Понятие учета архивных документов и его основные принципы.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.

Учет складывается из следующих этапов:

• подсчет количества документов в архиве;
• регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;
• заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;
• составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

• централизации учета - регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;
• унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
• динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;
• полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

• архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
• единица хранения;
• отдельный обособленный документ.

Государственному учету подлежат следующие документы:

• государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
• государственных музеев и библиотек;
• научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;
• структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);
• негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета.

К внутренним документам относится:

• книга поступлений
• список фондов
• лист фонда
• архивная опись
• дело фонда.

Документы централизованного государственного учета

• паспорт архива организации
• паспорт государственного архива
• карточка фонда