Задача 16. - Задачи по конституционному праву Российской Федерации

В дополнение к вашим основным должностным обязанностям Вас назначили ответственным за делопроизводство в  организации. В организационной структуре данного учреждения нет службы делопроизводства. В штатном расписании не предусмотрена должность секретаря руководителя. Как должно быть правильно организовано подобное назначение и какие функциональные обязанности Вы приобретаете? В какой ситуации такое назначение рационально?

Решение

Назначение ответственного за делопроизводство в дополнение к иным должностным обязанностям возможно в малой организации, при небольшом объеме документооборота. В тоже время выполнение этих обязанностей требует времени и большого внимания. Назначение должно быть оформлено приказом или  постановлением.   Обязанности назначенного специалиста должны быть четко определены в должностном регламенте или инструкции.

Задачи ответственного за делопроизводство:

1.  Постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований;

2.  Организация единой комплексной системы делопроизводства в организации, единого порядка работы с документами;

3. Отражение управленческой, производственной и иной деятельности                     предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального                использования документов в деловой практике предприятия;

4.      Обеспечение внешних связей учреждений, организаций;

5.     Создание      возможности     анализа      деятельности       организаций  и предприятий;

6.    Формирование комплекса документов для исследования истории организаций, их взаимосвязей.

Основные обязанности ответственного за делопроизводство:

• регистрация и оформление входящих и исходящих документов;
• постановка на контроль исполнения документов, поручений;
• контроль исполнения поручений;
• выполнение работ над документами;
• контроль прохождения документов в процессе визирования и согласования;
• подготовка документов по указанию руководства;
• ознакомление исполнителей с документами;
• исполнение поручений руководителя по документированию и контролю   исполнения;
• поиск и подбор (выборка) документов по заданию руководства;
• работа с архивным хранилищем документов;
• ведение табеля учета рабочего времени.

Приведенные выше задачи и обязанности являются примерными и должны уточняться в конкретной организации.