Внутрифирменная регламентация деятельности управляющих компаний

В предыдущем  параграфе мы привели состав и организационную  структуру специализированной фирмы по арбитражному управлению несостоятельными предприятиями — управляющей компании. В данном параграфе мы остановимся на регламентирующих документах — положениях о конкретных подразделениях и документообороте компании по арбитражному управлению.

В процессе исследования разработаны положения о каждом подразделении управляющей компании. Структура положения о подразделении такова:

Раздел 1 – общие положения;

Раздел 2 – функции и задачи;

Раздел 3 – структура подразделений;

Раздел 4 – взаимодействие с другими подразделениями;

Раздел 5 – права;

Раздел 6 – ответственность.

В связи с тем, что объем положений по всем  отделам и службам фирмы довольно большой, в данной книге нет возможности привести их полностью. В качестве примера рассмотрим здесь положение о планово-экономической службе.

Положение о планово-экономической службе

1 Общие положения

Планово-экономическая служба является самостоятельным структурным подразделением фирмы на правах службы и  подчиняется директору фирмы.

2 Функции и задачи

2.1 Руководство работой по финансовому и технико-экономическому анализу в фирме, направленному на организацию эффективной производственной деятельности ее работников.

2.2 Организация плановой работы и комплексного анализа деятельности фирмы, выявление резервов и разработка предложений по повышению ее эффективности.

2.3 Организация и общее руководство разработкой годовых, квартальных и оперативных финансовых планов  отдельных подразделений фирмы.

2.4 Организация и общее руководство разработкой годовых и квартальных смет доходов и расходов отдельных подразделений фирмы.

2.5 Разработка годовых и квартальных финансовых планов и бюджетов фирмы.

2.6 Рассмотрение и оценка обоснований финансово-экономических расчетов, выполненных подразделениями фирмы.

2.7 Методическое руководство, разработка форм и документов, определение сроков проведения работ по планированию деятельности фирмы.

2.8 Анализ результатов деятельности фирмы.

2.9 Контроль за выполнением планов и заданий.

3 Структура подразделений

3.1 Структуру и штатное расписание планово-экономической службы утверждает директор фирмы в соответствии  с типовой  структурой аппарата управления с учетом конкретных объёмов работ и особенностей процесса арбитражного управления.

3.2 Распределение обязанностей между работниками планово-экономической службы осуществляет ее начальник в соответствии с должностными инструкциями и настоящим положением

3.3 В состав службы входят группы планирования, анализа и контроля

4 Взаимодействие с другими подразделениями

4.1 Планово-экономическая служба взаимодействует с подразделениями фирмы и заместителями директора, от которых она получает:

- графики реализации специфических функций и задач;

-  графики проведения арбитражных процедур;

- проекты финансовых планов подразделений;

-  проекты смет доходов и расходов подразделений;

- расчёты по финансово-экономическим показателям и другие сведения от подразделений и заместителей директора;

- о выполнении финансовых планов и смет.

4. 2 Служба представляет:

- общий график проведения арбитражных процедур;

- общий график реализации специфических арбитражных функций;

- финансовые планы подразделений;

- сметы доходов и расходов подразделений;

- отчёты по анализу финансового состояния подразделений и фирмы в целом.

5 Права

5.1 Требовать от руководителей подразделений фирмы представления материалов (отчетов, проектов, справок определенной формы и т.д.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию планово-экономической службы.

5.2 Проверять и подготавливать общий график реализации специфических функций, общий график проведения функций, финансовые планы, сметы доходов и расходов, расчеты  экономической эффективности и иные материалы, составленные другими подразделениями фирмы.

5.3 Привлекать к участию в разработке плановых документов и отдельных заданий работников других экономических подразделений фирмы.

5.4 Давать указания подразделениям фирмы по методике финансово-экономических расчетов и планирования,  проводить соответствующие совещания

5.5 Представлять фирму в других организациях по вопросам, касающимся финансово-экономического планирования её деятельности.

5.6 Подразделения фирмы обязаны руководствоваться  указаниями планово-экономической службы в пределах функций, предусмотренных настоящим положением, и исполнять их.

6 Ответственность

6.1 Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением планово-экономическую службу функций и задач несет начальник планово-экономической службы.

6.2 Степень ответственности других работников планово- экономической службы устанавливается должностными инструкциями.

По аналогичной схеме разработаны положения и других подразделений фирмы по арбитражному управлению. Рассмотрим материалы, касающиеся документооборота фирмы.

Положение о документообороте фирмы

1 Состав документов фирмы

Состав документов, входящих в систему организационно- распорядительной документации (ОРД) , и требования к их оформлению определяются ГОСТ 6.38—90 “УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к  оформлению документов”, а также рядом других нормативно- методических документов.

1.1 Положения о структурных подразделениях разрабатываются и подписываются руководителями подразделений, согласовываются с заместителями директора, юристом и утверждаются директором фирмы.

Должностные  инструкции сотрудников разрабатывает и подписывает руководитель структурного подразделения,  согласовывает с юристом и доводит до работника под расписку.

1.2 Приказы и распоряжения оформляются на соответствующих бланках, визируются исполнителем, заинтересованными лицами и подписываются директором или заместителями директора. Распорядительные документы регистрируют и хранят в канцелярии. Копии этих документов раздают исполнителям.

1.3 Протоколы производственных совещаний ведут помощники руководителей и хранят у себя. Помощники раздают их копии исполнителям и контролируют исполнение. Предложения и служебные записки, связанные с выполнением решений производственного совещания, передают через канцелярию директору. Накануне производственного совещания заведующий канцелярией напоминает исполнителям о невыполненных пунктах протокола предыдущего производственного совещания и перед совещанием информирует помощника директора о выполнении.

1.4 Документирование деятельности арбитражных управляющих. Юридическим обоснованием деятельности арбитражных управляющих по проведению процедур банкротства предприятий являются определения арбитражного суда. Этими определениями оформляют назначения управляющих на несостоятельные предприятия, устанавливают процедуры, применяемые к тому или иному предприятию, сроки их проведения и завершения. При получении определения арбитражный управляющий обязан представить его копию в фирму. Контроль за представлением определений ведет помощник заместителя директора, курирующий арбитражных управляющих, который на основе определений составляет график реализации арбитражных процедур, график участия в заседаниях арбитражного суда и другие документы.

1.5 Планы и отчеты арбитражных управляющих. Управляющие представляют руководству фирмы информацию о своей деятельности в виде планов работ по каждому виду арбитражных процедур и ежемесячных отчетов о выполнении соответствующих пунктов планов.

Арбитражные управляющие передают планы и отчеты через канцелярию в планово-экономическую службу, которая осуществляет контроль за их выполнением. Канцелярия должна  вести учет своевременности представления арбитражными управляющими планов и отчетов. Для этого следует установить сроки представления этих документов. Например, в течение недели после назначения управляющий обязан представить план проведения процедуры, а в первых числах каждого месяца отчет о выполнении соответствующих пунктов плана.

Управляющие должны также сдавать в планово-экономическую службу копии отчетов, представляемых в суд.

Данные из форм отчетов вводятся сотрудниками планово-экономической службы в компьютерную информационную систему и предоставляются по мере необходимости. Для поддержания этой информации в достоверном состоянии арбитражные управляющие периодически заполняют формы заново, внося в них новую информацию.

1.6 Переписка арбитражных управляющих. Управляющие в ходе производства рассылают письма, уведомления, запросы и другие документы государственным организациям, внебюджетным фондам, кредиторам, дебиторам и т. д. В качестве примера можно привести следующие документы:

- уведомление руководителю предприятия об открытии конкурсного производства;

- письмо руководителю предприятия о передаче документов;

- уведомление о проведении собрания кредиторов;

- запрос в ГНИ о наличии счетов предприятия;

- запрос в банк о состоянии счетов предприятия;

1 7 Переписка руководства фирмы. Корреспонденцию, поступающую на имя руководства фирмы, регистрируют в канцелярии и передают на рассмотрение директору или заместителям  директора. После этого документы возвращают в канцелярию, где их ставят на контроль, а затем передают исполнителям.

Если руководитель не назначает конкретный срок исполнения документа, устанавливается типовой срок — 10 дней.

Исполнители готовят ответное письмо за подписью руководителя или пишут служебную записку о том, какая работа проделана по данному поручению. Это письмо или записку прилагают к инициативному документу и передают руководству.

Руководитель подписывает ответное письмо либо пишет на служебной записке «снять с контроля». Документ возвращают в канцелярию, где исходящее письмо регистрируют, а инициативное снимают с контроля.

Если документ не исполнен в срок, канцелярия делает исполнителю напоминание и через каждые 10 дней представляет информацию о не снятых с контроля документах руководству.

1.8 Служебные записки. Обмен информацией между подразделениями и руководством фирмы осуществляют посредством служебных записок. Эти записки регистрируют в канцелярии, а затем фиксируют информацию об их движении. Если руководитель дает конкретное поручение по данной служебной записке, она ставится на контроль.

1.9 Документирование деятельности вне фирмы. Основными документами вне фирмы являются договоры на обслуживание несостоятельных предприятий, заключаемые между фирмой и неплатёжеспособным предприятием, а также акты об исполнении договорных работ. Типовые формы договоров об оказании охранных, аудиторских и других услуг разработаны и имеются в Российской гильдии профессиональных  управляющих.

