Обеспечение сохранности и государственный учёт документов архивного фонда РФ

Обеспечение сохранности документов архивного фонда РФ

Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).

Требования к зданиям и помещениям архива:

• архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении;
• не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений;
• архив должен быть предоставлен несколькими помещениями так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива;
• помещения архива должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь запасной выход;
• в помещении архива не должно быть газовых и водонесущих труб;
• в помещениях архива электропроводка должна быть скрытой, а рубильники - располагаться вне помещений хранилищ.

Световой режим:

• постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;
• естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями;
• для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;
• документы хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т. п;

Температурно-влажностный режим:

• бумажные документы должны хранится при температуре 17-19 oС и относительной влажности воздуха 50 - 55%;
• черно-белые пленочные материалы должны хранится при температуре 15 °С и влажности 40-55%;
• документы на магнитных лентах и дисковых носителях  должны хранится при температуре 15 - 20 °С и влажности воздуха 50-65%;
• в помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности;
• температурно-влажностный режим в хранилищах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи специальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Санитарно-гигиенический режим:

• архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли;
• обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков;
• при проведении уборок и санитарных обработок антисептиками растворы не должны попадать на документы.

Охранный режим:

• Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д;
• вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке;
• обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение документов в хранилище.

• хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы и др;
• расстояние между рядами стеллажей должно составлять в главном проходе - 120 см, проход между стеллажами - 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене;
• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - 30 см.
• документы в зависимости от вида размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: коробках, специальных футлярах, пакетах и т.д.

Гос. учёт документов архивного фонда РФ

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.

Учет складывается из следующих этапов:

1. подсчет количества документов в архиве;

2. регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

3. заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;

4. составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

• централизации учета - регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;
• унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
• динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;
• полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

единица хранения;

отдельный обособленный документ.

Государственному учету подлежат следующие документы:

государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

государственных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);

негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.