Характеристика персонала и основных направлений кадровой работы Администрации МО города ХХХХХ. Динамика численности персонала администрации

Важнейшими количественными показателями кадрового потенциала администрации являются среднесписочная численность муниципальных служащих и показатели его движения. Муниципальным служащим является гражданин Российской Федерации, исполняющий в порядке, установленном Уставом муниципального образования в соответствии с федеральными законами, законами автономного округа и нормативными актами органов местного самоуправления муниципального образования, обязанности по муниципальной должности за денежное вознаграждение, счет средств местного бюджета.

В Администрации существует линейная структура управления,. Во главе находится начальник управления, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками, сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

Преимущества линейной структуры управления:

- единство и четкость распорядительства;

- согласованность действий исполнителей;

- четкая система взаимных связей между руководителем и подчиненным;

- быстрота реакции в ответ на прямые указания;

- получение исполнителями увязанных между собой распоряжений и заданий, обеспеченных ресурсами;

- личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего предприятия.

Существуют и недостатки линейной структуры управления:

- высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные разносторонние знания и опыт по всем функциям управления и сферам деятельности;

- перегрузка менеджеров высшего уровня, огромное количество информации, поток бумаг, множественность контактов с подчиненными и вышестоящими;

- тенденция к волоките при решении вопросов, касающихся нескольких отделов.

Предприятие организует работу, исходя из возложенных на него задач и выполняемых функций в соответствии с перспективными и текущими планами работы; координирует свою деятельность с другими организациями в целях соблюдения интересов своего предприятия.

Основными задачами Администрации является:

- увеличение объема предлагаемых услуг;

- расширение клиентской базы;

-укрепление имиджа организации, в том числе путем улучшения качества обслуживания клиентов.

Для решения задач Администрация выполняет следующие функции:

- организация работы с клиентами;

- осуществление работы по привлечению клиентов для организации;

- формирование и своевременное предоставление в Администрации первичных документов и требуемой отчетности;

- консультирование клиентов;

-разработка предложений по изменению порядка реализации предоставляемых работ и услуг и внедрению новых;

-подготовка предложений по изменению режима работы с целью улучшения качества обслуживания клиентов;

-повышение культуры обслуживания клиентов и квалификации работников;

- своевременное информирование клиентов о новых предоставляемых работах и услугах.

Функции начальника:

- осуществляет руководство всей деятельностью управления и несет персональную ответственность за правильное и своевременное выполнение задач и функций, а также результаты работы;

- организует разработку перспективных и текущих планов работы управления;

- проводит систематический анализ состояния дел по вопросам, входящим в компетенцию Администрации, и на его основе принимает решения, направленные на совершенствование деятельности Администрации;

- организует изучение рынка муниципальных услуг и возможности расширения круга потенциальных потребителей (клиентов) по вопросам, входящим в компетенцию Администрации;

- выполняет представительные функции и участвует в заседаниях и совещаниях, проводимых в организации;

- обеспечивает сохранение коммерческой тайны о деятельности предприятия и его клиентах, правильное применение действующего законодательства и ведения делопроизводства в установленном порядке;

- обеспечивает разработку проекта Положения об Администрации, распределяет обязанности между заместителями начальника, рассматривает и утверждает положения об отделах, входящих в состав Администрации, а также должностные инструкции работников, разрабатываемые на основе утвержденной постановлением Министерства труда РФ квалификационной характеристики по должности;

- способствует созданию необходимых условий труда и благоприятного морально-психологического климата в коллективе. Обеспечивает соблюдение работниками Администрации трудовой дисциплины;

- представляет на рассмотрение директору предприятия предложения по изменению структуры, штатного расписания, а также по приему, перемещению и увольнению работников, их поощрению и наложению дисциплинарных взысканий;

- разрешает оперативные вопросы, подписывает документы по вопросам, относящимся к деятельности, в пределах своих полномочий, делегированных доверенностью;

- заключает договоры на осуществление сделок, в пределах своей компетенции на основании предоставленных ему полномочий в соответствии с выданной ему доверенностью;

- на должности специалистов Администрации принимаются лица, соответствующие квалификационным требованиям данного предприятия;

- в период временного отсутствия начальника исполнение его обязанностей возлагается на уполномоченное лицо, в соответствии с приказом директора предприятия или его заместителя;

- за недостатки в работе и нарушения трудовой дисциплины к руководящим работникам и сотрудникам могут применяться меры дисциплинарного взыскания в соответствии с действующим законодательством, а также меры материального воздействия. К иным видам ответственности работники могут быть привлечены законодательством.

По состоянию на 1.03.2009 года в администрации МО города ХХХХХ общая численность составляет -160 человек. 112- муниципальные служащие входящие в категорию «Руководители», категорию «Помощники (советники)», категория «Специалисты». Категория «Обеспечивающие специалисты» (ведущие, старшие, младшие) немуниципальные служащие 17- человек. 31человек – рабочие.

Была изучена общая численность персонала администрации города, а также таких управлений, как «Комитета по финансам администрации города», «Управление образования администрации города ХХХХХ», «Управление по жилищно-коммунальным услугам администрации города», «Управление градостроительства администрации города ХХХХХ» по уровню образования, о вакантных и замещенных должностях, численности персонала.

Рисунок 3 Структурный состав численности по категориям администрации города Урая на 01.03.2009г.

Общая численность муниципальных служащих администрации составляет 71% куда входят МУ «Комитет по финансам администрации города ХХХХХ», МУ «Управление образования администрации города ХХХХХ», МБУ «Управление по жилищно–коммунальным услугам администрации города ХХХХХ», МБУ «Управление градостроительства администрации города ХХХХХ». Так же численность немуниципальных служащих администрации составляет 15% это на 56,4% меньше муниципальных служащих. А численность рабочего персонала составляет 14,4%, где большая часть работает в администрации города.

В администрации города необходимо отметить высокий уровень профессионализации кадров.

Рисунок 4 Сведения об уровне образования муниципальных служащих администрации города ХХХХХ

Из рисунка 4 видно, что 88,% имеют высшее образование, незаконченное образование составляет 3% , где в администрации города составляет 3 специалиста, среднее образование 9%. Большая часть муниципальных служащих имеет высшее образование.

Рисунок 5 Структура персонала Администрации МО города ХХХХХ по стажу работы в организации

На основании проведенного анализа можно сказать, что основная часть лиц, имеет стаж до 10 лет – 54%, от 10 до 20 лет 25%, свыше 20 лет – 5%. Это свидетельствует что большая часть персонала молодые сотрудники, обладающими лидерским потенциалом они является важным фактором повышения эффективности управления администрации.

Каждый работник Администрации имеет свою должностную инструкцию, в которой подробно описываются все его функции. Начальник управления занимается всеми организационными вопросами, контролирует деятельность предприятия. Главный инженер решает технические вопросы. Зам. начальника управления по снабжению занимается обеспечением всеми необходимыми материалами и оборудованием. Главный бухгалтер занимается составлением отчётов, начислением заработной платы, следит за всей финансовой деятельностью управления. Отдел кадров занимается приёмом и увольнением сотрудников. Секретарь – помощник начальника по общим вопросам.

В пределах каждой категории персонала предприятия можно выделить три уровня деятельности: низший, средний и высший.

Низший уровень занимает персонал, трудовые функции которого строго регламентированы, свобода выбора максимально ограничена нормативными документами. Как правило, это технический персонал и технические исполнители (уборщицы, сантехники). Они обязаны четко исполнять нормы и правила, непременно следовать требованиям должностных инструкций, прилежно усвоить типовые схемы делового поведения. Это считается высшим признаком профессиональной культуры. Такой труд не требует проявления индивидуальности, ограничивает творчество и побуждает исполнителя к добросовестности, организованности, собранности и методичности, готовности к регламентированной деятельности. Однако даже в условиях четко организованной иерархически построенной системы жестких организационных технологий всегда есть место инициативе исполнителей.

Средний уровень занимают руководители среднего звена, ведущие и главные специалисты организации, прогнозисты и т.д. Их основная роль сводится к координации, контроль за строгим соблюдением установленных процедур, обеспечению достижения показателей бизнес-планов. Для них обязательно профессиональное знание инструктивных документов, а также владение компьютерными технологиями, теоретическая подготовка по основам экономики и права. Вместе с тем многие хозяйственные ситуации вызывают принципиально новые задачи, в решении которых накопленные опыт и владение техникой не всегда помогают. В определенной мере требуются навыки творческого подхода к ситуации, предпринимательской интуиции, но в рамках служебной роли.

Высший уровень занимают руководители (директор, начальник) - аналитики, выполняющие функции стратегического анализа и планирования. Это лидеры, мозговой центр организации. Они наделены максимальными полномочиями и наибольшей ответственностью. Их деловая активность определяет конкурентоспособность предприятия, а отсутствие специалистов такого уровня рассматривается как фактор риска. Содержание их труда включает: аудит, диагностику и оптимизацию финансовых процессов; оперативную подготовку решений по управлению архивами и обязательствами предприятия, затратами и прибылью, производительностью и эффективностью; выявление тенденций развития финансовых процессов и обеспечение безопасности.

В таблице приведена динамика численности персонала в 2007г. – 2008г.

Таблица Динамика численности персонала администрации

Основной причиной увольнения работников является неудовлетворенность работой в Администрации.

В 2007г. по сравнению с 2006г. среднесписочная численность персонала увеличилась на 1 человека; в 2008г. по сравнению с 2007г. – на 3 человека.

На рисунке графически изображена динамика численности персонала в 2006г. - 2008г.

Динамика численности персонала в 2006г. - 2008г.

Для характеристики движения рабочей силы рассчитаем и анализируем динамику следующих показателей:

Коэффициент оборота по приему кадров (Кпр):

Кпр = кол-во принятых / среднеспис.числ.персонал. * 100%

Коэффициент оборота по выбытию персонала (Кв) рассчитывается по формуле:

Кв = кол-во уволившихся раб. / среднеспис.числ.персонал. * 100%

Коэффициент текучести кадров (Кт) рассчитывается по формуле:

Кт = кол-во уволившихся по собственному желанию и / среднес.числ. пер. * 100% за нарушение трудовой дисциплины

Коэффициент постоянства персонала предприятия (Кп.с):

Кп.с = кол-во раб-в, проработавших весь год / среднес.числ. * 100%

В таблице приведены данные расчетов по движению персонала за три года.

Динамика движения персонала в 2006г. – 2008г.,%

По результатам анализа коэффициент по приему персонала с каждым годом увеличивается: в 2006г. он составлял 1,3; в 2007г. на 1,3 выше – 2,6, а к 2008г. увеличился на 1,2 и составил 3,8. В период с 2006г. – по 2008г. наблюдается тенденция к увеличению численности работающих, было принято 4 человека, уволено 3 человека. Это говорит о том, что коэффициент по приему персонала превышает коэффициент по выбытию персонала, в 2007г. на 1,3%.

Коэффициент текучести кадров с 2006г. по 2008г. уменьшается: с 2005г. по 2006г. – на 1,4%, но все же стоит уделить внимание тому, что, несмотря на хорошие условия работы, персонал увольнялся.

В целом по Администрации в 2006г. фактическая численность персонала составляла 156 человек, а к 2008г. – 160 человек.

В Администрации штатный состав полностью укомплектован, поэтому получить рабочее место достаточно сложно.

Общая численность персонала в 2008г.: женщины - 35%; мужчины - 65%. Персонал (аппарат управления), в основном, имеет высшее образование.

В таблице показана структура персонала по возрасту, уровню образования и стажу работы за три года.

Структура кадров по возрасту, уровню образования и стажу работы в 2006г. – 2008г.

Из таблицы следует, что в организации с 2006г. по 2008г. большинство работников в возрасте от 30 лет до 40 лет. В категории от 22 до 30 лет и от 30 до 40 лет количество персонала с каждым годом увеличивается. Молодежь более продуктивна, работоспособна, более активна. На втором месте персонал в возрасте от 40 лет до 50 лет, их численность с каждым годом неизменна – 19 человек.

На период 2008г. 62 человека имеют среднее специальное образование, 17 человек – высшее профессиональное, т.е. 21,5% с высшим образованием, 78,5% со средним специальным. За три года численность персонала увеличилась только за счет приема работников с высшим профессиональным образованием.

Направления кадровой работы Администрации Муниципального Образования города ХХХХХ

В состав управления по организационным вопросам и кадрам администрации города ХХХХХ входят:

1. организационно-методический отдел

2. кадровая служба

3.административно-хозяйственный отдел

Организационно-методический отдел управления по организационным вопросам и кадрам осуществляет функции документационного обеспечения в администрации города ХХХХХ и оказывает методическую помощь структурным подразделениям администрации по вопросам делопроизводства. Отдел является структурным подразделением администрации города ХХХХХ и подчиняется непосредственно начальнику управления по организационным вопросам и кадрам.

Рисунок 4 Организационная структура системы управления персоналом

До октября 2004 года кадровыми вопросами занимался общий отдел администрации города. Непосредственно кадровое делопроизводство вела начальник общего отдела. В октябре 2004 года было принято решение о создании кадровой службы как самостоятельной структурной единицы. Кадровая служба состоит из двух единиц: начальник службы и инспектор. На должность начальника кадровой службы было назначено, имеющая опыт работы начальника общего отдела в комитете по управлению муниципальным имуществом. Инспектор кадровой службы грамотный специалист, имеет большой опыт работы в кадрах.

Кадровая служба администрации города ХХХХХ является структурным подразделением управления по организационным вопросам и кадрам администрации города ХХХХХ. Кадровая служба образована в целях реализации кадровой политики, обеспечивающей эффективную деятельность администрации города ХХХХХ. Полномочия кадровой службы распространяются на структурные подразделения администрации города ХХХХХ.

Кадровую службу возглавляет начальник службы, назначенный на должность, главой города ХХХХХ в соответствии с действующим законодательством. В подчинении начальника службы находиться инспектор по кадрам.

Основные задачи кадровой службы:

1.Определение основных направлений кадровой политики должностными лицами администрации города ХХХХХ.

2.Формирование высококвалифицированного кадрового резерва муниципальных служащих, который способен обеспечить эффективное функционирование органов местного самоуправления.

3.Ведение работы по подготовке документов об установлении пенсии за выслугу лет, проверки и определения размера пенсии за выслугу лет.

4.Организация прохождения муниципальной службы.

5.Методологическое обеспечение по вопросам кадровой политики, решение иных вопросов в области кадровой политики.

6. Ведение воинского учета и бронирование граждан, пребывающих в запасе.

7.Консультирование муниципальных служащих по вопросам прохождения муниципальной службы.

Кадровая служба обязана осуществлять свою работу на основе перспективных и текущих планов администрации города ХХХХХ, соблюдать в работе служебную и государственную тайну, а также организовывать повышение профессионального уровня сотрудников.

Работники кадровой службы несут ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение на них обязанности Положением, должностным регламентом и должностными инструкциями.

Функции кадровой службы

1.Разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по вопросам организации и прохождения муниципальной службы.

2.Обеспечивает ведение Перечня муниципальных должностей муниципальной службы.

3.Совместно с руководителями структурных подразделений администрации города ХХХХХ осуществляет в установленном порядке подготовку и внесение предложений о назначении на муниципальные должности муниципальной службы, переводе и увольнении.

4.Осуществляет подготовку трудовых договоров с лицами, поступающими на работу в администрации города ХХХХХ, вносит в них изменение в соответствии с действующим законодательством.

5.Готовит проекты распоряжений администрации города ХХХХХ о приеме, переводе, увольнении, об отпусках, о командировках, поощрении и наказании, присвоении квалификационных разрядов муниципальным служащим, об установлении надбавок муниципальным служащим и работникам, осуществляющим техническое обеспечение, о выплате пособий.

6.Организует и проводит аттестацию и (или) квалификационные экзамены муниципальных служащих.

7.Формирует резерв кадров на муниципальные должности муниципальной службы.

8.Проводит анализ уровня профессиональной подготовки муниципальных служащих. Составляет ежегодные планы повышения квалификации и переподготовки на основе анализа потребностей в определенном уровне подготовки, заявок структурных подразделений администрации города ХХХХХ, рекомендаций аттестационных комиссий, кадрового резерва на муниципальные должности муниципальной службы. Организует переподготовку и повышение квалификации муниципальных служащих.

9.Принимает участие в выработке предложений по изменению штатного расписания администрации города ХХХХХ и ее структурных подразделений.

10.Готовит установленную документацию по кадрам и передает ее в архив в соответствии с номенклатурой дел.

11.Представляет в срок все виды отчетности и текущей информации (о численности, качественном составе кадров, воинском учете).

12.Анализирует профессиональный, образовательный и возрастной состав кадров, других данных для использования в работе по улучшению качества работы коллектива.

13.Осуществляет контроль над соблюдением работниками трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка.

На кадровую службу администрации города ХХХХХ возложены не только функции, связанные с муниципальной службой, но и функции по обеспечению деятельности руководителей муниципальных предприятий и учреждений города и их кадровых служб. Кроме того, кадровая служба администрации оказывает методическую помощь и дает консультации кадровикам учреждений, входящих в структуру администрации.

Административно – хозяйственный отдел занимается обеспечением персонала администрации МО техникой и оборудованием, необходимым для выполнения ими должностных обязанностей, благоустройством территории администрации и помещений здания.

Административно – хозяйственный отдел подчиняется начальнику управления по организационным вопросам и кадрам.

При приеме на работу в Администрацию проводится собеседование и назначается испытательный срок три месяца, заполняется анкета. Собеседования до сих пор являются наиболее широко применяемым методом отбора кадров. Даже работников неуправленческого состава редко принимают на работу без хотя бы одного собеседования. Подбор руководителя высокого ранга может потребовать собеседований, занимающих несколько месяцев. Испытание помогает предсказать, сколь эффективно сможет кандидат выполнять конкретную работу.

В г. Ханты-Мансийск находятся учебные заведения, с которыми Администрация города заключили договор о том, что через каждые три года сотрудники предприятий будут подтверждать свою квалификацию. Обучение составляет 2 – 3 дня. Оплата обучения одного человека в день составляет от 1500 до 2000 рублей. Задача профессионального обучения - привести квалификацию сотрудника в соответствие с требованиями, предъявляемыми к его должностному положению. Сотрудник, принятый на работу какое-то время назад и в то время полностью удовлетворявший профессиональным требованиям, также должен пополнять свои знания (изучать новые документы и т.д.). Тренинги проводятся для начальников и руководителей с целью того, чтобы их работа на предприятия была более успешной; проводится своевременное информирование сотрудников о новых предоставляемых услугах предприятием.

Карьера является одним из важных условий в профессиональной деятельности каждого работника. Карьера – это осознанные собственные суждения работника о своем трудовом будущем, ожидаемые пути самовыражения и удовлетворения трудом. Это продвижение вперед по однажды выбранному пути деятельности. В таблице приведены этапы карьерного роста работников в Администрации.

Этапы карьерного роста

Успешная карьера часто является результатом достижения определенных ступеней карьеры к определенному возрасту. Проведенные исследования показывают, что люди, чье продвижение по службе шло не в ногу с их жизнью, имеют более низкую производительность в работе, часто пассивную жизненную позицию. Конечная цель планирования карьеры - улучшение мотивации персонала, обязательства и исполнения.

На рисунке графически отображены этапы карьерного роста сотрудников Администрации.

Этапы карьерного роста сотрудников Администрации

Планирование и контроль деловой карьеры заключается в том, что с момента принятия работника в организацию и до предполагаемого увольнения с работы необходимо организовать планомерное горизонтальное и вертикальное продвижение работника по системе должностей или рабочих мест. Работник должен знать не только свои перспективы на краткосрочный и долгосрочный период, но и то, каких показателей он должен добиться, чтобы рассчитывать на продвижение по службе.

Предварительный этап включает период, за который человек может сменить несколько различных работ в поисках вида деятельности, удовлетворяющего его потребностям и отвечающего его возможностям. В Администрации в 2007г. персонал до 30 лет составляет 8 человек – это молодые специалисты, которые обучаются своей профессии, набираются опыта, они зависимы и подчинены.

Этап становления длится примерно пять лет в возрасте от 30 до 40 лет – 42 человека. В Администрации – это работники, осуществляющие работу с клиентами и заказчиками. В этот период работник осваивает выбранную профессию, приобретает необходимые навыки, формируется его квалификация, происходит самоутверждение. Обычно в этом возрасте потребности человека становятся больше, поэтому появляется желание получать заработную плату, уровень которой выше прожиточного минимума.

Этап продвижения обычно происходит в возрасте от 40 до 50 лет, персонал составляет 19 человек. В этот период идет процесс роста квалификации, продвижения по службе. Происходит накопление практического опыта, навыков, растет потребность в самоутверждении, достижении более высокого статуса и еще большей независимости, начинается самовыражение как личности. Работники приобрели опыт, знания и навыки. Приобретенный опыт дает им возможность вести самостоятельно участок работы. Некоторые из них работают начальниками отделов на предприятии. Переход на эту стадию зависит от того, продемонстрировал ли работник компетентность в определенной области.

Этап сохранения характеризуется действиями по закреплению достигнутых результатов и занимает возрастной период от 50 лет до 60 лет. В этом возрасте количество работников – 10 человек. Наступает пик совершенствования квалификации и происходит ее повышение в результате активной деятельности и специального обучения, работник заинтересован передать свои знания молодежи. Этот период характеризуется творчеством, здесь может быть подъем на новые служебные ступени. Анализ использования персонала предприятия необходимо рассматривать в тесной связи с оплатой труда. Рассмотрим динамику средней заработной платы работников Администрации в период с 2005г. – 2007г.

Фонд оплаты труда работников

Из данной таблицы видно, что в 2006 году средняя заработная плата увеличилась на 132% (9378*100/7083) по сравнению с 2005г. В 2007 году заработная плата увеличилась на 134% по сравнению с 2005 годом. Увеличение объясняется повышением должностных окладов и тарифных ставок работников.

На рисунке отображена динамика средней месячной заработной платы сотрудников

Среднемесячная заработная плата, (руб.)