Нужна помощь в написании работы?

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.

Учет складывается из следующих этапов:

  • подсчет количества документов в архиве;
  • регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;
  • заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;
  • составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

  • централизации учета - регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;
  • унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
  • динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;
  • полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

  • архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
  • единица хранения;
  • отдельный обособленный документ.

Государственному учету подлежат следующие документы:

  • государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
  • государственных музеев и библиотек;
  • научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;
  • структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);
  • негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Внимание!
Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета.

К внутренним документам относится:

  • книга поступлений
  • список фондов
  • лист фонда
  • архивная опись
  • дело фонда.

Документы централизованного государственного учета

  • паспорт архива организации
  • паспорт государственного архива
  • карточка фонда

Поделись с друзьями