Деятельность кадровых служб на любом предприятии регламентируется организационными документами, к которым относятся штатное расписание, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.
Штатное расписание.
Штатное расписание содержит должностной и численный состав предприятия, перечень должностей, сведения о штатных единицах, должностных окладах и месячном фонде заработной платы. При указании наименования должности в штатном расписании необходимо руководствоваться «Классификатором профессий ПК 003-95», утвержденным приказом Госстандарта Украины от 27.07.95 г. № 257.
При наличии в штатном расписании свободных (вакантных) рабочих мест предприятия должны уведомлять об этом государственную службу занятости путем представления формы № 3-ПН) «Отчет о наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей) и потребности в работниках» до 28 числа ежемесячно.
Штатное расписание утверждается руководителем предприятия. Образец заполнения штатного расписания приведен в Приложении З.
Штатное расписание служит основанием при принятии решений владельцем предприятия относительно кадровых вопросов, в частности относительно принятия граждан на работу, определение должностного оклада, тарифной ставки работника.
Штатное расписание является внутренним (локальным) нормативно-правовым документом предприятия, учреждения, организации (дальше - предприятие), который в сведенном виде:
- фиксирует разделение труда между работниками;
- закрепляет структурный и численный состав работников и месячный фонд заработной платы;
- конкретизирует перечень должностей и профессий;
- устанавливает размер основной заработной платы относительно конкретной должности, профессии, а также размер надбавок (доплат), если это предусмотрено положениям об оплате труда.
Именно на основании штатного расписания, как и Правил внутреннего трудового распорядка (Приложение К) и должностных (рабочих) инструкций, владелец или уполномоченный им орган принимает решение по кадровым вопросам, в частности относительно принятия граждан на работу, перевода работников на другую работу, определения должностного оклада, тарифной ставки (оклада) конкретного работника в соответствии с его должностью (квалификации). А кадровая служба - осуществляет отбор персонала, оформляет соответствующие кадровые документы, в т.о. приказы о принятии на работу, перевод на другую работу, установление надбавок (доплат), анализирует качественный состав работников и вносит предложения относительно его улучшения, в установленном порядке готовит учетную и информационно-справочную документацию, соответствующую статистическую отчетность.
Составление штатного расписания
В соответствии с частью 3 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины штатное расписание на предприятии разрабатывается самостоятельно (сейчас порядок и нормы относительно составления штатного расписания законодательно не урегулирован; они приняты лишь для бюджетных учреждений и организаций).
Таким образом, во время составления штатного расписания можно использовать рекомендации, и разъяснениях, вмещенные в листе Министерства труда и социальной политики Украины от 20 января 2005 года № 18-23.
Штатное расписание, как правило, составляют в целом по предприятию и утверждают на каждый календарный год до его начала.
Предостережение.
Ни одним нормативно-правовым актом не предусмотрено штатное расписание отдельного структурного подразделения.
Разработка штатного расписания должна осуществляться на основе утвержденных структуры предприятия и численности его работников, положение об оплате труда (как правило, является приложением к коллективному договору) и с учетом требований нормативно-правовых актов, в частности, Закона Украины «Об оплате труда» от 24 марта 1995 года № 108/95-ВР, Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденного приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58, Национального классификатора Украины «Классификатор профессий» ДК 003:2005 (дальше - КП), выпусков Справочника квалификационных характеристик профессий работников.
Разрабатывает штатное расписание, как правило, отдел организации труда и заработной платы. На предприятиях, где такой отдел не создан, разработка этого локального нормативного акта может полагаться на другое структурное подразделение (например, кадровую службу) или, по решению руководителя предприятия, на отдельного специалиста в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами.
Штатное расписание складывается в произвольной форме (поскольку она не регламентируется ни одним нормативным документом) и оформляется на чистых листах бумаги формата А4. Он содержит такие составные: гриф утверждения, заглавие, текст.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа штатного расписания с отступлением от левого берега на 104 мм (это связано с тем, что гриф утверждения должен быть расположен выше от названия документа).
На практике утверждение штатного расписания осуществляется либо собственно грифом утверждения, либо изданием приказа. Если роспись утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из слов: УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), названия должности, инициалов и фамилии лица, которое утвердило штатное расписание.
Если же штатное расписание утверждается приказом (который, кстати, принадлежит к приказам из общей деятельности), гриф состоит из слов: УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), Приказ (в именительном падеже) с указанием его даты и номера.
Заглавие состоит из сочетания названия документа «Штатное расписание» и названия предприятия (в родительном падеже) с указанием года, на который утверждается этот документ. Текст штатного расписания оформляется как таблица и содержит обычно такие графы:
«№ з/п» - проставляются номера структурных подразделений, если такие есть, с учетом их подчиненности. Заметим, что номер структурного подразделения за штатным расписанием используется для определения его индекса при составлении номенклатуры дел.
«Название структурного подразделения» - вносится согласно с соответствующим положением: «Бухгалтерия», «Отдел кадров» и т.д.
«Название должности (профессии)» - названия должностей и профессий должны отвечать профессиональным названиям работ, внесенным в Классификатор профессий. При этом должны быть учтенные требования пункта 16 Общих положений Справочника квалификационных характеристик профессий работников (Выпуск 1), утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 декабря 2004 года № 336 (дальше - Справочник). Все записи о выполняемой работе в штатном расписании и в трудовых книжках должны содержать не только полное название должности согласно со Справочником, но и квалификационную категорию. Несоответствие записи о выполняемой работе в штатном расписании, а в дальнейшем - в приказе о принятии на работу (перевод на другую постоянную работу) и в трудовой книжке может привести к серьезным трудностям, в частности при оформлении льготной пенсии, предоставлении ежегодных дополнительных отпусков, заключении договора о полной материальной ответственности и тому подобное.
Предостережение.
Нельзя образовывать названия должностей путем объединения двух названий, например, «Секретарь» и «Инспектор отдела кадров», «Бухгалтер» и «Кассир», «Референт» и «Делопроизводитель», «Секретарь» и «Администратор» (в приведенных примерах профессиональные названия работ принадлежат к разным разделам КП).
Следует обратить внимание, что нарушение правил ведения трудовых книжек работников на предприятиях, в т.о. внесение неточных записей о выполняемой работе (должность, профессия, класс, разряд, категория) тянет за собой административную ответственность должностных лиц предприятий от пятнадцати до пятидесяти необлагаемых минимумов доходов граждан.
Должности в каждом структурном подразделении (в пределах штатного расписания) рекомендуется записывать в такой последовательности: руководитель, его заместитель (при наличии), профессионалы, специалисты (с учетом категорий), технические работники, рабочие (с учетом классов, разрядов).
«Код по Классификатору профессий» - в этой графе штатного расписания проставляются коды КП с целью предотвращения ошибок в отмеченных названиях должностей (профессий).
«Количество штатных единиц» - заносится для каждой должности (профессии) по каждому структурному подразделению (при наличии), и в целом по предприятию. Определяет количество штатных единиц предприятия владелец или уполномоченный им орган самостоятельно на основании расчета численности работников и планового объема работ (услуг). На практике для определения необходимой численности работников используют документы, приведенные в таблице.
Иногда численность работников за результатами проведенного расчета составляет, например, 26,5 штатной единицы, то есть одна с должностей (профессий) за штатным расписанием не может быть занята работником с полным рабочим временами. В таком случае владелец или уполномоченный им орган имеет право принимать на эту должность (по этой профессии) работника с неполным рабочим днем или с неполной рабочей неделей при условии, что общая длительность работы на протяжении месяца не будет превышать половины месячной нормы рабочего времени. При этом такая работа может быть и основной, и по совместительству.
«Должностной оклад, тарифная ставка (оклад)» - в графе по каждой должности, группе штатных единиц работников соответствующей профессии и квалификации проставляется размер должностного оклада, тарифной ставки (оклада) согласно с условиями оплаты труда, в частности, утвержденными тарифными ставками (окладами) - для технических работников и рабочих и схемой должностных окладов - для руководящего состава, профессионалов и специалистов предприятия.
Следует обратить внимание, что с 1 января 2006 года со вступлением в силу Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины» от 18 ноября 2004 года № 2190-IV приобрели действие и изменения к Закону Украины «Об оплате труда» в части структуры минимальной заработной платы, которая в настоящее время обеспечивается лишь тарифной частью заработной платы. В нее не включаются доплаты, надбавки, поощрительные и компенсационные выплаты, то есть должностной оклад или месячная тарифная ставка (оклад) работника не может быть меньше размера минимальной заработной платы.
