Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.
Внутренние учетные документы.
К внутренним документам относится:
• книга поступлений
• список фондов
• лист фонда
• архивная опись
• дело фонда.
Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.
В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.
Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.
Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.
Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название.
Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов - закрепить за каждым фондом свой уникальный номер.
Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.
Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
1) сведения о переименованиях фондообразователя;
2) сведения о местонахождении фонда и его номере;
3)сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.
Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).
Дело фонда - комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.
Из дела фонда можно получить следующие сведения:
• о дате создания учреждения; подчиненности; функциях; реорганизации;
• условиях хранения материалов;
• видах научно-технической обработки материалов.
Документы централизованного государственного учета. Основным документом централизованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.
Паспорт государственного архива на 1 января каждого года содержит значительно большее число показателей и состоит из следующих разделов:
архивные материалы;
страховой фонд копий;
научно-справочный аппарат;
условия хранения документов.
Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда.
Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах Российской академии наук. В архивах учреждений и архивах отраслевых фондов они не составляются.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему