Выставки и ярмарки стали одним из ведущих средств ПР во всем мире. Ярмарка коммерческое мероприятие, основная цель которого заключение торговых сделок по выставляемым товарам; выставка прежде всего публичная демонстрация достижений тех или иных отраслей материальной или духовной сферы жизни общества, основная цель которой обмен идеями, теориями, знаниями при одновременном проведении коммерческой работы. Условно все выставочные мероприятия можно классифицировать на: международные ярмарки и выставки, национальные выставки, оптовые ярмарки, специализированные выставки, постоянно действующие экспозиции.
Выставочная деятельность фирмы начинается с принятия решения о том, в какой выставке участвовать и насколько широко. Решения принимаются руководством фирмы исходя из знаний рыночной ситуации и стратегии фирмы на рынке. При принятии решения об участии в выставке руководителю необходимо учитывать следующие факторы:
1. Где проводится выставка (местоположение определяет масштаб, представительность и количество потенциальных посетителей);
2. Когда;
3. Кем (давно ли организаторы занимаются этим бизнесом, хорошо ли они известны);
4. Для кого (какова целевая аудитория данной выставки);
5. Сколько это потребует денег и как (с помощью каких мероприятий на выставке) обеспечить возвращаемость бюджета.
Процесс подготовки к выставке состоит из следующих этапов:
1) Составляется план действий;
2) Назначаются ответственные лица;
3) Определяется порядок организационных мероприятий и программ;
4) Учитываются возможные потребности в дополнительных силах и материалах;
5) Разрабатываются план стенда на выставке;
6) Составляется смета расходов.
Все перечисленное определяется на период до и во время выставки. После окончания выставки проводится учет и анализ прошедших событий и делаются необходимые выводы.
План действий это важнейший документ для подготовки к выставке. В нем детально расписываются: цели участия в выставке; место, сроки и время ее проведения; лица, ответственные за оформление стенда, за доставку материалов и др.; краткая информация о других фирмах-участниках, специфика выставки и характер ее проведения; документы, требующие согласования и подготовки (приглашения, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки и др.)
Ответственные лица: в период подготовки должен быть назначен директор экспозиции, подчиненный непосредственно директору фирмы. По согласованию с руководством фирмы набирается штат сотрудников отвечающих за конкретные направления подготовки: взаимодействие со СМИ, подготовка экспонатов, подготовка и проведение рекламной кампании, подготовка раздаточного материала, обучение стендистов.
Организационные мероприятия планируются директором экспозиции в обратном порядке, начиная со дня открытия выставки. За определенные срок заполняется и отправляется в оргкомитет выставки заявка на участие в выставке, в которой указывается все реквизиты фирмы. Заранее продумывается размещение экспозиционных материалов на стенде, дизайн проекта и т.д.
Составление плана стенда позволяет оценить положение стенда относительно входа/выхода, основных проходов, конкурентов и предусмотреть тактику привлечения посетителей к стенду.
В смете расходов необходимо учитывать 4-е основные статьи расходов: прямые расходы (стоимость площади, аренда оборудования, монтаж стенда и др.), расходы на выставочные экспонаты, в том числе на их хранение, погрузку и транспортирование, расходы на работу с посетителями выставки (каталоги, буклеты, призы), расходы на содержание штата.
На период выставки расписывается распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно. Целесообразно фиксировать все возможные контакты в специальной анкете. По каждой выставке составляется финальный обзор, в котором указывается кол-во посетителей вообще, на стенде, кол-во розданных проспектов, заполненных анкет. По окончании каждой выставки составляется перечень проблем, возникших при подготовке и проведении выставки, принятые решения и выводы.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему