Нужна помощь в написании работы?

Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема — это основа структуры описи.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения-фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью.

Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельности. Эта работа производится с учетом основных и дополнительных признаков классификации.

К основным классификационным признакам относятся:

  • структурный — в соответствии со структурными подразделениями;
  • функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов;
  • хронологический — по датам или периодам, к которым относятся документы.

К дополнительным классификационным признакам относятся:

  • номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;
  • корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;
  • авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;
  • предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отражены в документах;
  • географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;
  • хронологический — по датам документов.

При разработке схемы классификации следует запомнить, что:

  • необходимо использовать только основные признаки;
  • из всей совокупности основных признаков берут только два;
  • одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический;
  • выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический. При стабильной структуре учреждений за весь период существования целесообразно разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям. Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменялась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп - по структурным подразделениям.

Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сначала группируются по годам, а внутри хронологических групп - по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. При классификации по отраслехронологической схеме дела группируются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп — по хронологии.

Внимание!
Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологическиноминальную схему систематизации.

Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хронологически-тематическая схемы.

Для объединенного архивного фонда при классификации дел сначала производится группировка дел по фондам, входящим в объединенный архивный фонд.

Для фондов личного происхождения схемы классификации документов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ разработали типовую схему классификации документов фондов личного происхождения:

1)  рукописи фондообразователя;

2)  записные книжки фондообразователя;

3)  письма фондообразователя;

4)  дарственные надписи разным лицам;

5)  письма фондообразователю;

6)  дарственные надписи разных лиц фондообразователю;

7)  материалы к биографии фондообразователя;

8)  материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера;

9)  материалы, собранные фондообразователей для своих работ и по интересующим его темам;

10) материалы о фондообразователе;

11) изобразительные материалы;

12) материалы членов семьи фондообразователя;

13) материалы разных лиц, отложившиеся в фонде;

14) коллекции.

Для документов представителей науки, управления, производства и других возможна аналогичная классификация дел в пределах личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возможно наличие и других, непредусмотренных этой примерной схемой разделов, отражающих специфику документов и деятельность самого фондообразователя.

Поделись с друзьями