Нужна помощь в написании работы?

Совещания — это форма делового общения, которое предусматривает обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их решения.

Чтобы совещание дало желаемый результат, ее необходимо серьезно готовить. В период подготовки совещания руководитель должен:
• четко определить повестку дня, ключевую проблему и желаемый круг участников (не больше 8—10-ти человек);

• довести до участников совещания дату, время и место встречи, а также ключевую проблему и повестку дня. Время и дата должны совпадать с днем, который традиционно выделяется для такого рода деятельности. Непредвиденные совещания возможны лишь как исключение;
• ознакомить участников совещания со справочными и информационными материалами, которые имеют отношение к обсуждаемой проблеме;

• продумать регламент совещания. Ориентировочный расчет может быть таким: общее время проведения — не больше 1,5—2-х часов работы, перерыва, на 10 минут после 45—50-ти минут работы. Если в порядке дневного совещания предусматривается обсуждение нескольких вопросов, то психологически обоснованным будет внести на рассмотрение сначала более простые, которые требуют менее времени и умственной энергии;

• подготовить помещение для проведения совещания. В нем должны обеспечиваться необходимое освещение, оптимальная температура (+22—24°C), проветривание, необходима наглядность (скажем так: от мела и доски до видеотехники). Кроме того, каждый участник должен иметь возможность не только сесть, но и записать конспект на совещании, написать план своего выступления, разложить необходимые документы и материалы.

Деловое настроение совещания зависит от его начала, а точнее, от поведения руководителя в начале совещания. Он должен:

• начать точно во время, здесь, как никогда, верна пословица «Семеро одного не ожидает»;

• в небольшом вступительном слове четко сформулировать повод и задание

совещания;

• согласовать правила и регламент совещания;

• назначить ответственного за ведение протокола совещания;

• не начинать совещания с критики и разноса подчиненных. Если вы начали с

критических реплик, то считайте, что ваше совещание на этом закончилось.

После вступительного слова с докладом или с основной информацией по обсуждаемой проблеме выступает или руководитель, или назначенный руководителем сотрудник.

Доклад (основную информацию) должен отличать:

Внимание!
Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

• конкретность и конструктивность;

• понятность вещания и используемых терминов;

• наглядность;

• уверенность.

В ходе обсуждения главной проблемы совещания руководитель должен:

• сначала предоставить слово для выступления младшим по статусу и должности;

• не прерывать выступления в дебатах (за исключением нарушения регламента и неконкретности выступления);

• обеспечить непредубежденность в оценке выступлений;

• время от времени переключать внимание участников на анализ процесса обсуждения (какие позиции определились, в чем барьеры, трудности и тому подобное);

• не давать возможность отклоняться от главной проблемы, утопить поиск решения проблемы в пустой говорильне.

Главная цель какой-нибудь дискуссии — поиск истины. Найти истину в споре, принять в результате дискуссии правильное решение можно лишь с соблюдением выработанных в процессе функционирования деловых отношений норм цивилизованной дискуссии:

• почтенное отношение к чужой мысли, какой бы абсурдной она не казалась на первый взгляд;

• стремление понять чужую мысль, для чего набраться терпения и мобилизовать внимание;

• во что бы это не встало, избежать превращения дискуссии в конфликт. Дискуссия должна приводить к сотрудничеству, а не к конфронтации;

• главным оружием в дискуссии могут быть только факты и их добросовестная интерпретация.

Кроме ведения хода совещания руководитель должен:
• объяснять сказанное другими;

• подчеркивать расхождение между выраженными мыслями;

• время от времени резюмировать обсуждение;

• собирать или формулировать разные гипотезы и предложения.

В заключение совещания руководитель:

• подбивает итоги обсуждения;

• свое мнение выкладывает в принятом решении (хотя иногда свое решение он может принять и после совещания, обдумав все предложенные варианты);
• благодарит всех участников совещания за работу.

После проведения совещания руководитель должен:
• организовать доведение принятых решений до непосредственных исполнителей (если они не присутствовали на совещании);

• организовать контроль выполнения принятых на совещании решений.

 

 

Поделись с друзьями