«Надбавки (доплаты)» - устанавливаются самостоятельно владельцем или уполномоченным им органом, например, за выслугу лет на конкретном предприятии или в соответствующей отрасли, за научную степень, ученое звание и тому подобное как составные системы оплаты труда (должны иметь постоянный характер). Надбавка (доплата) в установленном размере (в гривнях) вносится к штатному расписанию в связи с наступлением права на надбавку (доплату) конкретного работника.
«Месячный фонд заработной платы» - проставляется сумма должностного оклада (тарифной ставки, оклада) и надбавки (доплаты) (при наличии) по каждой должности, группе штатных единиц работников соответствующей профессии и квалификации. Суммарный показатель графы проставляется в строке «Вместе по предприятию».
Внесение изменений к штатному расписанию
Владелец или уполномоченный им орган имеет право в любое время внести изменения к штатному расписанию, в частности в случае структурной перестройки предприятия (создание новых или ликвидация имеющихся структурных подразделений), в связи с изменениями в организации производства и труда (изменение размеров оплаты труда, разрядов и наименования должностей и профессий), при потребности ввести или вывести должности, профессии, установить доплаты (надбавки).
Предостережение
Любые изменения, которые касаются штатного расписания, осуществляются лишь на основании приказа по предприятию (принадлежат к приказам из общей деятельности) (дополнение 2). Причем в случае структурной перестройки выдается приказ об утверждении нового штатного расписания и отмены действующего (как правило, новый приказ вступает из первого числа следующего месяца). В других случаях приказом вносятся изменения без переутверждения действующего штатного расписания.
Дата введения нового штатного расписания или дата выведения должностей (профессий), внесение изменений к ранее определенных условий труда должны быть такими, чтобы предприятие, как этого требует статья 492 КЗоТ, имело возможность не позже чем за два месяца предупредить работников, которых касаются изменения. Если работники подлежат высвобождению, предприятию необходимо направить государственной службе занятости за местом расположения статистическую информацию за формой № 4-ПН (план), утвержденной приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 19 декабря 2005 года № 420.
С учетом отмеченного дату вступления в силу новым штатным расписанием, выведения должностей (профессий), изменений условий труда рекомендуется определять в границах не меньше двух месяцев от дня регистрации соответствующего приказа.
Понятие «внештатная роспись», которое достаточно часто употребляется на практике, не существует.
На протяжении срока предупреждения работников о следующем освобождении в связи с сокращением численности или штата продолжает действовать штатное расписание, утвержденное на текущий год.
На основании штатного расписания кадровые службы составляют и ведут штатно-должностную книгу - рабочий учетный документ, по форме (приведенной в Приложении Л.)
Таблицу книги разделяют на разделы, которые должны отвечать названиям структурных подразделений в соответствии со штатным расписанием. На небольших предприятиях, которые не имеют структурного подразделения, разделы штатно-должностной книги могут быть сформированы по функциональному принципу, например: «Управление. Планирование и прогнозирование. Организация производства. Работа с персоналом» и тому подобное.
Каждый раздел книги следует начинать на новом развороте. В конце каждого раздела должно быть предусмотрен свободное место для продолжения записей в случае внесения изменений к штатному расписанию на протяжении года.
Записи к штатно-должностной книге следует делать сразу после издания приказа о принятии, перевод на другую работу и внесение других изменений к штатному расписанию.
Поскольку штатно-должностная книга является по-сути документом оперативного реагирования, сведения к ней (кроме названий структурных подразделений и должностей) записывают карандашом. После освобождения работника из работы или перевода его на другую должность ведомости о нем вытирают (впоследствии записывают на этом месте сведения о новом работнике). Если должность вакантна, соответствующие графы напротив нее должны оставаться чистыми.
Данные штатно-должностной книги, которая определенным образом дублирует штатное расписание, удобно использовать при решении как внутренних вопросов (принятие на работу, перевод работников, установление размера оплаты труда, доплат, надбавок, разработки должностных или рабочих инструкций, осуществления соответствующих записей в трудовых книжках и тому подобное), так и во время подготовки к государственным органам установленной отчетности, в частности о занятости, наличии вакансий, трудоустройствах инвалидов и др.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему