Закупки или снабжение – ключевая функция, отвечающая за приобретение всех материальных ресурсов, необходимых организации, включая аренду, лизинг, бартер и выполнение подрядных работ. Таким образом, закупки обеспечивают механизм, инициирующий и контролирующий материальный поток от поставщика до потребителя. Организация закупок зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник, в средних и крупных – отдел закупок или снабжения, осуществляющий централизованные закупки. Выделяют два типа закупок: внутренние и внешние. Внутренние закупки предполагают приобретение материалов в различных подразделениях своей организации, внешние – у специализированных поставщиков, как правило, на контрактной основе. Специалисты отмечают, что «компании мирового уровня проявляют глубокий интерес к производственному процессу своих поставщиков вплоть до оценки поставщиков своих поставщиков». На смену концепции традиционных отношений между покупателем и продавцом «на расстоянии вытянутой руки приходит концепция тесного сотрудничества, долгосрочные контракты заменяют практику краткосрочных закупок, поскольку от эффективности снабжения зависят экономические результаты деятельности организации.
Управление закупками в организации начинается с решения проблемы МОВ (Make-or-Buy) -"сделать или купить". Сущность ее состоит в выборе одной из альтернатив: сделать комлектующее изделие с помощью ресурсов фирмы и не зависить от колебаний рыночной конъюнктуры или купить его у специализированных поставщиков, которые гарантируют высокое качество МР по разумным ценам. Преобладающая часть отечественных и зарубежных компаний принимают решение "купить". Решение в пользу "сделать самому" принимается в том случае, когда потребность в комплектующем изделии постоянна и достаточно велика, есть квалифицированный персонал и соответствующее оборудование. В современной рыночной экономике принято использовать аутсорсинг – передачу ответственности за изготовление, хранение и доставку МР крупным, надежным поставщикам.
Основные цели закупочной деятельности:
- обеспечивать непрерывный поток материальных ресурсов и услуг, необходимых для деятельности предприятия с минимальным уровнем риска;
- развивать отношения с компетентными, оптимальными поставщиками;
- тесно сотрудничать с поставщиками по вопросам качества продукции и логистических услуг (складирование, упаковывание, транспортировка);
- поддерживать, по возможности, снижать инвестиции в запасы;
- обеспечивать возможность реализации форвардных закупок, минимизирующих влияние повышение цен на МР и риски закупочной деятельности, а также поставок по системе JIT («точно в срок»);
- закупать МР с минимальными общими затратами путем достижения разумного компромисса между затратами на содержание запасов и экономии затрат, полученной за счет большего объема покупок;
- постоянно следить за рыночной конъюнктурой, прогнозировать и планировать показатели закупочной деятельности и потребность в оборотном капитале;
- стремиться к упрочнению конкурентных позиций организации;
- добиваться гармоничных отношений с другими функциональными областями деятельности предприятия;
- добиваться достижения целей по закупкам с минимально возможными управленческими (административными) затратами.
Закупки имеют стратегическое значение для организации, способствуют объединению многих ее функций и достижению ее целей. Вклад закупочной деятельности можно оценить посредством анализа следующих ключевых ее функций:
1. Доступ к внешним рынкам и информированность – дает возможность обеспечивать предприятие информацией о новых технологиях, новых материалах и услугах, новых источниках поставок и изменениях рыночных условий. Это позволяет специалистам по закупкам делать более точные прогнозы и учитывать запросы других функциональных подразделений и оказывать им поддержку в принятии важных управленческих решений.
2. Управление взаимоотношениями и их развитие – включает решение проблем поиска, выбора, оценки и привлечения поставщиков на раннем этапе разработок новых товаров и услуг, что способствует реализации идеи «сжатого времени», то есть быстрого выхода организации на рынок с новыми предложениями, обеспечивающими ее успех и лидерство.
3. Сокращение числа реальных поставщиков и размещение у них более крупных заказов – способствует повышению ответственности поставщика и качества продукции, а также снижению запасов МР и общих затрат и результатов закупочной деятельности (рентабельности и производительности).
4. Международный стратегический сорсинг (источник поставок) через Интернет (электронная коммерция) и вступление в закупочные пулы, объединяющие продавцов и покупателей определенных, например, промышленных товаров.
5. Реализация глобальной стратегии закупок, предусматривающей формирование глобальной закупочной команды в организации, обслуживающей потребителей по всему миру без отклонений по качеству и срокам поставок, что дает возможность оптимизировать степень удовлетворения или уровень обслуживания потребителей.
Цикл закупочной деятельности, осуществляемой в процессе совершенно новой покупки, включает следующие действия:
- стратегическое планирование закупок МР;
- текущее и оперативное планирование потребностей в МР на основе заказа потребителей или годовой производственной программы - определение вида, объема и срока закупки МР, времени их оплаты, а также планирование условий поставок - цен, лизинговых и авансовых платежей, скидок, условий кредита, доставки МР и частоты закупок (разовые, регулярные или эксклюзивные);
- выбор стратегии и метода закупок;
- исследование рынка закупок с целью определения потенциальных поставщиков, а также затрат на приобретение и доставку необходимых МР;
- оценка потенциальных поставщиков, выбор оптимального поставщика и разработка политики коммуникации (установление контактов с ним);
- подготовка и размещение заказов на закупку у конкретных поставщиков на основе разовых контрактов, генеральных договоров на несколько поставок, долгосрочных договоров и открытых контрактов, а также выбор каналов движения МР от поставщика к потребителю;
- формирование бюджета и финансового плана закупок материалов с последующим контролем за их реализацией;
- осуществление закупок и мониторинг выполнения заказа - оплата, погрузка и доставка МР от поставщика на склад предприятия с максимальным использованием грузовместимости транспортных средств и минимальными тарифами;
- инспекция или входной контроль качества закупаемых МР, соответствующего спецификации, особенно, при реализации технологии JIT «точно в срок»;
- сопутствующий сервис - приемка, тарирование, складирование, хранение, транспортировка к цехам, участкам и рабочим местам;
- контроль запасов МР и своевременности их пополнения;
- контроль поставок, оценка выполнения условий договоров по количеству, цене, качеству МР, срокам и параметрам сервиса поставок.
Второстепенными функциями в управлении закупками являются:
- устранение потерь при доставке МР, потерь от брака в производстве ГП;
- максимальное сокращение отходов производства и эффективное использование вторичных материальных ресурсов;
- транспортировка возвратной тары;
- исключение промежуточного складирования и минимизация уровня запасов МР на складах предприятия.
Для типовой неоднократной закупки некоторые виды деятельности отсутствуют.
Реализация цикла закупок сопровождается определенными затратами. Общие издержки закупочной деятельности складываются из затрат на выполнение всех операций логистического цикла управления закупками:
Сзд = Сзак + Смр + Ссер ,
где Сзак - затраты на обработку заказов потребителей; Смр - издержки на приобретение и доставку МР; Ссер - сервисные затраты.
Оптимизация общих затрат в данном цикле - главная цель управления закупками.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему