Ведомственный архив

Ведомственный архив - архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов он создается как самостоятельное структурное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.

Задачи ведомственного архива:

ü комплектование документами, законченными делопроизводством;

ü учет и обеспечение сохранности документов;

ü создание к ним научно-справочного аппарата;

ü использование хранящихся в архиве документов;

ü оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами;

ü подготовка и передача в госархивы документов по истечении срока их хранения в ведомственном архиве.

В зависимости от компетенций организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы:

ü центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти;

ü центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения;

ü объединенный архив, осуществляющий хранение документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

ü архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава хранящейся документации ведомственные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, электронными. Преобладают общие ведомственные архивы.

Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения архивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы.

Входящие в систему Росархива научно-исследовательские и другие организации и предприятия обеспечивают разработку научно-теоретических проблем архивного дела и внедрение их в жизнь. Ведущей организацией является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), чьи разработки применяются на практике в архивах России.