Комплектование государственного архива: этапы комплектования, источники

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

–   установление профиля архива;

–   определение источников комплектования;

–   определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

–   организация комплектования.

Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

С 90-х гг. критериями источников комплектования являются:

• функционально-целевое назначение учреждения:

выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах

• масштаб его деятельности:

многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников

• вид организации:

сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур

• полнота отражения в ее документах ценной информации:

степень повторения ценной информации,  в том числе в фонде других организаций

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

• учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;
• учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными;
• учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;
• учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц - источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно.

Комплектование государственных архивов включает в себя мероприятия, связанные с определением источников поступления документов в государственные архивы - круга учреждений-фондообразователей, с отбором документов на государственное хранение и распределением их по сети государственных архивов.

В процессе отбора

• восполняются утраченные основные документы учреждений;
• для дублетов документов устанавливается количество экземпляров и архивы, в составе которых они должны храниться;
• осуществляется розыск недостающих материалов, относящихся к составу государственных архивов.

К системе мероприятий, связанных с комплектованием государственных архивов, относится также прием-передача документов и дел из ведомственных и объединенных ведомственных архивов в государственные архивы.

Основной задачей комплектования государственных архивов является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого конкретного государственного архива. Это помогает правильно организовать документы, создать систему научно-справочного аппарата по материалам архива, обеспечить их всестороннее использование. На государственное хранение документы и дела принимаются в установленные сроки, в полном составе и приведенными в порядок.

Распределение документов по сети государственных архивов производится с учетом принципа недробимости архивных фондов и их комплексов, а также основных признаков классификации документов, к числу которых относятся принадлежность архивных документов к историческим эпохам, определенным административно-территориальным единицам, отраслям государственной и общественной деятельности с учетом способа и техники их создания.

Для осуществления правильного комплектования государственных архивов архивные учреждения должны систематически контролировать своевременный прием документов в архивы учреждений от всех структурных частей, особенно полноту состава и упорядоченность материалов, которые в дальнейшем поступят на государственное хранение.

Необходимо

• контролировать и правильно направлять работу архивов учреждений по фондированию и учету документов;
• изучать историю государственных учреждений и административно-территориальных преобразований, происходивших на территории региона;
• иметь списки учреждений, существовавших ранее в данном регионе, а также сведения о неполноте документов отдельных фондов, об утраченных и погибших материалах;
• брать на учет документы, хранящиеся в рукописных отделах библиотек, музеев, других учреждениях, относящиеся к профилю конкретного государственного архива.

Если документы каких-либо фондов в свое время не поступили в государственный архив, необходимо принять меры к розыску этих материалов, а в случае утраты ценных документов следует принять меры к их восстановлению. Архивные учреждения должны проводить большую работу по учету и выявлению личных фондов политических, государственных и общественных деятелей, деятелей литературы и искусства, документы которых представляют научное значение.

Источниками комплектования документальных материалов дореволюционного периода могут быть рукописные отделы библиотек, музеев, архивы некоторых научных учреждений и организаций, хранящие материалы этого периода и имеющие государственное значение, а также документы отдельных лиц.

Источниками пополнения архивного фонда РФ являются

• федеральные музеи, библиотеки;
• органы государственной власти;
• академии наук РФ;
• документы учреждений, организаций, имеющие государственное значение;
• личные архивы политических общественных деятелей, деятелей науки, техники, литературы и искусства.

Прием документов на хранение в ГАФ имеет выборочный характер: из общей массы материалов отбирается их небольшая часть - выборка, которая репрезентативно (или представительно) отражает информационные свойства, присущие всему исходному объему документов. Выбор совершается из равноценных документов, а не основывается на предпочтении более ценных менее ценным, как это происходит в процессе экспертизы ценности документов.

Государственные организации, документы которых передаются в архив, определяются по следующим критериям:

1) функционально-целевое значение организации;

2) полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций. При решении вопроса о приеме в госархив документов негосударственных организаций учитываются их особая роль среди других подобных организаций, масштаб деятельности, вид организации (ее организационно-правовая форма).

Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив.

Комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

• на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);
• в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.;
• на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение.