Структура и содержание должностной инструкции

Как правило, должностная инструкция включает в себя такие разделы:

1) общие положения;

2) должностные обязанности;

3) права;

4) ответственность;

5) квалификационные требования;

6) необходимые знания;

7) взаимодействия.

В разделе «Общие положения» указывается:

• к какой категории относится должность, например: «наименование должности» относится к категории руководителей (специалистов и т. д.);
• подчиненность, например: линейное подчинение, функциональное;
• порядок назначения на должность и увольнения с нее, например: назначение на должность <наименование должности> и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению непосредственного руководителя (иного лица);
• условия замещения сотрудника на данной должности в случае его отсутствия (болезнь, отпуск).

В разделе «Должностные (функциональные) обязанности» описываются работы, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей должности. Данный раздел занимает по объему около 60% всего документа. Обязанности (функции) должны быть выполнимыми и соответствовать задачам данной должности. В этом разделе можно указать периодичность выполнения работником своих основных обязанностей, например: постоянно; еженедельно; по распоряжению руководителя и пр.

В разделе «Права» определяются и перечисляются делегируемые сотруднику правовые средства, которые обеспечивают выполнение возложенных на него задач и обязанностей. Этот раздел обычно строится по следующей схеме:

• права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, по которым он имеет право принимать решения самостоятельно);
• права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, необходимой сотруднику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей (кроме простого перечисления конфиденциальных сведений возможно и установление процедуры доступа работника к ним, особенно если эти сведения относятся к коммерческой тайне предприятия);
• права на контроль (перечисление круга производственных вопросов и действий других работников, контролировать которые имеет право сотрудник на этой должности — либо выполняя свои функциональные обязанности, либо по поручению руководителя);
• права требовать выполнения определенных действий (особенно — от подчиненных), права давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;
• права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы отдельных видов (особенно тщательно следует регламентировать право подписания финансовых документов, а также документов, направляемых во внешние организации от имени компании).

В тексте данного раздела необходимо закрепить также право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных (функциональных) обязанностей. Здесь же может быть закреплено право сотрудника на участие в рабочих группах по подготовке и реализации конкретных проектов и разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

При необходимости в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников, а не только права «по должности»:

• право на получение всех видов установленных компенсаций за свой трудовой вклад;
• право на комфортные условия труда;
• право на повышение квалификации;
• право на максимальную реализацию и развитие своих профессиональных способностей.

В разделе «Ответственность» обозначаются границы личной ответственности сотрудника за выполнение работ, а также перечень результатов (желательно — с указанием измеряемых показателей), которых должен достичь работник в процессе своей профессиональной деятельности.

Например, сотрудник может нести ответственность:

• за качество и своевременность выполнения задач и функций;
• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины;
• за правонарушения, совершенные в процессе деятельности, — в пределах, определенных действующим законодательством Украины;
• за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

В данном разделе можно привести подробный список как общих законодательных и нормативных актов, так и внутренних документов компании, регламентирующих ответственность сотрудника на данной должностной позиции.

В разделе «Квалификационные требования» указывается уровень образования, квалификации, опыта и необходимая специализация, достаточная для полного и качественного выполнения работ.

В разделе «Необходимые знания» приводятся дополнительные, по сравнению с квалификационными требованиями, требования к знаниям, умениям и навыкам работника, обусловленные реальными условиями деятельности компании, особенностями нормативных документов, внутренних процедур, оборудования, материалов, инструментов и т. п.

В разделе «Взаимодействия» должны быть описаны взаимодействие и обмен информацией сотрудников с другими должностными лицами в подразделении, между подразделениями и с «внешними» организациями. Здесь важно определить порядок регулярных действий сотрудника, а также действия в случае возникновения нештатных ситуаций. Например, кладовщик может отпустить товар со склада (штатная ситуация) только после того, как накладную оформит менеджер отдела сбыта и бухгалтер. А в случае, если поставщик срывает сроки поставки (нештатная ситуация) — менеджер отдела снабжения должен выяснить у поставщика причины задержки и возможный срок поставки, уведомить об этом сотрудников и подразделения, для которых эта информация критично важна.

Распорядительные документы

К распорядительным документам по личному составу относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:

— приеме на работу, переводе и увольнении работников;

— предоставлении отпусков;

— поощрениях и взысканиях;

— внесении изменений в трудовую книжку.

Приказом Министерства статистики Украины от 09.10.95 г. № 253 утверждены типовые формы приказов:

— приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № П-1);

— приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № П-5);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № П-6);

 — приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № П-8).

Как правило, на предприятиях приказы оформляются по упрощенной форме, содержащей обязательные реквизиты типовых форм. Конкретный перечень реквизитов для каждого приказа зависит от его вида.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых действий и основания для издания приказа. В приказах по личному составу констатирующая часть, как правило, отсутствует.

Каждому приказу присваивается порядковый номер (с начала каждого календарного года), который, помимо цифры, может содержать буквенное обозначение, например № 15-к.

В отличие от приказов по основной деятельности, приказы по личному составу не содержат глагола «Приказываю», а начинаются глаголом: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Предоставить», «Командировать», «Уволить» и т. п.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени, отчества и должности работника, далее следует содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

После распорядительной части в приказе приводится ссылка на документ, послуживший основанием для издания приказа (заявление, справка, медицинское заключение и др.).

Приказы по личному составу оформляются в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию предприятия.

Все оригиналы приказов должны располагаться в хронологическом порядке и храниться в отдельной папке.

Учетные документы

К учетным документам по кадрам относятся:

— личная карточка (формы № П-2, а для государственных служащих — № П-2 ДС);

—  личное дело (как правило, ведется на руководителей предприятия, государственных служащих);

—  табели учета использования рабочего времени (формы № П-12, П-13, П-14);

— книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (форма № П-9);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма № П-10).

С текстом приказа, подписанного руководителем, работника следует ознакомить под расписку.