Классификация документов Архивного Фонда Российской Федерации. Состав АФ РФ и три ступени его классификации.

Классификация - это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Классификация документов АФ РФ включает три ступени:

• классификация  в пределах АФ РФ в целом
• классификация документов в пределах архива
• классификация в пределах архивного фонда

I. классификация  в пределах АФ РФ в целом – распределение документов между государственными архивами.

До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по следующим признакам:

1) принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капитализму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);

2) принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;

3) принадлежности к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам);

4) принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

5) принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);

6) способу и технике закрепления информации.

В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР,  организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации стала  осуществляться по следующим признакам:

1)по формам собственности:

архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ;

архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;

2)по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное хранение - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение - хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды.

Хранение в собственности государства - это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки.

Депозитарное хранение документов - временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

II. классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - архивным фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

• принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);
• логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

Вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности учреждения или лица (юридического или физического) - фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд - часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.

Разновидностями архивного фонда являются:   

• архивный фонд учреждения (организации), состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации);
• архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.
• объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для частных лиц — родственные, профессиональные, творческие отношения).

Архивная коллекция - совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

III. Классификация в пределах архивного фонда – определяется структура фонда.

 В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов.

Единица хранения - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Классификация дел в пределах архивного фонда состоит из двух этапов:

• разработки схемы классификации дел фонда;
• распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения-фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности.

К основным классификационным признакам относятся:

• структурный — в соответствии со структурными подразделениями;
• функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов;
• хронологический — по датам или периодам, к которым относятся документы.

К дополнительным классификационным признакам относятся:

• номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;
• корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;
• авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;
• предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отражены в документах;
• географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;
• хронологический — по датам документов.

При разработке схемы классификации следует запомнить, что:

• необходимо использовать только основные признаки;
• из всей совокупности основных признаков берут только два;
• одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический;
• выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический. При структурно-хронологической схеме все дела сначала группируются по структурным подразделениям. При хронологически-структурной схеме дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп - по структурным подразделениям.

Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сначала группируются по годам, а внутри хронологических групп - по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя.

Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологическиноминальную схему систематизации.

Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хронологически-тематическая схемы.

Для объединенного архивного фонда при классификации дел сначала производится группировка дел по фондам, входящим в объединенный архивный фонд.

Для фондов личного происхождения схемы классификации документов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации.