Формирование функциональной структуры управления.

Функции - важнейший элемент при построении структуры организации, наборе персонала и т.д.

Мы подходим к понятию “единичная самостоятельная функция”.

Аналогично тому, что здание лучше строить из единичных законченных блоков, чем из кусков или нестандартных блоков, также и в системе формирования функциональных структур использование единичных самостоятельных функций существенно упрощает этот процесс. Это понятие относится как к конкретным, так и к общим функциям управления.

С нашей точки зрения, наиболее плодотворный подход к выделению (формированию) единичной самостоятельной конкретной функции управления (ЕСКФУ) заключается в соблюдении двух условий:

• рассмотрение набора КФУ, используемых в большой группе организаций в Российской Федерации (назовем его типовым набором функций),

• наличие в каждой КФУ полного набора общих функций управления.

Первое условие можно выполнить при рассмотрении группы малых предприятий (МП).

Как показывает практика, независимо от сферы деятельности, малые предприятия имеют близкие по трудоемкости и сложности параметры типовых КФУ. Поэтому примем малое предприятие за основу при определении набора ЕСКФУ. По критерию типизации целесообразно выделить четыре набора КФУ для организаций: базовый, отраслевой, групповой и специальный.

Базовый набор КФУ входит в состав любого конкретного набора функций организации (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Состав полного набора КФУ

Базовый набор КФУ составляют:

1) управление производством продукции (товара, услуг, информации и знаний);

2) управление бухгалтерским учетом;

3) управление техническим и социальным развитием;

4) управление техническим и социальным обеспечением;

5) управление технической безопасностью;

6) управление трудом и заработной платой;

7) управление персоналом;

8) управление реализацией;

9) управление маркетингом;

10) управление экономикой;

11) управление финансами;

12) управление рекламой;

13) управление охраной;

14) стратегическое управление;

15) представительская деятельность;

16) консультационная деятельность.

Отраслевой набор включает функции, характерные для конкретной отрасли народного хозяйства: промышленности, сельского хозяйства, капитального строительства, транспорта, связи, торговли и др. В рамках отраслевых функций могут включаться и функции, характерные для подотраслей. Например, для промышленности - функции, характерные для организаций топливно-энергетического и металлургического, машиностроительного, химико-лесного комплексов.

Групповой набор состоит из функций, определяемых правовой формой организации (ООО, ОАО, ЗАО и др.), например, управление ценными бумагами для акционерных обществ, управление внешним и внутренним аудитом для финансово-промышленных групп.

К типовому набору могут присоединяться специфические функции управления, например, управление внешнеэкономической деятельностью, управление подсобным хозяйством.

Второе условие (наличие полного набора общих функций)может быть выполнено путем соблюдения следующего соотношения:

КФУ  (набор всех общих функций)

(символ  означает включение).

Любая конкретная функция управления должна содержать весь набор ненулевых по трудоемкости общих функций.

Каждая из КФУ имеет свою трудоемкость. Таким образом, паспорт (стандарт) на каждую ЕСКФУ должен включать: название функции, трудоемкость (Т с) и уровень сложности (С с) функции.

С учетом соотношения (2.1) условия выделения функции с параметрами (Т с, С с) в ранг ЕСКФУ будут следующими:

Т кфу = Т с

С сфу =С с (2.2)

где Т п, Т о,Т а, Т к, С п, С о, С а, С к не имеют нулевых значений.

Исходя из значения трудоемкости ЕСКФУ можно предложить следующее соотношение для определения уровня трудоемкости КФУ для конкретного МП:

1,5 х Т с < Т кфу - высокий уровень;

0,8 х Т с < Т кфу < 1,2х Т с - нормативный уровень; (2.3)

Ткфу < 0,5 х Т с - низкий уровень.

КФУ с высоким уровнем трудоемкости свидетельствует об элементах непрофессионализма в управленческой деятельности, т. е. работники выполняют порученные функции дольше, чем положено. КФУ с низким уровнем трудоемкости свидетельствует либо о широком использовании современных информационных технологий при сохранении прежнего штата работников, либо об элементах непрофессионализма в управленческой деятельности, т. е. работники выполняют функции быстрее, чем положено, либо в силу их чрезмерного профессионализма, либо в силу поверхностного отношения к ним.

Взаимосвязь между трудоемкостью (Тоф) и уровнем сложности (Соф), общей функцией и процедурами будет выражаться следующими соотношениями:

Тоф = Тпо + Тсо + Тпр + Тут + Tор

Соф = ( Тпо х Спо + Тсо х Ссо + Тпр х Спр + Тут х Сут + Тор х Сор)/Тоф, (2.4)

где Тпо, Тсо, Тпр, Тут, Тор, Спо, Ссо, Спр, Сут, Сор - трудоемкости и уровни сложности соответствующих процедур.

В качестве стандартов на общие функции предлагается их набор, составляющий соответствующую ЕСКФУ. Таким образом, паспорт (стандарт) на единичную самостоятельную общую функцию управления (ЕСОФУ) включает: название функции, трудоемкость (ТОс) и уровень сложности (СОс) функции.

С учетом соотношений (2.4), условиями выделения общей функции с параметрами (Тоф, Соф) в ранг ЕСОФУ будут:

Тоф = ТОс ;

Соф = СОс. (2.5)

Тпо ,Тсо , Тпр ,Тут ,Тор, Спо ,Ссо, Спр, Сут , Сор не имеют нулевых значений.

По стандартам трудоемкости можно предложить следующее соотношение для определения уровня трудоемкости ОФУ:

1,5 х ТО  < Тоф - высокий уровень,

0,8 х ТОс < Тоф < 1,2 х ТОс - нормативный уровень, (2.6)

Т оф < 0,5 х ТОс - низкий уровень.

Соотношение (2.6) играет важнейшую роль при анализе функций в организации. Добиваясь получения требуемых пропорций в параметрах ОФУ (трудоемкости и уровне сложности), можно привести КФУ к требуемому стандарту. Результатом приведенной выше аналитической работы является таблица отчетности по используемым функциям управления (см. табл. 2.5).

Исходя из трудоемкости ОФУ (табл. 2.5) и временного ресурса работников их можно объединять или делить между работниками.

Таким образом, выделяются два понятия - общая функция и единичная самостоятельная общая функция управления (ЕСОФУ). Последняя служит элементом для построения соответствующей ЕСКФУ. Каждая ЕСОФУ является общей функцией, но не каждая общая функция - ЕСОФУ. Между собой ЕСОФУ связаны процедурами (аналогично с общими функциями).

В рамках одной функции процедуры могут быть внутренними и внешними, могут формировать линейные или функциональные связи (табл. 2.4).

Таблица 2.4. Классификация процедур

Примечание: ПР - принятие решения, ПО - подготовка решения, ОР - организация выполнения, УТ - утверждение, СО - согласование.

Приведенная в табл. 2.4 классификация позволяет сформировать схему и условное обозначение типового функционального звена (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Схема (а) и условное обозначение (б) типового функционального звена ЕСОФУ

Таблица 2.5. Форма отчетного документа по функциям

Процедуры принятия, подготовки решения и организация его выполнения являются внутренними для типового звена, а согласование и утверждение - внешними. В типовом звене процедуры утверждения и согласования могут разветвляться на несколько звеньев структуры.

Входное воздействие (рис. 2.7) поступает от другого типового звена и в зависимости от направленности формирует линейную или функциональную связь.

Рис. 2.7. Варианты схем взаимодействия типовых звеньев:

а)сосредоточенное, б) распределенное

С процедурами ПО и ОР образуются функциональные связи, а с ПР - линейные. Обычно входное воздействие направлено на

процедуру принятия решения.

Для формирования взаимодействия процедур нескольких типовых звеньев предлагается следующая метаморфоза процедур:

• процедура “Утверждение” переходит на другое звено (обычно вышестоящее) в процедуру “Готовит решение”;

• процедура “Согласование” - в процедуру “Организация

выполнения”;

• процедура “Принимает решение” переходит на нижестоящий уровень в одноименную процедуру.

Данная метаморфоза вытекает из приведенного в начале этого параграфа определения функции как совокупности действий, направленных на достижение частной цели, которая подчинена общей цели управления. С учетом этого схема взаимодействия типовых звеньев, изображенных на рис. 2.7, примет следующий вид (рис. 2.8):

На рис. 2.8 связи между типовыми звеньями конкретизируются связями между процедурами звеньев. Типовое звено содержит внутри себя и организует при взаимодействии с другими звеньями линейные и функциональные связи. Поэтому при объединении нескольких звеньев очень естественно формировать линейные, линейно-функциональные и функциональные структуры, а также все другие сводящиеся к ним.

Однако типовое звено нельзя ассоциировать со звеном управления.

Звено управления - это ячейка с определенным набором процедур, а не функций. Причем процедуры могут лишь частично представлять одну или несколько функций управления. Жесткой связи между функцией и звеном управления нет. Как правило, звено управления соответствует должности работника аппарата управления (например, звено “главный инженер”, “главный экономист”) либо названию подразделения аппарата управления (например, звено “отдел кадров”, “бухгалтерия”).

Рис. 2.8. Уточненные схемы взаимодействия типовых звеньев:

а) сосредоточенное, б) распределенное

Типовое звено соответствует только одной единичной самостоятельной общей функции управления. Оно обладает большей независимостью и стабильностью, чем звено управления. Границы типового звена и звена управления в общем случае не совпадают.

Таким образом, совокупность типовых звеньев - функциональная структура - может служить базой для формирования организационной структуры управления.