Совещания — это форма делового общения, которое предусматривает обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их решения.
Чтобы совещание дало желаемый результат, ее необходимо серьезно готовить. В период подготовки совещания руководитель должен:
• четко определить повестку дня, ключевую проблему и желаемый круг участников (не больше 8—10-ти человек);
• довести до участников совещания дату, время и место встречи, а также ключевую проблему и повестку дня. Время и дата должны совпадать с днем, который традиционно выделяется для такого рода деятельности. Непредвиденные совещания возможны лишь как исключение;
• ознакомить участников совещания со справочными и информационными материалами, которые имеют отношение к обсуждаемой проблеме;
• продумать регламент совещания. Ориентировочный расчет может быть таким: общее время проведения — не больше 1,5—2-х часов работы, перерыва, на 10 минут после 45—50-ти минут работы. Если в порядке дневного совещания предусматривается обсуждение нескольких вопросов, то психологически обоснованным будет внести на рассмотрение сначала более простые, которые требуют менее времени и умственной энергии;
• подготовить помещение для проведения совещания. В нем должны обеспечиваться необходимое освещение, оптимальная температура (+22—24°C), проветривание, необходима наглядность (скажем так: от мела и доски до видеотехники). Кроме того, каждый участник должен иметь возможность не только сесть, но и записать конспект на совещании, написать план своего выступления, разложить необходимые документы и материалы.
Деловое настроение совещания зависит от его начала, а точнее, от поведения руководителя в начале совещания. Он должен:
• начать точно во время, здесь, как никогда, верна пословица «Семеро одного не ожидает»;
• в небольшом вступительном слове четко сформулировать повод и задание
совещания;
• согласовать правила и регламент совещания;
• назначить ответственного за ведение протокола совещания;
• не начинать совещания с критики и разноса подчиненных. Если вы начали с
критических реплик, то считайте, что ваше совещание на этом закончилось.
После вступительного слова с докладом или с основной информацией по обсуждаемой проблеме выступает или руководитель, или назначенный руководителем сотрудник.
Доклад (основную информацию) должен отличать:
• конкретность и конструктивность;
• понятность вещания и используемых терминов;
• наглядность;
• уверенность.
В ходе обсуждения главной проблемы совещания руководитель должен:
• сначала предоставить слово для выступления младшим по статусу и должности;
• не прерывать выступления в дебатах (за исключением нарушения регламента и неконкретности выступления);
• обеспечить непредубежденность в оценке выступлений;
• время от времени переключать внимание участников на анализ процесса обсуждения (какие позиции определились, в чем барьеры, трудности и тому подобное);
• не давать возможность отклоняться от главной проблемы, утопить поиск решения проблемы в пустой говорильне.
Главная цель какой-нибудь дискуссии — поиск истины. Найти истину в споре, принять в результате дискуссии правильное решение можно лишь с соблюдением выработанных в процессе функционирования деловых отношений норм цивилизованной дискуссии:
• почтенное отношение к чужой мысли, какой бы абсурдной она не казалась на первый взгляд;
• стремление понять чужую мысль, для чего набраться терпения и мобилизовать внимание;
• во что бы это не встало, избежать превращения дискуссии в конфликт. Дискуссия должна приводить к сотрудничеству, а не к конфронтации;
• главным оружием в дискуссии могут быть только факты и их добросовестная интерпретация.
Кроме ведения хода совещания руководитель должен:
• объяснять сказанное другими;
• подчеркивать расхождение между выраженными мыслями;
• время от времени резюмировать обсуждение;
• собирать или формулировать разные гипотезы и предложения.
В заключение совещания руководитель:
• подбивает итоги обсуждения;
• свое мнение выкладывает в принятом решении (хотя иногда свое решение он может принять и после совещания, обдумав все предложенные варианты);
• благодарит всех участников совещания за работу.
После проведения совещания руководитель должен:
• организовать доведение принятых решений до непосредственных исполнителей (если они не присутствовали на совещании);
• организовать контроль выполнения принятых на совещании решений.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему