Задача 26. - Задачи по конституционному праву Российской Федерации

Проанализируйте номенклатуру дел для конкретной организации, укажите на ошибки, допущенные при ее составлении. Покажите значение номенклатуры дел в управлении организацией.

Решение

Порядок систематизации документов в документационном обеспечении управления:

1.      Ежегодное составление и утверждение номенклатуры дел учреждения по следующим этапам.

2.      Систематизация и ведение дел структурных подразделений в соответствии с номенклатурой дел;

3.      Организация оперативного хранения дел;

4.       Отражение в должностных регламентах специалистов ответственных за делопроизводство обязанность обеспечения сохранности документов;

5.      Периодическая проверка порядка ведения дел в организации.

Общие требования к номенклатуре дел организации и критерии ее оценки:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• конкретная и четкая формулировка заголовков дела, полностью отражающая состав и содержание документов в нем;
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроками хранения документов;

Номенклатура дел должна быть составлена по следующей унифицированной форме:

Название раздела

Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом. При указании названия раздела обязательно проставляется и его индекс, например: канцелярия - 01, учебный отдел - 02 и т. д.

В графе 1 номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-01, 01-02, ..., 01-12, ..., 02-01, 02-02, ..., 02-35 и т. д.

      Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе должна быть использована следующая последовательность наименований дел:

организационно-распорядительная документация;

плановая документация;

отчетная документация;

документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, документация организации - фондообразователя.

Так, например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д.

    Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

    Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящемуся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

     В графе четвертой номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

     Пятая графа номенклатуры дел "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и т. п. Использование графы "Примечание" повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

     По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения по соответствующей форме.