Каждому договору присваивают составной индекс, включающий порядковый номер договора и первую букву названия отдела. Такой порядок позволяет вводить данные о заключаемых договорах в компьютерную информационную систему и при необходимости контролировать сроки выполнения и оплаты заключаемых договоров.

Кроме того, в зависимости от специализации в каждом отделе создают свои специфические документы (например, при продаже — накладные, отчеты по оценке и др., при инвентаризации — акты инвентаризации, инвентарные описи и т. д.).

1.10 Документы по персоналу. Документация по персоналу имеет особое значение, так как личные дела сотрудников, гласно закону, хранятся 75 лет и должны после специальной архивной обработки и оформления передаваться на хранение в государственный архив.

1.11 В состав организационно-распорядительной документации входят:

1) организационная документация (устав, структура, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения руководства фирмы, инструкции);

З) информационно-справочные документы:

- протоколы производственных совещаний;

- определения арбитражного суда;

- планы и отчеты арбитражных управляющих;

- переписка руководства;

- переписка арбитражных управляющих;

- служебные записки и др.;

4) специальные системы документации (кадровая, бухгалтерская и др.).

2 Документооборот фирмы

2.1 Документооборот бухгалтерии

Взаимодействие:

1 с планово-экономической службой:

- получает годовые, квартальные, месячные финансовые планы и бюджеты

- представляет отчеты о производстве в денежной оценке; другие данные, необходимые для анализа и планирования;

2 со всеми подразделениями фирмы:

- получает отчеты о выполнении планов работ, необходимые для бухгалтерского учета и контроля, документы, приказы, распоряжения, договоры, сметы, нормативы;

- представляет сведения о затратах по элементам; разного рода справки и сведения, связанные с деятельностью подразделений фирмы.

3 с  внешними организациями.

- сдаёт баланс в налоговую инспекцию;

- сдаёт отчёты во внебюджетные фонды;

- сдаёт платежную документацию в банк;

- получает из налоговой инспекции, внебюджетных фондов ,

2.2 Документооборот кадровой службы

Взаимодействие:

1 с другими подразделениями фирмы:

- получает  заявки на рабочих и специалистов; характеристики на работников, представляемых к поощрению и награждению; сведения о нарушителях трудовой дисциплины; графики отпусков работников подразделений; штатное расписание руководителей, специалистов, служащих, рабочих-повременщиков и других категорий работников, а также все изменения штатного расписания; расчеты потребности в рабочей силе подразделений;

- представляет сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов по вопросам трудовой и дисциплины, изменения правил внутреннего трудового распорядка, сведения о списочной численности работников, нарушениях трудовой дисциплины; данные о текучести кадров по подразделениям.

2) с бухгалтерией:

- получает справки  о зарплате для оформления пенсии по возрасту и инвалидности;

- представляет табель учёта рабочего времени, больничные листы для оплаты, сведения о приёме, увольнении, очередных отпусках работников фирмы и соответствующие проекты приказов.

2.3 Документооборот планово-экономической службы

Взаимодействие:

1) с бухгалтерией:

-  получает сведения о финансовом плане и бюджете;

- данные, необходимые для анализа и планирования;

- представляет годовые, квартальные, месячные финансовые планы и бюджеты подразделений и фирмы в целом;

2) со всеми подразделениями фирмы, руководителями фирм

- получает проекты финансовых планов и бюджетов подразделений;

- сведения, необходимые для планирования и анализа производственно-хозяйственной деятельности фирмы;

- представляет финансовые планы и бюджеты подразделений и фирмы в целом.

2.4 Документооборот канцелярии

Взаимодействие:

1) с транспортной службой:

- получает транспортные средства для доставки корреспонденции;

- представляет заявки на транспортные средства;

 2) с подразделениями фирмы:

- получает проекты приказов и распоряжений на подпись руководству; исходящую из фирмы корреспонденцию;

- представляет поступающую в фирму корреспонденцию;

- копии распорядительных документов; бланки, формы согласно  классификатору, разработанному в фирме;

- оказывает методическую помощь в вопросах ведения дел производства.

2.5 документооборот хозяйственной службы

Взаимодействие:

1. с другими подразделениями фирмы:

- получает приказы, распоряжения, заявки для исполнения;

- представляет отчеты о выполнении работ:

2 с бухгалтерией

- получает сведения о затратах, разного рода справки, связанные с деятельностью данного подразделения;

- представляет документы, необходимые для бухгалтерского учёта и контроля

2.6 Документооборот специализированного отдела

Взаимодействие

1) с бухгалтерией:

- получает справки и другие бухгалтерские документы и сведения, необходимые для деятельности отдела;

- представляет первичные бухгалтерские документы, необходимые для разработки бухгалтерских статистических отчётов;

2) с планово – экономической службой

- получает информацию о финансовых планах и бюджетах, прочие сведения, необходимые для эффективной деятельности отдела;

- представляет проекты финансовых планов и бюджетов;

3) с другими подразделениями фирмы

- получает сведения и документы, необходимые для деятельности отдела;

- представляет сведения и документы, необходимые для деятельности других подразделений фирмы.

3 Порядок регистрации и контроля исполнения документов в фирме.

3.1 Принята смешанная система регистрации документов: арбитражные управляющие самостоятельно регистрируют свои документы, а в канцелярии централизованно регистрируются следующие виды документов:

- приказы и распоряжения руководства;

-  входящая корреспонденция, адресованная руководству фирмы;

- исходящая корреспонденция посылаемая от имени руководства фирмы;

- служебные записки.

3.2 На контроль ставят следующие документы:

1) Входящую корреспонденцию, по которой руководитель дает конкретное задание исполнителю — подготовить отчёт или выполнить какое-либо поручение (корреспонденцию, присылаемую для сведения, на контроль не ставят).

2) Решения производственного совещания, зафиксированные в протоколах, по которым назначен исполнитель и срок исполнения.

З) Служебные записки, адресованные руководству, по которым руководитель дает конкретное поручение исполнителю.

4) Хозяйственные договоры для того, чтобы проконтролировать сроки их исполнения и оплаты.

3.3 Регистрационные формы

Таблица 1 -Приказы и распоряжения

Таблица 2 - Входящая корреспонденция

Таблица 3 – Исходящая корреспонденция

Таблица 4 Служебные записки

Таблица 5 –Пункты протокола производственного совещания

ДОГОВОРЫ

Управляющий ______________________Фирма__________________________

Предприятие _______________________________________________________

Дата договора______________  № договора ____  Сумма__________________

Срок выполнения_________________________ Срок оплаты_______________

Выплачено ______________________________Дата оплаты________________

4  Технология контроля исполнения.

4.1 Контроль писем. Регистрационные карточки распечатываются в двух экземплярах. По возвращении документа после рассмотрения руководства на карточках указывают резолюцию, фамилию, имя и отчество исполнителя, и срок исполнения (назначенный руководителем или типовой — 10 дней). Первый экземпляр помещают в справочную картотеку, (она содержит карточки на все письма, в том числе и те, которые не ставят на контроль). Второй экземпляр карточки помещают в контрольную картотеку, сформированную по срокам исполнения. После документ передают исполнителю, который готовит ответный документ либо пишет служебную записку о результатах выполнения поручения, прилагает их к Инициативному письму и передает через канцелярию руководству. Руководитель подписывает ответное письмо или пишет на записке «снять с контроля» и возвращает в канцелярию. В канцелярии на обеих карточках делают отметку об исполнении, после чего изымают карточку из контрольной картотеки и перемещают ее в картотеку исполненных документов.

Если документ не исполнен или не снят с контроля в срок, исполнителю напоминают об этом. Каждые 10 дней руководству предоставляют информацию о не снятых с контроля документах в виде сводки.

Карточки на просроченные документы перемещают в другую контрольную картотеку, сформированную по фамилиям исполнителей, с тем, чтобы регулярно напоминать им обо всех числящихся за ними документах.

4.2 Контроль исполнения служебных записок происходит аналогично.

4.3 Контроль исполнения решений производственных совещаний. В данном случае распечатывают только одну карточку для контрольной картотеки, так как каждый руководитель получает копию протокола производственного совещания.

4.4 Контроль исполнения договоров. С этой целью заводят, три карточки: одну - для справочной картотеки, на второй отмечают дату исполнения договора и на третьей - дату оплаты.

Контроль за представлением работникам фирмы планов и отчетов. Канцелярия на основе данных планово-экономической службы составляет список управляющих, не сдавших планы и отчеты, и представляет его руководству.

В итоге создается общая контрольная картотека для всех видов документов, по которой можно ежедневно осуществлять контроль за их исполнением.

Представленная выше схема регистрации документов фирмы и реализуется в автоматическом режиме с помощью, например, компьютерного пакета прикладных программ “Парадокс”, который:

- распечатывает все необходимые карточки;

- контролирует сроки исполнения всех документов;

- распечатывает напоминания всем исполнителям;

- выдаёт итоговые справки, сводки, аналитические записки в любой удобной форме.

Реализация предложенных схем организации делопроизводства фирмы позволила значительно повысить степень эффективности управления Российской Гильдией профессиональных антикризисных управляющих.