ПРИНЦИПЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Стержнем электронного документооборота является система управления электронным документооборотом (СУЭД), предназначенная для достижения следующих целей:

•      интеграции процессов документационного обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;

•      повышения информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов, подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

•      уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

•      уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

•      интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

•      создания качественно новой информационной базы для последующего   совершенствования    процессов   документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
Система должна соответствовать существующей информацион
но-организационной структуре предприятия (группы предприятий) и
обеспечивать свою модификацию по мере совершенствования этой
структуры. Система предназначена (рис. 1.3) для автоматизации до
кументационного обеспечения управления предприятием, включая
процессы подготовки, ввода, хранения, поиски и вывода организаци
онно-распорядительных документов и стандартных форм докумен
 

Рис. 1.3 Основные компоненты СУЭД

тов, а также для управления делопроизводством (создание, обработ
ка и систематизация архивного хранения документов)

Объектом автоматизации являются процессы:

•      создания документов;

•      подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно-распорядительных, отчетно-статистических, учетных, плановых, информационно-справочных и других управленческих документов;

•  работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).