Ведение трудовых книжек

Трудовая книжка согласно ст. 48 КЗоТ является основным документом о трудовой деятельности работника.

Порядок ведения трудовых книжек на работников установлен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 28.07.93 г. № 58, с изменениями и дополнениями, которая приведена в приложении 8 (далее — Инструкция № 58).

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физических лиц более пяти дней. Что касается ведения трудовых книжек на лиц, работающих на предприятии совместителями, то в Инструкции № 58 указано, что трудовые книжки ведутся только по месту их основной работы.

Для ведения трудовых книжек на предприятии приказом руководителя назначается лицо, на которое возлагается ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, сохранность и выдачу. На небольших предприятиях эти функции, как правило, осуществляет лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства. Рассмотрим требования, предъявляемые действующим законодательством к порядку ведения и учета трудовых книжек на предприятиях.

Общие требования к заполнению трудовой книжки

Записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях производит лицо, ответственное за ведение трудовых книжек на предприятии, после издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя не позднее недельного срока со дня приема на работу, а в случае увольнения — в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) руководителя.

Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами. Например, если работник принят на работу (оформлен приказ о принятии на работу) 4 июня 2001 года, в трудовой книжке записывается «04.06.2001». Записи должны выполняться аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего или фиолетового цвета.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (форма № П-2), в которой должна быть повторена соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

Трудовая книжка заполняется одновременно на украинском и русском языках и состоит из следующих разделов:

— сведения о работнике;

— сведения о работе;

— сведения о награждении;

— сведения о поощрениях;

— сведения о назначении пенсии. Рассмотрим порядок заполнения каждого раздела.

Заполнение сведений о работнике

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки записываются сведения о работнике. Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения записываются на основании данных паспорта или свидетельства о рождении. Затем указывается дата заполнения трудовой книжки. Работник своей подписью удостоверяет правильность внесенных сведений.

На титульном листе трудовой книжки лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, ставит свою подпись и печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка.

При внесении изменений в фамилию, имя, отчество или дату рождения собственник или уполномоченный им орган на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) производит необходимые исправления записей со ссылкой на номер и дату этих документов следующим образом: одной чертой зачеркивает запись (фамилию, имя, отчество, дату рождения) и вносит новые данные. Ссылки на соответствующие документы на внутренней стороне обложки заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров. Пример ссылки: «Фамилия изменена в связи со вступлением в брак (свидетельство І - ВЛ № 063072)».

Заполнение сведений о работе

Этот раздел трудовой книжки содержит такие графы:

— графа 1 «№ записи»;

— графа 2 «Дата»;

—  графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)»;

— графа 4 «На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)».

Заполнение этого раздела трудовой книжки выполняется в следующей последовательности. В графе 3 в форме заголовка указывается полное наименование предприятия. Затем под этим заголовком в графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 — дата приема на работу, в графе 3 — принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда.

Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся для работников и служащих в соответствии с наименованиями профессий и должностей, указанных в Государственном классификаторе Украины «Классификатор профессий ГК 003-95», утвержденном приказом Госстандарта Украины от 27.07.95 г. № 257.

В графе 4 указывается основание для внесения записей в трудовую книжку — приказ (распоряжение) руководителя предприятия, его дата и номер.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и при приеме на работу.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд, то об этом в установленном порядке делается соответствующая запись.

В трудовую книжку не вносятся записи о:

— временном переводе на другую работу для замещения работника;

— переводе на легкий труд беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет;

—  временном переводе в случае производственной необходимости;

— временном переводе на другую работу на том же предприятии в случае простоя.

Хотелось бы обратить внимание на порядок заполнения трудовой книжки работников, устраивающихся на работу впервые.

В этом случае в трудовой книжке отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование документов отражаются записи о:

—  времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войск, где на тех, кто проходит службу, не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

—  времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и др.);

—  времени обучения в высших учебных заведениях, аспирантуре и клинической ординатуре;

— работе в качестве членов колхозов (в случае если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в стаж работников);

—  времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который согласно заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном уходе (п. «е» ст. 56 Закона Украины «О пенсионном обеспечении» от 05.11.91г. № 1788-ХП, с изменениями и дополнениями), в том числе за престарелым, достигшим 80-летнего возраста (на основании медицинского заключения).

Безработным лицам в период получения пособия по безработице записи в трудовую книжку производятся органом государственной службы занятости населения.

Основанием для отражения вышеуказанных записей являются военные билеты, дипломы, свидетельства, аттестаты, справки и другие документы.

Если за время работы работника изменяется наименование предприятия, то об этом в графе 3 трудовой книжки отдельной строкой делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 указывается основание переименования — приказ (распоряжение), его дата и номер.

Заполнение сведений о награждениях и поощрениях.

В разделы «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» трудовых книжек работников записываются сведения о награждении работников государственными наградами Украины и знаками отличия Украины; сведения о поощрениях за успехи в труде (открытия, рационализаторские предложения, изобретения, на которые выданы дипломы).

Наряду с этим в трудовых книжках не отражаются записи о полученных премиях, предусмотренных системой заработной платы, или выплатах, носящих регулярный характер. Также в трудовую книжку не вносятся записи о взысканиях.

Порядок внесения записей в разделы «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» следующий.

В графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки в виде заголовка указывается наименование предприятия. Затем в следующей строке в графе I указывается порядковый номер записи; в графе 2 приводится дата награждения или поощрения; в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие заслуги и какой наградой или поощрением; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и название документа).

Записи о награждениях и поощрениях заверяются печатью предприятия.

Ниже приведены примеры занесения в трудовую книжку записей о награждениях и поощрениях работников.

Заполнение трудовой книжки при увольнении работника

Записи в трудовой книжке о причине увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками КЗоТ со ссылкой на соответствующие статью, пункт. Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ».

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (например: «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ»).

Записи в трудовую книжку об увольнении осуществляются следующим образом:

— в графе 1 ставится порядковый номер записи;

—  в графе 2 — дата увольнения (днем увольнения считается последний день работы);

—  в графе 3 — причина увольнения;

—  в графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) руководителя предприятия, номер и дата.

При увольнении работника все записи о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, должны быть удостоверены подписью руководителя предприятия или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При получении трудовой книжки работник должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним типовой формы № П-10, утвержденной приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. №277.

В случае если работник в день увольнения отсутствует на работе, то собственник или уполномоченный им орган в этот день посылает ему почтовое уведомление с указанием необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или направляется по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» в графе 3 записывается: «Работа прекращена в связи со смертью», в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся на протяжении двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, находящихся на работе. По истечении этого срока невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве предприятия на протяжении пятидесяти лет, а по окончании указанного срока подлежат уничтожению.

Внесение изменений в трудовую книжку.

В случае если в трудовой книжке обнаружена ошибка или неточная запись сведений о работе, переводе, а также о награждении и поощрении, исправления производятся предприятием, на котором была внесена соответствующая запись.

Исправление сведений о работе, переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях обязательно должны соответствовать оригиналу приказа (распоряжения). При утере приказа (распоряжения) или несоответствия записи фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. При этом следует иметь в виду, что показания свидетелей не могут служить основанием для внесения исправления.

Исправление ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) не допускается осуществлять путем зачеркивания. Согласно Инструкции № 58 исправления неточных или неправильных записей в трудовой книжке должны производиться в следующем порядке:

— в графе 1 указывается порядковый номер;

— в графе 2 — дата внесения исправительной записи;

—  в графе 3 — «Запись под № таким-то недействительна. Принят на такую-то профессию (должность)»;

—  в графе 4 приводится дата и номер приказа (распоряжения) руководителя предприятия, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу, восстановлении на предыдущей работе или изменении формулировки причин увольнения.

Выдача дубликата трудовой книжки.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш), должно уведомить об этом предприятие по месту последней работы. Не позднее 15 дней после принятия заявления предприятие выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой (титульной) страницы.

Заполнение дубликата трудовой книжки осуществляется следующим образом. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до трудоустройства на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 в первую очередь приводится запись об общем стаже его работы до устройства на это предприятие, подтвержденная документально.

При этом данные об общем стаже работника записываются суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Затем данные об общем стаже, подтвержденные документально, записываются по отдельным периодам работы в следующем порядке:

— в графе 2 указывается дата принятия на работу;

— в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.

В случае если представленные документы не содержат полностью указанных выше данных о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые имеются в документах;

— в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Согласно Инструкции № 58 не учитываются при определений общего стажа работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов записи о:

—  времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;

—  работе в качестве члена артели промышленной кооперации.

Инструкцией № 58 предусмотрено, что дубликат трудовой книжки выдается также в случае, если трудовая книжка работника стала непригодной (обгорела, разорвалась и т. д.) для дальнейших записей. При этом на первой странице ставшей непригодной трудовой книжки необходимо сделать надпись: «Выдан дубликат» и выдать работнику такую трудовую книжку. При устройстве на новое место работы работник должен предъявлять дубликат трудовой книжки.

Учет и хранение трудовых книжек на предприятии.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

При выписке трудовой книжки, вкладыша к ней или дубликата предприятие взыскивает с работника их стоимость.

На предприятии ведутся следующие документы по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

— Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

— Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Типовые формы указанных книг утверждены приказом Министерства статистики Украины от 27.11.95 г. № 277. Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.

В Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Все записи в Книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к Ним производятся бухгалтерией предприятия.

Образец заполнения Книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним приведен в Приложении Ф.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или лицом, осуществляющим оформление приема и увольнения работников. В этой Книге производится регистрация всех трудовых книжек и вкладышей к ним, которые приняты от работников при устройстве на работу, а также трудовых книжек и вкладышей к ним, выданных работникам, принятым на работу, с указанием серии и номера.

Ведение трудовых книжек на работников,

работающих у физических лиц.

Обязанность ведения трудовых книжек на наемных работников закреплена за частными предпринимателями статьей 48 «Трудовые книжки» КЗоТ, согласно которой трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица свыше пяти дней.

Согласно п.п. 2.20-1 Инструкции № 58 записи в трудовую книжку работника о приеме на работу и увольнении с работы производятся частным предпринимателем — работодателем согласно заключенному с работником письменному трудовому договору, зарегистрированному в установленном порядке в государственной службе занятости. Порядок регистрации трудового договора утвержден приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 08.06.2001 г. № 260 и подробно рассмотрен в п. 2.7 данного издания.

Записи в трудовую книжку работника о приеме на работу и увольнении с работы производятся частным предпринимателем — работодателем согласно заключенному с работником письменному трудовому договору, зарегистрированному в установленном порядке в государственной службе занятости.

С учетом положений п.п. 2.20-1 Инструкции № 58, а также прочих норм этой Инструкции, регулирующих порядок внесения записей в трудовую книжку, порядок заполнения трудовой книжки наемного работника частным предпринимателем сводится к следующему.

При приеме на работу наемного работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки как заголовок указывается полное название физического лица субъекта предпринимательской деятельности (частного предпринимателя).

Под этим заголовком в графу 1 трудовой книжки заносится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата принятия наемного работника на работу (как правило, дата заключения трудового договора). Записи дат выполняются арабскими цифрами (число и месяц записываются двузначными числами, а год четырехзначным числом). К примеру, если работник принят частным предпринимателем на работу 1 августа 2002 года, в графе 2 трудовой книжки записывается «01.08.2002 г.».

В графу 3 трудовой книжки работника частным предпринимателем вносится запись: «Принят на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору (указывается дата и номер договора), зарегистрированному в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости)». Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями профессий и должностей, определенных в Государственном классификаторе Украины «Классификатор профессий ГК 003-95», утвержденном приказом Госстандарта Украины от 27.07.95 г. № 257. В графе 4 трудовой книжки указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости: «трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата)»).

В случае увольнения работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы наемного работника у частного предпринимателя, заверяются подписью частного предпринимателя и печатью (при ее наличии). Поскольку трудовая книжка заполняется одновременно на украинском и русском языках, то частным предпринимателем заверяются отдельно оба текста.

Записи, внесенные в трудовую книжку частным предпринимателем (работодателем), подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, зарегистрировавшего трудовой договор, и удостоверяются его печатью.