т. е. начиная с самого последнего), с указанием официального наименования организаций, периода времени пребывания в них, наименования занимаемой должности (учебной специальности). Обязательна информация об опыте работы (если опыт есть) и должностных обязанностях
5. Дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная подготовка, тренинги, курсы), с указанием даты и названия
6. Прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: знание иностранных языков, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля)
7. Отличия и награды (раздел не является обязательным)
8. Интересы, склонности, имеющие отношения к предполагаемой профессиональной деятельности (содержание на усмотрение соискателя)
9. Личные качества (важные качества: трудолюбие, коммуникабельность, стрессоустойчивость); хобби, интересы
10. Дата написания резюме
11. Подпись соискателя.
12. При написании резюме необходимо учитывать:
- слово «резюме» обычно не употребляется в качестве заголовка (хотя это и не воспрещается);
- вместо заголовка указываются ФИО, дата и место рождения претендента;
- фамилию, имя и отчество рекомендуется печатать прописными буквами, чтобы легко было прочитать;
- ФИО размещаются посередине верхней строки листа;
- ниже, у левой границы, – домашний адрес, номер телефона, почтовый адрес в Интернете;
- у правой границы листа – адрес организации (учебного заведения), в которой претендент в данный момент работает (учится) и служебный телефон. Можно указать время, удобное для связи;
- наименование вакансии должно в точности совпадать с приведенным в источнике (объявлении). Размещается через интервал ниже персональных данных о соискателе. Например, программист – разработчик базового программного обеспечения.
- основной текст размещается ниже наименования вакансии;
- сведения об образовании, о работе могут быть представлены в виде перечня или таблицы.
2. Заявление об уходе
Обычное заявление об уходе содержит:
- в правом верхнем углу должность, фамилию, имя отчество адресата (руководителя организации);
- в середине строки наименование документа - заявление;
- далее идет текст заявления с просьбой об увольнении с определенной даты;
- в тексте необходимо указать причину увольнения;
- дату написания заявления (в случае увольнения по собственному желанию заявление надо написать за две недели до желаемой даты увольнения);
- подпись сотрудника.
3. Рекомендательное письмо
Самый простой вариант рекомендательного письма – визитная карточка рекомендующего с написанными в левом нижнем углу буквами Р.Р. («чтобы представить»). Эту карточку и карточку лица, которое рекомендуют, отправляют адресату.
В современной деловой жизни принято такое содержание рекомендательного письма:
- представление рекомендующего к адресату («К Вам обращается»…) и повод для обращения;
- характеристика рекомендуемого: образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личные характеристики;
- иногда к письму-рекомендации прилагается резюме, о чем в письме указывается;
- в заключении в письме излагается просьба встретиться с рекомендуемым, неэтично при этом навязывать адресату положительное решение вопроса. Недопустимы слова «настоятельно рекомендую»;
- в конце письма необходимо выразить признательность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и прилагаемыми материалами.
При наличии письменных рекомендаций они могут быть приложены к резюме. В другом варианте можно написать: «Рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены».
В последнее время выделяют еще один классификационный признак деловой документации – форма отправления документа. Наряду с традиционной почтовой пересылкой существует широкий набор технических средств, относящихся к классу средств так называемой документальной электронной связи. Этот тип электросвязи предназначен для передачи сообщений, представленных в форме документов. Можно выделить две большие группы таких средств, отличающихся используемыми методами передачи сообщений: с факсимильными и кодовыми методами передачи. Факсимильный метод передачи сообщений предполагает непосредственную передачу изображения документа с помощью специальных аппаратов – телефаксов, или просто факсов. При передаче кодовым методом производится посимвольное кодирование сообщений – как текстов, вводимых в персональный компьютер непосредственно с клавиатуры, так и графических файлов, т.е. соответствующим образом закодированных изображений. В настоящее время невозможно представить себе ни одного серьезного руководителя предприятия или организации, который мог бы обойтись в своей работе без электронной почты.
Электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычным почтовым отправлением.
Электронная почта – эффективное средство, с помощью которого сотни тысяч владельцев персональных компьютеров обмениваются информационными сообщениями. В современном мире большинство фирм предпочитают пользоваться услугами электронной почты, принимая во внимание ее преимущества по сравнению с традиционными видами почты. Отправленное письмо может оказаться на другой стороне земного шара через минуты.
Для деловой электронной переписки с партнерами и клиентами действуют жесткие правила этикета. Официальные и деловые письма пишутся на бланках фирмы, которые должны быть в вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке есть логотип, адрес и телефоны вашей организации. При этом используются те же строгая структура и стиль письма, как если бы писали его на бумаге. Подписывать электронные письма можно, предварительно отсканировав свой автограф и сохранив его изображения в электронном виде. Если вместе с письмом отправляется информация в приложении, требуется указать, на скольких страницах уместились эти файлы. Если это графика, рисунки или фотографии, следует также указать их расширение, формат, количество.
В официальных электронных письмах не допускаются опечатки, использование различных шрифтов, графических изысков, выражение эмоций, а также смешения кириллицы и латинского шрифта.
Недопустимо посылать документы в приложении, оставляя при этом пустым само место для письма. Любые высылаемые по электронной почте файлы необходимо сопровождать приветствием и некоторым комментарием.
При получении письма необходимо сразу же дать короткое уведомление о его получении. Более детальный ответ можно выслать позже.
Посылая кому-либо текстовые или графические файлы, нужно заранее удостовериться в том, что они не содержат вирусов.
Многие правила этикета для электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами классической почты. Имеющиеся отличия или дополнения обусловлены спецификой данного способа передачи информации и связаны с использованием технических возможностей Интернета.
Факсимильная связь служит для передачи по телефонным каналам непосредственных изображений: писем, фотографий, чертежей, рисунков. Передача сообщения осуществляется обычным набором номера телефакса вызываемого абонента. Адресат получает копию передаваемого документа с сохранением всех деталей изображения. Удобно пользоваться факсимильной связью для оперативного оформления контрактов, протоколов и другой документации, требующей отображения подписи и печати партнера.
Обычно сообщение, переданное по телефаксу, оформляется в виде делового письма, которое содержит все необходимые реквизиты. При отправлении сообщения по факсу главным требованием является краткость. Наилучший вариант – сообщение, занимающее одну страницу.
Как и электронная почта, телефакс – удобный способ общения. Огромное преимущество его заключается в том, что передача информации осуществляется практически мгновенно, недостаток – качество копии хуже оригинала. Поэтому несрочные деловые письма лучше отправлять по почте.
Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Деловое письмо – служит инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой и служебной информации.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему