Информационно-управляющая система (ИУС) предназначена для сбора, обработки и выдачи руководителям информации, необходимой для принятия управленческих решений и контроля их выполнения. Информационно-управляющая система - это постоянно действующая система взаимосвязи людей, технических средств и методических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее распорядителями с целью совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля мероприятий, осуществляемых организацией. ИУС обычно включает подсистемы: 1) внутренней отчетности; 2) сбора внешней информации; 3) анализа информации.
Информационно-управляющая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем; отслеживать все существенные события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время. ИУС в организациях может состоять из ряда информационных систем, каждая из которых служит для принятия решений в определенной области.
Компьютеры и современные информационные технологии многократно повышают эффективность ИУС. Например, директор супермаркета может получать ежечасную, ежедневную, еженедельную или ежеквартальную информацию о том, какие товары продаются, по какой цене, в каких количествах, каковы остатки, что нужно заказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и многое другое. Большая часть этой информации получается автоматически. Например, продажи и доходы фиксируются, когда кассир-контролер с помощью кассового аппарата считывает записанную на упаковке шифрованную информацию о товаре.
Проектирование ИУС. При проектировании информационной системы нужно учитывать характер внешней среды организации и различия в информационных потребностях управляющих разных иерархических уровней, различных функциональных обязанностей.
Обычно по различиям в информационных потребностях выделяют три основных уровня управленческой деятельности: 1) стратегический - процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей и соответствующего распределения ресурсов; 2) тактический, на котором управляющие обеспечивают получение ресурсов и их использование для достижения общих целей организации; 3) оперативный, на котором обеспечивается выполнение конкретных задач.
Эти уровни управления примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать им информацию, соответствующую требованиям каждого уровня. Как правило, от высшего уровня к низшему сокращается широта информации, ее важность для организации в целом, но возрастает детальность, точность, скорость поступления информации. С повышением уровня управления, как правило, возрастает доля информации из внешней источников.
Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о торговых сделках, предпочтениях потребителя, конкурентоспособности новых товаров, расходах на исследования. Детальная информация о технических условиях на новое изделие, которая принципиально важна для управляющего производством, не является существенной для принятия решений, касающихся сбыта.
Влияние внешней среды должно учитываться при формировании ИУС, поскольку в зависимости от степени ее подвижности и неопределенности менеджеры выбирают соотношение между способами получения информации. Чем более подвижна среда, тем больше используются личные источники, меньше - обезличенные. Обычно выделяют четыре основных способа: 1) получение информации из личных источников, таких, как образование, опыт и другие приобретенные знания; 2) личное взаимодействие - встречи с людьми, при которых происходит взаимный обмен информацией; 3) получение сообщений - писем, файлов данных, отчетов с результатами специально организованных исследований; 4) анализ - выработка информации путем использования количественных методов и моделей.
Этапы проектирования ИУС: 1) анализ системы принятия решений, включающий определение всех типов решений, для принятия которых требуется информация на каждом уровне и в каждой функциональной области; 2) анализ информационных требований - определение типа информации, необходимой для принятия каждого решения; 3) агрегирование решений, т.е. группировка по задачам управления, для которых необходим определенный тип информации; 4) проектирование процесса обработки информации - системы сбора, хранения, передачи и модификации информации; 5) проектирование ИУС, системы контроля за ее работой и системы ее модернизации.
Повышение эффективности ИУС. Можно рекомендовать следующие меры повышения эффективности работы ИУС.
- Участие пользователей в проектировании системы необходимо, поскольку пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия. Кроме того, если руководители, которые будут пользоваться информацией, не примут определенного участия в процессе разработки, может оказаться, что они не доверяют системе и неэффективно ее используют.
- Обучение пользователей позволяет уменьшить сопротивление переменам и страх перед неизвестностью, который внушает сложная ИУС. Предварительное обучение позволит пользователям глубоко узнать возможности системы и поможет им избежать ошибок, которые являются следствием технических ограничений.
- Соразмерность затрат и эффективности должна соблюдаться при разработке и внедрении системы. В состав затрат входит время и средства, затраченные на ее проектирование, создание, обучение персонала, расходы, связанные со сбором, накоплением и обработкой информации. Они должны окупаться за счет роста прибыли коммерческой организации или возможностей некоммерческой.
- Отбор нужной информации очень важен, поскольку ИУС легко может выдавать чрезмерное количество информации, избыток которой затрудняет процесс принятия решения, как и недостаток нужной информации.
- Организация должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала для подержания ИУС в работоспособном состоянии. Эти специалисты должны понимать, что их дело - помочь организации в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютерной системы.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему