Экспертиза ценности документов

 Под экспертизой ценности документов понимается процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется.

Задачи экспертизы ценности документов.

1. Отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

2. Определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

3. Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

4. Отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

1. в делопроизводстве организации - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив;

2. в ведомственном архиве - при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;

3. в государственном архиве - при проверке решений экспертных органов ведомственных архивов  и утверждение их;  при целевой комплексной экспертизе ценности документов или разборе россыпи документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:

ü в учреждениях, организациях, предприятиях - экспертная комиссия (ЭК);

ü в министерствах, ведомствах, главках - Центральная экспертная комиссия (ЦЭК);

ü в госархивах - экспертно-проверочная комиссия (ЦПК);

ü в Росархиве - Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

В результате деятельности экспертных комиссий составляются следующие документы:

ü протоколы их заседаний;

ü описи дел постоянного хранения;

ü описи дел временного хранения;

ü акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В основе деятельности экспертных комиссий находятся типовые и ведомственные перечни документов — систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранении. Выделяются типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения и типовые с указанием подлежащих передаче на государственное хранение документов постоянного хранения. В настоящее время наиболее распространены:

ü Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

ü Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

ü Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. Поэтому экспертизу ценности документов проводят на основе научных критериев.

Экспертиза ценности документов на основе научных критериев

Критерии экспертизы ценности документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1) критерии происхождения документов

К группе относятся:

–   значение учреждения или лица в жизни общества;

–   значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

–   время и место создания документов.

2) критерии содержания документов;

К группе относятся:

–   значимость информации документа;

–   повторяемость документной информации;

–   целевое назначение документов;

–   вид и разновидность документа.

3) критерии внешних особенностей документов.

К группе относятся:

–   подлинность;

–   внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

Экспертиза ценности документов по перечням

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госхранение обязателен.

Система перечней документов в зависимости от сроков хранения

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

1)  с указанием сроков хранения;

2)  подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов.

В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.

До 1990-хгг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида - типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ориентировались на документы государственных учреждений.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть - описательные статьи -представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя:

–   порядковый номер;

–   наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а для планов или отчетов — период планирования или отчетности и др.;

–   сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня;

–   примечания, уточняющие сроки хранения документов.

Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Ниже приводится образец оформления описательной статьи.

Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).