Теория экспертизы ценностей документов и практика их отбора на государственное хранение.

Под экспертизой ценности документов понимается процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Задачи экспертизы ценности документов.

1. Отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

2. Определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени.

3. Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

4. Отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Теория экспертизы ценности документов основана на анализе функциональных качеств документов. Своеобразной аксиомой теории ЭЦ является признание неравнозначности документов для исторического познания.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

1) в делопроизводстве организации - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив;

2) в ведомственном архиве - при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;

3) в государственном архиве - при проверке решений экспертных органов ведомственных архивов  и утверждение их;  при целевой комплексной экспертизе ценности документов или разборе россыпи документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:

• в учреждениях, организациях, предприятиях - экспертная комиссия (ЭК);
• в министерствах, ведомствах, главках - Центральная экспертная комиссия (ЦЭК);
• в госархивах - экспертно-проверочная комиссия (ЦПК);
• в Росархиве - Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

В результате деятельности экспертных комиссий составляются следующие документы:

• протоколы их заседаний;
• описи дел постоянного хранения;
• описи дел временного хранения;
• акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. Поэтому экспертизу ценности документов проводят на основе научных критериев.

Экспертиза ценности документов на основе научных критериев

Критерии экспертизы ценности документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1) критерии происхождения документов

К группе относятся:

–   значение учреждения или лица в жизни общества;

–   значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

–   время и место создания документов.

2) критерии содержания документов;

К группе относятся:

–   значимость информации документа;

–   повторяемость документной информации;

–   целевое назначение документов;

–   вид и разновидность документа.

3) критерии внешних особенностей документов.

К группе относятся:

–   подлинность;

–   внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

Экспертиза ценности документов по перечням

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госхранение обязателен.

Внутреннее устройство современной системы перечней документов представлено в графическом варианте на рис. 1.

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

1)  с указанием сроков хранения;

2)  подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов.

В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы.

До 1990-хгг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида - типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ориентировались на документы государственных учреждений.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения.