Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема — это основа структуры описи.
Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения-фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью.
Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельности. Эта работа производится с учетом основных и дополнительных признаков классификации.
К основным классификационным признакам относятся:
- структурный — в соответствии со структурными подразделениями;
- функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов;
- хронологический — по датам или периодам, к которым относятся документы.
К дополнительным классификационным признакам относятся:
- номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;
- корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;
- авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;
- предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отражены в документах;
- географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;
- хронологический — по датам документов.
При разработке схемы классификации следует запомнить, что:
- необходимо использовать только основные признаки;
- из всей совокупности основных признаков берут только два;
- одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический;
- выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.
Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический. При стабильной структуре учреждений за весь период существования целесообразно разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям. Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменялась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп - по структурным подразделениям.
Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сначала группируются по годам, а внутри хронологических групп - по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. При классификации по отраслехронологической схеме дела группируются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп — по хронологии.
Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологическиноминальную схему систематизации.
Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хронологически-тематическая схемы.
Для объединенного архивного фонда при классификации дел сначала производится группировка дел по фондам, входящим в объединенный архивный фонд.
Для фондов личного происхождения схемы классификации документов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ разработали типовую схему классификации документов фондов личного происхождения:
1) рукописи фондообразователя;
2) записные книжки фондообразователя;
3) письма фондообразователя;
4) дарственные надписи разным лицам;
5) письма фондообразователю;
6) дарственные надписи разных лиц фондообразователю;
7) материалы к биографии фондообразователя;
8) материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера;
9) материалы, собранные фондообразователей для своих работ и по интересующим его темам;
10) материалы о фондообразователе;
11) изобразительные материалы;
12) материалы членов семьи фондообразователя;
13) материалы разных лиц, отложившиеся в фонде;
14) коллекции.
Для документов представителей науки, управления, производства и других возможна аналогичная классификация дел в пределах личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возможно наличие и других, непредусмотренных этой примерной схемой разделов, отражающих специфику документов и деятельность самого фондообразователя.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему