Понятие, цели, функции системы управления персоналом в организации.

Управление персоналом в организации представляет собой сложную систему, состоящую из 10 взаимосвязанных функциональных подсистем:

1.      планирование и маркетинг персонала;

2.      найма и учета персонала;

3.      трудовых отношений;

4.      условий труда;

5.      развитие персонала;

6.      мотивация и стимулирование персонала;

7.      социального развития;

8.      развитие организационной структуры управления;

9.      правовое обеспечение УП;

10.  информационное обеспечение УП.

Особенности развития системы УП, её роль в организационной системе определяют характеристики её основных факторов:

¬ Объекта и субъекта;

¬ Целей системы, её функций и структуры.

В качестве объекта системы УП выступают работники, рабочие группы и весь трудовой коллектив, на который направлено управленческое воздействие.

Под субъектом УП понимают линейный и функциональный управленческий персонал, осуществляющий руководство и реализацию на практике функций кадрового менеджмента.

Характерной особенностью системы УП в современных организациях является условное, субъектно – объектное деление, т.к. сложно провести м/у ними границу в условиях социального партнёрства и активного участия работников в процессе управления. Целеполагание системы УП представляет единство двух групп целей - экономических и социальных. Экономические цели составляют основу системы и направлены на обеспечение организации высококвалифицированными и заинтересованными в конечном результате работниками для увеличения прибыли и конкурентных преимуществ в данной организации. Социальные цели сориентированы на удовлетворение социальных потребностей работников (обеспечение занятости, увеличение качества трудовой жизни, проф. обучение, правовая защищенность, стимулирование творчества, организация отдыха, бытового и медицинского обслуживания, обеспечение здорового морально – психологического климата в коллективе). Эффективность системы УП определяется согласованностью экономических и социальных целей. Таким образом, основная цель системы УП заключается в рациональном формировании, использовании, развитии трудовых и творческих способностей работника для достижения целей организации и удовлетворении личных потребностей её сотрудников.

Социальную цель рассматривают с двух сторон:

1.      С позиции администрации организации, которая нанимает работника;

2.      С позиции работника, поступившего в организацию.

В целях достижения основной цели администрация определяет цели первого, второго, третьего уровня (формируется дерево целей). Например. Администрация ставит цель первого уровня «обеспечить развитие персонала», работник для себя эту цель формулирует следующим образом «реализация своего развития». Цели второго уровня для работника выглядит следующим образом:

-   Получение своевременного обучения, переподготовки и повышения квалификации;

-   Получение помощи для быстрой адаптации в новой должности;

-   Получение объективной оценки своих способностей и деловых качеств;

-   Получение возможности для служебно – профессионального роста.

На этой основе формулируются цели третьего уровня:

-   Получение средств на обучение;

-   Получение возможности посещения занятий в период сессии.

Эффективность УП, а значит, эффективность деятельности организации в целом зависит от того, на сколько цели администрации и цели конкретного работника совпадают при несовпадении целей, компромисс достижения путём уступок одной из сторон. Дерево целей позволяет определить состав функций системы УП. Ранее многие функции, относящиеся к кадровой работе были рассредоточены по разным управленческим службам предприятия. Современный системный подход к УП заключается в интеграции всех функций, ориентированных на активизацию человеческого фактора в организации. Сегодня происходит расширение, усложнение, обновление кадровых функций, которые уже е ограничиваются исполнительскими и учтено – оформительскими задачами, а выполняют аналитические, образовательные и информационные задачи.

Среди многообразия функций УП обычно выделяют следующие:

1. Прогнозирование и планирование потребностей в персонале;
2. Анализ количественного и качественного состава персонала организации;
3. Организация набора, проф.отбора, найма работников;
4. Расстановка, передвижение и ротация работников;
5. Профессиональная и социальная адаптация новых работников;
6. Анализ и проектирование рабочих мест;
7. Управление рабочим временем и условиями труда;
8. Деловая оценка персонала;
9. Управление высвобождением работников;
10. Разработка и реализация социальных программ;
11. Формирование кадрового резерва и работа с ним;
12. Профессиональное обучение и повышение квалификации работников;
13. Диагностика и разрешение конфликтов (трудовых споров);
14. Информационно – документационное обеспечение УП;
15. Организация оплаты и стимулирования труда работников;
16. Содействие улучшению морально – психологического климата в коллективе и развития социального партнёрства.

Таким образом, управление персоналом осуществляется в процессе выполнения определенных целенаправленных функций, которые тесно  взаимосвязаны и образуют целостную функциональную систему, входящую в структуру УП.

Кадровое, информационное и правовое обеспечение УП

CПод кадровым обеспечением системы УП понимают необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации.

Ранее (в 80-е гг.) в кадровых службах было занято 0,3 – 0,8% от общего числа работающих (промышленные организации). В зарубежных фирмах в службах управления персоналом работает 1 – 1.2% от общей численности работников. Наблюдалась низкая оплата труда кадровиков (на уровне канцелярских работников) и как вследствие этого происходила высокая текучесть кадров (4 из 7 работников работали в кадрах не боле 3-х лет). В подавляющем большинстве (88%) должность начальника отдела кадров занимали лица без специального образования предпенсионного возраста. В зарубежных фирмах работает высокопрофессиональный состав, в основном выпускники школ бизнеса по управлению персоналом. Из каждых 10 работников 7 являются специалистами по психологии, социологии, в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения, планирования карьеры. Возрастающее значение службы управления персоналом отразилось на карьерном росте её начальников (например, 43% начальников кадровых служб американских фирм заняли посты вице-президентов; Японии их примерно 51%). Сегодня в российских организациях администрация осознает роль кадровой службы и привлекает для выполнения кадровых функций специалистов, прошедших специальную подготовку (переподготовку) или получивших диплом по специальности «управление персоналом организации», а также высококвалифицированных психологов. Количественный состав службы УП определяется организационно – штатными структурами и уставом организации. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитывают следующие факторы:

1.    Общая численность работников организации;

2.    Характерные особенности, связанные со сферой деятельности организации, масштабами производства и наличием филиалов;

3.    Социальная характеристика организации, структурный состав работников (различные категории рабочих, специалисты с высшим и средним  спец.образованием, научные работники);

4.    Сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения);

5.    Техническое обеспечение управленческого труда.

Т.к. организация самостоятельно определяет численность работников, их профессиональный и квалификационный состав, сами утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников имеют рекомендательный характер. Одним из наиболее распространенных и доступных методов расчета численности работников кадровой службы является её определение через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ т.е. через трудоёмкость. Трудоёмкость работ по УП определяют следующими методами:

• Нормативный;
• Фотография рабочего дня или хронометраж (в зависимости от специфики работы);
• Расчетно-аналитический;
• Аналоговый;
• Экспертный метод.

Нормы времени (выработки) установлены для простых повторяющихся видов работ (машинописные, учетные, оформление документов), разработаны типовые нормы на подготовку и оформление документов по учету личного состава и делопроизводству.

Зная нормативную (расчетную) трудоемкость работ, выполняемых в течение года в отделе кадров, можно рассчитать численность сотрудников отдела по формуле:

 ,

где, Т – общая трудоемкость работ, выполненных за год в отделе кадров (чел/час);

     К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К примерно равен 1,15);

    Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год. В среднем Фп равен примерно 1910 часов (ежегодно уточняется).

В зарубежной практике используются нормы обслуживания, которые характеризуют количество работников организации, обслуживаемых одним работником службы УП (США – на 100 рабочих приходится 1 работник службы УП; Франция и Германия – 130 – 150 работников – 1 работник службы УП; Япония – на 100 работников – 2,7 работника службы УП). В последнее время наблюдается снижение численности работников кадровых служб, т.к.  произошёл переход работы с кадрами на современную информационно – техническую базу. А также наблюдается реализация из вне наиболее сложных направлений кадровой работы (привлекается организации по подготовки специалистов, кадровые агентства, центры деловой оценки. Консалтинговые фирмы по вопросам кадровой работы). Зарубежные теория и практика накопили большой опыт в области УП, перенос которой на российскую почву должен быть критическим. В связи с этим при создании эффективной системы УП в России необходимо учитывать:

4  Отечественные специалисты – кадровики должны владеть основами зарубежной теории и практики и уметь соотносить их с реалиями российской культуры;

4  Не следует механически копировать зарубежные методы УП;

4  Ценя свой накопленный опыт российские специалисты должны адаптировать его к меняющимся экономическим условиям с учетом широкого использования новых технологий.

Процесс УП можно представить в виде множества согласованных постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных на достижение целей организации. Выработка каждого решения должна быть информационно обеспечена.

C Информационное обеспечение системы УП представляет собой совокупность реализуемых решений по объему, размещению и формам организации информации. Передающейся в системе управления при ее функционировании. Оно  включает оперативную информацию, нормативно – справочную информацию, классификаторы технико – экономической информации, системы документации (унифицированные – пользуются все, специальные – пользуются узкопрофильные специалисты). При проектировании информационного обеспечения системы управления учитывается состав и структура информации, необходимой для  используемой технологии управления. Для эффективного функционировании службы УП к качеству информации предъявляют следующие требования:

1.      Комплексность

Т.е. информация должна отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую, социальную) во взаимосвязи с внешними условиями;

2.      Оперативность

Получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управленческой системе или совпадать с моментом его завершения;

3.      Систематичность

Т.е. требуемая информация должна поступать по возможности непрерывно;

4.      Достоверность

Информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Содержание информационного обеспечения системы УП можно отобразить на следующей структуре:

              I.     Документационное информационное обеспечение включает:

• Систему классификаций и кодирования информации;
• Систему управленческой документации;
• Систему организации, внесения изменений и хранения документации.

Документационная информационная база – совокупность сообщений и сигналов в форме, воспринимаемой человеком без применения ЭВМ. В процессе управления обмен информацией  реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами. Т.е. от органа управления к объекту следуют документы. Содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, задания, планы – графики). В обратном направлении следуют документы, содержащие учтено – отчетную информацию (отчеты, служебные записки, докладные, объяснительные). Такое информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, предоставить данные в виде документов.

           II.     Электронное информационное обеспечение.

Содержит массивы данных, формирующих информационную базу на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Банк данных строится их баз данных, каждая из которых это совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения, манипулирования данными. В базе данных накапливаются, и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении управленческих задач. Основное внимание уделяется непрерывному поддержанию информационной модели объекта управления. К разработке информационного обеспечения службы УП предъявляют следующие организационно – методические требования:

*     Рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информационной базы и сокращение числа форм документов.

*     Возможность машинной обработки информации, содержащаяся в документах.

*     Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

CПравовое обеспечение системы УП заключается в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты УП с целью достижения эффективной деятельности организации.

Основные задачи правового обеспечения:

1)    Правовое регулирование трудовых отношений между работодателем и наемными работниками;

2)    Защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Правовое обеспечение УП включает:

1.    соблюдение, исполнение, применение норм действующего законодательства в области труда и трудовых отношений;

2.    разработка и утверждение локальных, нормативных и не нормативных актов организационного, организационно – распорядительного  и экономического характера;

3.    подготовка предложений об изменении действующих или отмене устаревших (утративших нормативную силу) актов, изданных в организации по трудовым и кадровым вопросам.

 Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на руководителей, на должностных лиц (в пределах их компетенции) и на руководителя службы УП, а также ее работников (по вопросам, входящим в их компетенцию). Организовать работу по приему  работников, произвести увольнение, своевременно обеспечить перевод на другую работу, не допустить возникновения при этом конфликтов, связанных с нарушениями при осуществлении этих функций. Все это возможно  на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений. Это достигается путем установления правовых норм, централизованного или локального характера. В трудовом законодательстве преобладают акты централизованного регулирования: трудовой кодекс РФ. Постановления правительства РФ, акты Министерства труда РФ. Существует круг вопросов, которые решают при помощи локальных правовых норм, принятых данной организацией. В настоящее время сферы локального регулирования постоянно расширяются (приказы руководителя по кадровым вопросам, прием, перевод, увольнение, положения о подразделениях, стандарты организации, должностные инструкции).

Основным подразделением по осуществлению правовой работы в области УП является юридический отдел.

 Задачи юридического отдела в организации:

1.    Разработка проектов нормативных актов организации;

2.    Правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе УП на соответствие требованиям законодательства;

3.    Организация систематического учета и хранения законодательных  нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею;

4.    Информирование работников о действующем законодательстве о труде;

5.    Разъяснение действующего  трудового законодательства и порядка его применения.

Правовые акты не нормативного характера – это распоряжения и указания, которые издают руководитель службы УП и руководители всех подразделений организации. Основные законодательные акты, регулирующие трудовые отношения: Трудовой кодекс РФ (новая редакция от 30.06.2003.), закон РФ «О занятости населения РФ», закон РФ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)», указ президента РФ «О социальном партнерстве и разрешении трудовых споров (конфликтов)».