Совещание – это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам. Успех совещания во многом зависит от подготовки и организаторских способностей руководителя. Именно руководителем принимается решение о проведении совещания, составляется повестка дня, прорабатываются вынесенные на нее вопросы, составляется список участников, заготавливается проект решения. Хорошо подготовленное и организованное совещание не должно превышать 30-45 минут. Совещания, длящиеся 1,5-2 часа и дольше, малопродуктивны. Причины низкой эффективности проведения совещаний:
· недостаточная их подготовленность;
· невыполнение регламента: отступление от темы (разговоры ни о чем, демагогические выступления), неумение уложиться во временные рамки.
· нежелание вести дискуссию, находить общий интерес, решать общие задачи.
|
Структура совещания 1. Вступительное слово ведущего. 2. Выступления по повестке дня. 3. Обсуждение вопросов. 4. Принятие решения. 5. Заключительное слово ведущего. |
Во вступительном слове характеризуется сама проблема, вынесенная на обсуждение, обозначаются пути ее решения, дается анализ существующего положения дел и пути его изменения, зачитывается повестка дня, устанавливается регламент и правила работы.
Вы руководите совещанием
Если вы руководите деловым совещанием, то вы обязаны:
1. Начать его вовремя и завершить точно в назначенное время;
2. Согласовать правила работы, уточнить повестку дня;
3. Сообщить о регламенте;
4. Назначить ответственного за регламент и протокол;
5. Позаботиться о том, чтобы протокол (на бумажном или электронном носителе, по электронной почте) или выписки из него получили все участники совещания.
Именно от вас в большей мере зависит создание атмосферы сотрудничества и конструктивное решение всех производственных вопросов. Поэтому жестко ведите совещание по пути к намеченным целям, предупреждайте о «снятии» выступлений не по существу вопроса, требуйте конструктивности критики. Ваша функция – следить за регламентом и не допускать затягивания выступлений. Напротив, поощряйте тех, кто проводит содержательный анализ и вносит реальные предложения. Регулируйте ход обсуждения с помощью вопросов:
· У вас все по этому вопросу?
· Вы еще что-то хотите добавить?
· Сколько минут вам потребуется для того, чтобы завершить свою мысль?
· Кто еще хочет высказаться по данному вопросу?
Активизируйте внимание участников совещания, а подводя итоги совещания, обобщите все сказанное, сформулируйте выводы, определите задачи на будущее.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему