Концепции трёх школ организационного поведения о роли коммуникации в организации

Школа "научного управления"

            В целом, школа “научного управления” не придавала большого значения коммуникациям и сводила их к передаче приказов и контролю за их исполнением по вертикальным формальным каналам.

            Цель коммуникаций по Тейлору состояла в том, чтобы наладить работу, повысить производительность и эффективность. В итоге Тейлор представлял коммуникацию как односторонний вертикальный (сверху вниз) процесс, непосредственно связанный с рабочим заданием.

            Файоль более четко показал роль коммуникаций в организации и препятствия, создаваемые на пути коммуникационного потока организационной структурой. Файоль проиллюстрировал проблему ограниченности коммуникационного потока и предложил свое решение - ввел специальный коммуникационный канал (мостик Файоля) для передачи сообщений для различных подразделений, находящихся на одном уровне иерархии в кризисных ситуациях, минуя вышестоящих руководителей.

Школа человеческих отношений

            Предложила свою концепцию “социального человека”, подверженного межличностному влиянию в неформальной рабочей группе. Эта школа подчеркивала первостепенное значение учета эмоциональных, незапланированных элементов в организационном поведении.          Далее представители школы “человеческих отношений” занялись изучением характера непосредственного руководства рабочими, в результате которого выяснилось, что стиль руководства (например, проявление видимой заботы о своих подчиненных) непосредственно связан с производительностью труда. Здесь были разработаны программы подготовки менеджеров для работы с рабочими, в которых основной упор делался на доктрину “человеческих отношений” как средство повышения производительности труда.

            Одна из систем организации труда, основанная на рекомендациях школы “человеческих отношений”, известна по имени своего создателя как “план Скенлона” и основана  на сборе предложений по совершенствованию организации производства с помощью “ящиков предложений” и “производственных комитетов”, а также на групповом стимулировании за результаты работы предприятия в целом.

Концепция коммуникаций Ч. Барнарда

            Заключалась в том, что наиболее существенной характеристикой организации являются ее коммуникации. Основная функция управляющего состоит в том, чтобы наладить и поддерживать систему коммуникаций. Он уделил большое внимание анализу как формальной, так и неформальной  сторонам организации, отметив, что неформальные организации необходимы для функционирования формальных организаций. Неформальные группы определяют установки, нормы, правила  поведения внутри формальной системы. Основными функциями неформальной организации являются обеспечение коммуникаций, сплоченности и защиты целостности личности.

.

Концепция коммуникаций группы человеческих ресурсов

            Существенный вклад в развитие и уточнение основных принципов школы “человеческих” отношений внесли: профессор Массачусетского технологического института Дуглас Макгрегор, Рэнсис Лайкерт из Мичиганского университета и Крис Арджирис, работавший в Йельском университете. Этих ученых называют группой человеческих ресурсов, так как они утверждали, что все (рабочие и управляющие)  выигрывают от улучшения взаимоотношений в организации.

            Макгрегор противопоставил “теории Х”, основанной на классической концепции рационального “экономического человека”, “теорию Y”, базирующуюся  на представлении о человеке, как о независимом, ответственном и стремящемся к росту индивиде.

            Рэнсис Лайкерт отстаивал принцип широкого участия рабочих в управлении организацией, когда они привлекаются к процессу принятия решений.

            Арджирис утверждал, что борьба работников за удовлетворение своих потребностей в рамках организационной структуры часто приводит к конфликту между целями организации и целями отдельных членов.

Ситуационный подход

            В основе  ситуационного подхода к управлению лежит точка зрения, что ни один тип организационной структуры и ни один стиль руководства не являются универсальными. При выборе  наиболее подходящей организационной структуры и характера коммуникаций необходимо учитывать такие факторы, как цели организации, ее размеры, условия функционирования.

Школа “социальных систем”

            Теоретики это школы рассматривают любую систему  как совокупность взаимозависимых и взаимосвязанных частей. Существенным элементом любой системы являются коммуникации, связывающие части системы или подсистемы и способствующие их взаимозависимости. 

            Коммуникация является основным процессом, обеспечивающим взаимозависимость частей всей системы, и служит механизмом координации. Организации питаются информацией. Их жизнь зависит от сети с систем коммуникаций. Информация является “клеем”, скрепляющим организацию. Входы и выходы организации не должны быть плотно закрыты для обеспечения ее стабильности и предсказуемости поведения. Первостепенное значение придается внешней коммуникации со своим окружением, чтобы обеспечить адаптивность организации.

Коммуникация и организационная структура

            Коммуникации в организациях осуществляется в высокоструктурированных условиях. В целом организационная структура ограничивает и направляет потоки сообщений. Поэтому, зная формальную структуру организации (например, из организационной схемы), можно предсказать в ней в общем случае вид потоков сообщений.

            Открытие важнейшей роли коммуникации породило горячих сторонников увеличения объема  информации как средства решения многих организационных проблем. Появился лозунг “За большие и лучшие коммуникации”. Но проблема, а отсюда и ее решение часто прямо противоположны. Нередко главная проблема коммуникации - это информационная перегрузка. Для решения, которой объемы информации надо не увеличивать, а сокращать.

                                                   Нормальный процесс

                                               переработки информации

Входы                                                  Организация

                                                            (или индивид)                           Выход

                                              Информационная перегрузка

Входы                                                  Организация                            Выход 

                                                            (или индивид)

                                                                Отказ

                                                          Организация              Выход

Входы                                                 (или индивид)           отсутствует

Рис.2. Влияние числа информационных входов на

функционирование системы

            Идеальная система коммуникации такая, при которой потоки сообщений, по крайней мере, частично ограничены и ее структура такова, что информация достигает тех и только тех, кому она наиболее необходима.

            Снижение информационных перегрузок путем регулирования, фильтрации и создания очередей сообщений может породить проблемы искажения и потери сообщений.

            Для решения проблем потери и искажения информации в типичных ситуациях используют повторение сообщения в различных формах, по разным каналам или во времени, верификацию - подтверждение правильности предыдущего сообщения, выпрямление связей - устранение посредников в потоках информации, достигаемое:

• уменьшением числа уровней управления;
• непосредственным инспектированием высшими руководителями состояния дел на производственном уровне;
• использование ящиков и “омбудсменов”.

При определенных условиях коммуникация может сама определять структуру. Примером может служить так называемая “плантационная система” размещения работников. Эта система зародилась в Германии и Швеции и позднее, с 1966 г., начала применяться в США под названием системы организации работ в конторах без стен.

Идея плантационной системы планировки состоит в том, что при гибкой физической структуре (как, например, отсутствие стен между помещениями и других неподвижных перегородок) потоки сообщений будут влиять на физическую структуру, а та в свою очередь на структуру организационную. Например, при этой системе работникам разрешают передвигать свои рабочие столы так, чтобы их расположение наилучшим образом отвечало потребностям в общении друг с другом. В качестве очередного шага на пути к развитию оптимальной физической среды могут быть использованы сетевые коммуникационные социограммы, построенные по принципу “кто с кем общается”. Такая среда в свою очередь может вызвать организационные изменения. По мере изменения функций индивидов их рабочие места могут быть расположены по-новому, так чтобы соответствовать формирующимся сетям коммуникации. На организационной схеме это может быть отражено позднее.

            Другим преимуществом плантационной системы является обеспечиваемый ею обзор.

            Определенная приватность необходима для выполнения некоторых штабных функций (например, кадровых). Для этого случая может быть построено несколько кабинетов и комнат для приемов. Помещения для размышлений (бассейн) дают работникам расслабиться и побыть одним.  Можно использовать раздвижные перегородки на уровне глаз для создания “изолирующего тента”, когда нужно отдохнуть от эффекта аквариума (часто применяется в “открытых школах” для детей).

            Плантационная система не является панацеей разрешения большинства проблем коммуникации. Но в тех случаях, где она успешно применяется, эффективность работы административно-управленческого аппарата возрастает, снижается текучесть кадров.